新形勢(shì)下國(guó)土檔案信息化建設(shè)的研究以探討

摘 要：國(guó)土局作為國(guó)家行政部門(mén)，對(duì)于社會(huì)發(fā)展起著重要的作用。為了能夠更好的服務(wù)社會(huì)、從整體上提高國(guó)土檔案的服務(wù)性能和利用率，加強(qiáng)對(duì)國(guó)土局檔案管理信息化建設(shè)尤為重要。基于此，本文在第一部分闡述了檔案信息化的概念，奠定了全文理論基礎(chǔ)；第二部分探討了國(guó)土局進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義；第三部分重點(diǎn)分析了當(dāng)前我國(guó)各國(guó)土局檔案信息化建設(shè)過(guò)程中所遇到的種種問(wèn)題；在文章最后一部分，筆者結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)就如何提升國(guó)土局檔案信息化建設(shè)提出了個(gè)人幾點(diǎn)看法，以期能夠?yàn)樘嵘龂?guó)土資源利用效率、提升為人們服務(wù)質(zhì)量貢獻(xiàn)個(gè)人綿薄之力。

關(guān)鍵詞：國(guó)土檔案；信息化建設(shè)；利用率

檔案管理信息化是我國(guó)當(dāng)前急需推行的檔案管理模式，它雖然是新型的檔案管理模式，但并不是一個(gè)新的概念。信息化管理是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，它為國(guó)土資源管理工作提供了優(yōu)質(zhì)且方便快捷的服務(wù)，因此，國(guó)土局檔案管理想要更好的服務(wù)社會(huì)、提高工作效率，信息化建設(shè)成為了適應(yīng)時(shí)代的必然選擇。

1 檔案管理信息化的概念

以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，以信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息人為依托，同時(shí)檔案信息政策、標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)為保障的綜合系統(tǒng)體系被稱(chēng)為檔案信息化。檔案館對(duì)檔案實(shí)體和電子信息進(jìn)行管理，并且提供便利服務(wù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)被稱(chēng)之為檔案管理，檔案管理也是檔案事業(yè)的最為基礎(chǔ)的組成部分。隨著社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案管理工作難度一再增大。為了能夠更好的服務(wù)檔案利用者，檔案管理部門(mén)需要信息化，來(lái)解決以往在檔案管理過(guò)程中的種種問(wèn)題。檔案信息化建設(shè)是一種舊的管理模式到新管理模式的變革，是檔案管理模式以實(shí)體為重心向電子信息檔案為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。

2 國(guó)土局檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

檔案記錄見(jiàn)證了社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化發(fā)展及政治變換等各個(gè)領(lǐng)域在不同時(shí)期的發(fā)展和變遷，是歷史記錄最原始的載體。國(guó)土檔案作為地區(qū)土地管理、礦產(chǎn)資源管理、測(cè)繪管理等工作最為重要的信息資源，對(duì)國(guó)土局各項(xiàng)工作起著非常重要的參考和依據(jù)作用。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象是以“實(shí)體”方式存在的，其主要信息是以紙張為載體記錄的一些以文字、圖標(biāo)、圖像等形式的信息內(nèi)容。因此，檔案管理變成了一項(xiàng)非常艱巨且復(fù)雜的工作，在檔案管理工作中顯現(xiàn)出許多的有待我們?nèi)パ芯拷鉀Q的問(wèn)題。而其中，國(guó)土檔案的數(shù)量多、檔案內(nèi)容分散凌亂、孤本多、雜質(zhì)偏多等狀況與檔案利用要求系統(tǒng)化、質(zhì)量?jī)?yōu)化、信息集中、范圍廣泛之間的矛盾成為了目前需要解決的最基本問(wèn)題。為了能夠更好的服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)廣大檔案利用部門(mén)及利用者、增加工作效率及檢索，為此提出了國(guó)土檔案管理需要且必須信息化。

3 國(guó)土檔案管理信息化過(guò)程中遇到的問(wèn)題

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善和合理

當(dāng)前，我國(guó)部分地區(qū)的國(guó)土檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施配置仍然不夠完善，更不要提基礎(chǔ)設(shè)施是否能夠合理利用的問(wèn)題。管理信息化所需的基礎(chǔ)設(shè)施配置分為硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。檔案管理信息化的前提是提供相應(yīng)的設(shè)備，這對(duì)檔案信息化管理起著重要的推動(dòng)作用。其中比如計(jì)算機(jī)、管理軟件、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，都是檔案信息化管理的不可缺少的硬件設(shè)備組成部分。在以電子信息檔案保管為主導(dǎo)的今天，如果國(guó)土局檔案管理部門(mén)沒(méi)有這些可以接收、處理并保存電子檔案的工具和網(wǎng)絡(luò)，檔案的信息化建設(shè)就是紙上談兵。盡管經(jīng)過(guò)多年的不懈努力，當(dāng)前很多地區(qū)的國(guó)土局檔案館在信息化建設(shè)的硬件方面都已經(jīng)有了非?？斓倪M(jìn)步和發(fā)展，但是檔案管理的軟件設(shè)施仍舊非常落后，嚴(yán)重阻礙了國(guó)土局檔案管理信息化進(jìn)程。

3.2 國(guó)土檔案信息資源開(kāi)發(fā)、利用不充分

當(dāng)前，部分地區(qū)國(guó)土局檔案部門(mén)在開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源方面存在很多非常嚴(yán)肅的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：在日常的檔案工作中，對(duì)電子文件的整理歸檔不及時(shí)，很多部門(mén)內(nèi)容形成了大量的電子文件，但并沒(méi)有及時(shí)上交，導(dǎo)致部門(mén)內(nèi)部形成的電子文件處在自生自滅的狀態(tài)；其次是在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面做的工作偏少，缺少探索性的工作；三是不同地區(qū)的國(guó)土局對(duì)電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)不同，影響了國(guó)土局檔案部門(mén)對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)了利用，也影響了各個(gè)地區(qū)之間的溝通與交流。還有的地區(qū)國(guó)土單位在部門(mén)重組和人員調(diào)動(dòng)著對(duì)流失檔案沒(méi)有及時(shí)的歸檔，不能有效的進(jìn)行統(tǒng)一管理。以上現(xiàn)象嚴(yán)重影響了國(guó)土局檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

3.3 缺少健全的、配套的相關(guān)制度和法律法規(guī)

網(wǎng)絡(luò)安全和電子文件的保管是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。技術(shù)上的弱點(diǎn)再加上人為的一些因素，造成了網(wǎng)絡(luò)容易遭受病毒侵襲或是黑客等的攻擊。當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)有著開(kāi)放性、互聯(lián)性等多樣特點(diǎn)，這些特點(diǎn)使檔案信息化之后安全保密性上受到了一定的威脅。因此，我國(guó)擬定了《計(jì)算機(jī)病毒防治辦法》等相關(guān)制度和規(guī)范，但是就目前的狀態(tài)看，相關(guān)制度建設(shè)仍然不夠細(xì)致和全面，很難應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)更新?lián)Q代日益變換出現(xiàn)的問(wèn)題。因此，完整、規(guī)范且系統(tǒng)的制度和法律法規(guī)成為了國(guó)土局檔案信息化建設(shè)中不可或缺的重要部分。

4 如何提高國(guó)土局檔案信息化的建設(shè)

4.1 完善國(guó)土檔案管理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善程度影響著整個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程和水平。為了能夠安全、健康、高效的完成信息化建設(shè)，做好設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)成信息化建設(shè)進(jìn)程的重中之重。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)；也要防患于未然，投入一定的資金來(lái)聘請(qǐng)專(zhuān)員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。

4.2 轉(zhuǎn)變檔案管理模式

信息時(shí)代，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展需求，因此檔案部門(mén)急切需要運(yùn)用高新技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，轉(zhuǎn)變檔案信息管理模式，這才能更好的服務(wù)各個(gè)部門(mén)。國(guó)土局應(yīng)當(dāng)在積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)備基礎(chǔ)上，敦促檔案管理人員充分學(xué)習(xí)和利用一些管理軟件，以使其有能力利用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，對(duì)原有的檔案管理方式進(jìn)行加工和改造，實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲(chǔ)價(jià)值和使用價(jià)值，進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率。

4.3 提升檔案信息的安全性

只有保障了檔案信息的安全，檔案的信息化建設(shè)才能更好的實(shí)施。但是從目前來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、互聯(lián)性等特點(diǎn)對(duì)檔案信息的安全造成了一定威脅，針對(duì)這一問(wèn)題，我們一定要采取確實(shí)有效的管理手段和措施。一方面要設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)，另一方面要建立起檔案泄密追責(zé)制度。

4.4 建設(shè)起一支高素質(zhì)的國(guó)土檔案人才管理隊(duì)伍

引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才同時(shí)培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理人員，循序漸進(jìn)的引導(dǎo)并深化檔案管理人員的信息化理念。在學(xué)習(xí)和實(shí)踐過(guò)程中，不斷提檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力水平，使其成為一支懂技術(shù)懂管理，高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。

5 小結(jié)

綜上所述，當(dāng)前我們的國(guó)土檔案信息化管理工作仍然存在較多的問(wèn)題，不僅降低了檔案管理效率而且也阻礙了國(guó)土檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。為了能夠有效的推動(dòng)了社會(huì)文化的發(fā)展，滿足國(guó)土檔案管理工作的相關(guān)要求。我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的理論研究和思考，并把研究結(jié)果運(yùn)用于實(shí)踐，把國(guó)土局檔案水平提高到一個(gè)新的層次。

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作者簡(jiǎn)介

郭旭媛（1978-），女，湖北十堰，本科，畢業(yè)于湖北長(zhǎng)江大學(xué)，助理，研究方向：檔案。