現(xiàn)代化檔案管理存在的問題分析及解決路徑

路標(biāo)

摘 要：檔案管理工作是一個(gè)單位管理的重要方面，對(duì)單位的發(fā)展具有一定的影響和作用，文章闡述了現(xiàn)代檔案管理的重要意義，內(nèi)容，指出了存在的問題，針對(duì)這些問題提出了一系列能解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化檔案管理；存在問題；對(duì)策

1 檔案管理實(shí)現(xiàn)代化的意義

（一）檔案管理部門承擔(dān)收藏和保護(hù)我國(guó)歷史上各個(gè)時(shí)期形成的檔案的任務(wù)，這是負(fù)責(zé)管理國(guó)家寶貴歷史文化財(cái)富的重任。其次宏觀世界擔(dān)負(fù)提供檔案，直接為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的任務(wù)。檔案是開展各項(xiàng)工作的依據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案可以取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（二）檔案管理現(xiàn)代化加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

（三）檔案管理現(xiàn)代化將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要意義。

2 現(xiàn)代化檔案管理的主要內(nèi)涵

（一）檔案技術(shù)應(yīng)現(xiàn)代化。它是指檔案的記錄，存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

（二）檔案知識(shí)應(yīng)現(xiàn)代化。由于設(shè)備現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素質(zhì)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技術(shù)，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

（三）檔案資源應(yīng)信息化。在信息時(shí)代，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的手導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序，有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，信息化將成為各類檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐。

（四）檔案工作管理應(yīng)現(xiàn)代化。檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作管理，經(jīng)系統(tǒng)論，信息論，控制論等現(xiàn)代的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化，管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。

（五）檔案管理應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)綸也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)，嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)和有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案的管理中得到最佳的效益。

3 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題分析

（一）對(duì)檔案的重視程度不夠，長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，因不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，所以不被看重。

（二）檔案管理不健全。目前我國(guó)檔案管理工作制度匱乏，沒有系統(tǒng)化，專業(yè)化和細(xì)分化的管理制度，管理范圍，收檔力度不夠，檔案利用率低下，安全性差，長(zhǎng)期性薄弱，很多的檔案在不少人的眼中成為了廢紙和沒有任何價(jià)值和意義，檔案管理工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性。檔案管理在交換或是查檔時(shí)或是借用時(shí)，流失現(xiàn)象嚴(yán)重。

（三）檔案管理手段落后。雖然我國(guó)的檔案管理工作也在不斷的提高和發(fā)展，但檔案管理還主要以手工管理為主，比如像手工錄入，手工檢索，不僅在編纂檔案時(shí)需要大量的工作時(shí)間，而且檢索時(shí)過程也非常的麻煩，并且手工檢索的方式對(duì)于信息的排查速度實(shí)在太過緩慢，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化。由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)，電子等多種載體共存的局面，然而不少單位信息化水平依然很低，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展。

（四）檔案室硬件件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多，檔案室狹窄，潮濕，“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變，蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，有的管檔單位必備切刀，統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

（五）管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象。（1）是檔案門類不夠豐富。有的單位只注重文書，戶籍檔案的收集，而忽視聲像，實(shí)物檔案以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性；（2）檔案資源個(gè)別流失，由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象，部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案松池、丟失；（3）重保管輕利用，一些基層單位在工作中，忽視了檔案資料的利用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為單位管理提供服務(wù)，未能提高工作效率和降低工作成本。

4 做好檔案管理工作的措施

（一）健全檔案管理制度

建立起檔案工作制度必須遵循以下要求：首先，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)檔案管理工作的需要，其次，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工；再次，制度必須具有可操作性，建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行，可操作性強(qiáng)為目標(biāo)。

（二）強(qiáng)化法制意識(shí)

樹立法制意識(shí)，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。檔案工作應(yīng)該從提高認(rèn)識(shí)上下手，使依法治檔深入人心。要大力宣傳《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)，提高工作的自學(xué)性，明確執(zhí)法的嚴(yán)肅性。借助于檔案，我們還能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來(lái)，這是檔案發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面。此外，將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，正確落實(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責(zé)任制，從而保證依法治檔工作落到實(shí)處。

（三）積極采用信息化管理手段

信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展一大趨勢(shì)，對(duì)于檔案工作也提高了新的要求，要盡可能的運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，來(lái)提高檔案工作的效率和水平，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員必須要樹立起“工作就是服務(wù)”的理念，以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為管理工作的出發(fā)點(diǎn)。要端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（五）大力提高檔案管理人員的素質(zhì)

要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)差的情況，還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要積極探索新的管理模式。

5 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理，應(yīng)從完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質(zhì)等方面入手，檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，并且在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的前進(jìn)中起到助推作用。

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