淺談國有土地上房屋征收與補償檔案征收安置類歸檔范圍和歸檔方式

劉莉

摘 要：國務院頒布的《國有土地上房屋征收與補償條例》（國務院590號）令第二十九條規(guī)定：房屋征收部門應當依法建立房屋征收補償檔案。房屋征收補償檔案指房屋征收部門和房屋征收實施單位在房屋征收與補償活動過程中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄。通過對已全面完成項目的檔案管理工作，我認識到建立房屋征收補償檔案的必要性和重要性。

關鍵詞：房屋征收檔案征；收安置類；歸檔范圍；歸檔方式

2011年1月19日，國務院頒布《國有土地上房屋征收與補償條例》，同年11月上海市人民政府實施《國有土地上房屋征收與補償實施細則》，根據《條例》規(guī)定，國有土地上房屋征收與補償取代城市房屋動遷成為舊區(qū)改造的主要方式，由此揭開本市國有土地上房屋征收補償工作。做好國有土地上房屋征收與補償的檔案管理工作非常重要。

由于對征收補償工作進行全過程歸檔，為確保整個歸檔工作規(guī)范有序，需要對征收補償檔案進行分類，不同類別檔案采用不同的業(yè)務要求和組卷方式。依據文件產生部門、文件內容和文件性質，將征收補償檔案分征收管理、征收安置、居住困難保障、司法強遷、音像檔案等五類，并對應不同的歸檔部門。

本人就國有土地上房屋征收與補償檔案征收安置類歸檔范圍和歸檔方式總結。

1 房屋征收補償檔案征收安置類的文件材料歸檔范圍和保管期

在歸檔類別確定后，對每一類歸檔文件進行內容設置和確定保管期限，形成《征收補償檔案的歸檔范圍和保管期限表》（附件如下）。征收安置類，分為居民征收安置文件和單位征收安置文件兩部分，是征收事務所在實施征收補償工作中形成的包括征收補償協議、戶籍房籍、評估報告、房屋移交、各類送達回執(zhí)等文件；歸檔范圍中每一個條目都對應一個保管期限，征收補償檔案的保管期限設置為永久

2 房屋征收補償檔案征收安置類歸檔要求和整理規(guī)范

為確保征收補償檔案規(guī)范有序，符合歸檔要求，對收集、整理、移交，信息化和檔案流向等進行規(guī)定。征收補償檔案在征收項目結束3個月內，征收事務所將檔案移交征收事務中心，由征收事務中心統(tǒng)一將檔案進行數字化，然后將紙質和電子檔案一并移交區(qū)房管局保存，各征收部門只保存電子信息。

為確保案卷規(guī)范統(tǒng)一，征收補償檔案采用文書檔案案卷格式，案卷封面書寫要求：

（一）全宗名稱，“上海市某區(qū)住房保障和房屋管理局”（區(qū)房管局代表普陀區(qū)政府實施房屋征收補償）；因為區(qū)房屋局是本區(qū)征收補償的主體單位，事務所整理完畢的補償檔案將全部移交到房管局，所以要用房屋管理局全宗名稱。

（二）類目名稱，根據不同類別分別標注 “房屋征收補償檔案 征收安置”

（三）案卷題名，由于組卷要求不同，題名書寫要求也不同。征收安置類、按“產”組卷，題名由征收地塊名稱、征收戶地址和產權人∕承租人姓名三部分構成，其中產權人∕承租人姓名，按照征收補償協議中產權人∕承租人姓名（便于今后查找利用）；（四）歸檔號，根據市房管局民生類檔案的檔號構成要求，征收補償檔案由分類代號、征收地塊代號、案卷流水號三部分組成，其中：分類代號由6位數字組成，前兩位代表房屋征收補償（01）；中間兩位代表類別（征收安置02，）；最后兩位為空位（00）；（五）保管期限，根據保管期限表的要求確定，如同一案卷內有不同保管期限的文件，按就高原則確定。

3 征收事務所一戶一檔、規(guī)范整理

為確保房屋征收補償檔案的完整、準確、系統(tǒng)，征收事務所采取了多重措施予以確保。

（一）領導重視，要求明確?；仡I導在征收工作開始之初就對檔案工作提出明確要求，提供開展檔案業(yè)務培訓的平臺，落實檔案軟硬件設施，每個征收基地都配備檔案管理人員和設置檔案庫房。

（二）形成督查和檢查機制。事務所注重歸檔文件的完整性和準確性，再次簽約期結束后對每戶資料袋中的文件進行自檢，然后送交專門的檢查部門進行復檢；最后送交區(qū)征收中心派基地的聯絡員進行再檢，在這過程中如發(fā)現文件存在缺少、遺漏、不全等各種情況都將退回當事人進行補正，并與績效考核。

4 檔案信息化管理。

隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案信息化建設也在與時俱進，檔案工作傳統(tǒng)的房屋征收管理運作模式在信息技術的沖擊中開始了一場變革。如今征收基地已全面啟用房屋征收管理系統(tǒng)，對房屋征收所涉及的各項事務進行管理，充分發(fā)揮信息技術的管理優(yōu)勢，提升管理的透明度，保證信息的準確性，提高房屋征收管理水平，做到房屋征收補償信息的公開，公正。

征收事務所需要投入大量的人力、物力開展簽約前的摸底調查工作，隨之每個被征收戶就會形成戶籍和房籍資料，在簽約過程中，又會形成與之相關的協議、證明等材料，簽約結束后，還會產生搬入新居時的入戶手續(xù)材料。為了對征收過程中所產生的所有文件材料進行有效管理，事務所為每個征收戶建立一個資料袋，依據征收補償程序，將與之相關的所有文件都納入資料袋管理，與征收工作同步開展。這樣一方面便于平時工作利用查考，另一方利于之后的立卷歸檔。

運用征收補償檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有權限管理、文件級管理、案卷級管理、掃描掛接、檢索打印、統(tǒng)計鑒定等功能。實現案卷封面、卷內目錄、備考表、案卷目錄的自動生成，目錄信息和全文信息的快速檢索，信息瀏覽、輸出、打印，實現對案卷、文件數量統(tǒng)計和數據導出等。它主要解決征收補償檔案規(guī)范整理，文件級、案卷級目錄注錄與檢索，全文信息掛接與檢索、案卷封面目錄打印等問題，以減輕檔案人員工作強度，提高歸檔工作效率，使案卷質量更加規(guī)范統(tǒng)一，檢索利用更加快捷高效。實現征收補償檔案紙質與電子“雙套制”管理，這樣既不影響紙質檔案移交保存后對產生部門的利用，也實現征收補償檔案的集中統(tǒng)一管理，方便今后公眾的查閱利用。

通過實踐，事務所對本所和征收基地規(guī)范要求，規(guī)范管理，基本涵蓋了補償工作的安置類檔案的全部內容，具有較強的針對性和實用性。我們有信心和決心做好這項民生檔案工作，取得房屋征收和征收檔案的雙豐收。