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      如何做好學(xué)?;n案管理工作

      2017-08-23 12:36:21陳純穎
      卷宗 2017年18期
      關(guān)鍵詞:圖紙部門檔案管理

      陳純穎

      基建檔案是學(xué)校的寶貴財富,是學(xué)?;窘ㄔO(shè)工作的真實記錄和歷史憑證,也是今后對基礎(chǔ)工程進(jìn)行維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評估的依據(jù)。因此,學(xué)校檔案部門要重視基建檔案管理工作,把好質(zhì)量關(guān),維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,不斷提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,為高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。但是,目前學(xué)?;n案管理過程中還存在諸多不利因素,如由于對基建檔案重要性認(rèn)識的缺乏,使得基建檔案在形成、積累、收集和整理的過程中不完整、不準(zhǔn)確、不規(guī)范,很難保障竣工檔案的質(zhì)量;基建檔案管理體制不完善,許多單位沒有建立基建檔案管理部門,基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全,沒有設(shè)立專職檔案人員,沒有專門的檔案工作場所,檔案質(zhì)量、安全得不到保障等。下面,筆者就如何做好學(xué)?;n案管理工作談?wù)勔灰阎姟?/p>

      1 提高認(rèn)識

      基建檔案管理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分,正確認(rèn)識基建檔案的重要性是提高基建檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此,要加大基建檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度。提高領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門及其工作人員對基建檔案重要性的認(rèn)識,使其支持、配合檔案部門有效開展工作。檔案部門和基建部門之間要培養(yǎng)良好、密切的協(xié)作關(guān)系,制定管理辦法,實行集中統(tǒng)一管理;檔案人員應(yīng)想辦法取得基建人員的信任,消除他們的心理障礙,使之能主動將竣工檔案交到檔案部門集中管理?;ü芾聿块T作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門,應(yīng)當(dāng)自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責(zé)任心和自覺性。應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人分管檔案工作,并配備具有專業(yè)知識的專(兼)職檔案人員,負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、收集、積累和歸檔工作。在具體工作中,注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)訓(xùn)練,加強(qiáng)科學(xué)管理,把基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中,加強(qiáng)基建檔案的收集工作,確保立卷質(zhì)量,使各參建單位嚴(yán)格做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作,把好質(zhì)量關(guān)。

      2 規(guī)范管理

      基建工程項目檔案管理質(zhì)量的好壞,關(guān)鍵在于管理制度是否健全、規(guī)范。因此,要進(jìn)一步完善基建檔案管理體制,建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。首先,根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求,各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu),配備專職檔案人員,明確各自管理職責(zé),建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,深化職能,加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。其次,因基建檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng),應(yīng)將基建檔案工作納入日常管理工作中,對所有參建單位的檔案工作質(zhì)量進(jìn)行及時指導(dǎo),要求檔案管理人員必須將工程前、中、后期的所有歸檔材料收集齊全。再次,規(guī)范工作流程,確保檔案的收集整理與工程建設(shè)同步進(jìn)行,力求立卷檔案格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰;檔案整理要按工程項目組卷,時間先后為序,并妥善保管,確保不遺漏、不毀損;借閱登記手續(xù)要齊全,重要材料要備份,避免缺失,克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象,使基建檔案進(jìn)入規(guī)范化、法制化軌道。

      3 走信息化道路

      1.建立電子圖紙管理系統(tǒng)。所有工程圖紙從設(shè)計方案到施工藍(lán)圖發(fā)放至現(xiàn)場開始,就全方位輸入計算機(jī)系統(tǒng)管理,每個項目都由檔案館派人員管理。2.電子圖紙的移交歸檔。可以采用兩種方案:一是要求設(shè)計單位提供電子版竣工圖紙,把設(shè)計變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映,經(jīng)有關(guān)人員審核后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫,以后供查詢使用;二是由施工單位配合,按照先前利用系統(tǒng)錄入的圖紙信息,在原來施工圖上編制竣工圖,同時采取在目錄上簽名蓋章(竣工圖章)再掃描的方法。這一步工作的實施,確保了圖紙的準(zhǔn)確性和紙質(zhì)圖紙向電子圖紙的順利轉(zhuǎn)化。尤其值得重視的是,基建檔案中的竣工圖紙要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。將竣工圖紙檔案掃入計算機(jī)制成圖形文本,刻錄在光盤上,建成數(shù)據(jù)庫,為自動化檢索、提高檔案信息利用率和實現(xiàn)檔案資源共享服務(wù)。同時,在刻錄光盤前對掃描等形成的數(shù)字化圖形文本文件進(jìn)行檢查,保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質(zhì)”,最終刻錄光盤一式多套,分別用于校園網(wǎng)絡(luò)傳輸、檔案部門日常使用及留存?zhèn)洳榈?。還可要求施工相關(guān)單位在交付以上電子文檔同時,連同工程施工過程中拍攝的照片、攝像資料一起錄入計算機(jī),方便以后使用。

      4 培養(yǎng)高素質(zhì)人才

      一要提高檔案人員的管理水平。除了要有較高的檔案基礎(chǔ)知識技能外,還要懂得基建方面的活動程序以及法規(guī)政策。檔案人員只有具備了這些知識技能,才能有效地把握檔案形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),確保檔案質(zhì)量。二要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)基建檔案業(yè)務(wù)、管理理論和方法、網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)知識,掌握檔案整理立卷規(guī)范的操作方法,使工程人員了解基建檔案管理知識,檔案人員了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),拓寬知識面。檔案人員還應(yīng)樹立服務(wù)第一的意識,提高基建檔案工作的責(zé)任感,為學(xué)校發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

      參考文獻(xiàn)

      [1]陳傳華.劉學(xué)應(yīng).對學(xué)校基建檔案管理的認(rèn)識.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2005.10

      [2]劉金存.論學(xué)校基建檔案建設(shè)與管理.揚州大學(xué)學(xué)報:高教研究版,2003.9

      [3]傅毅.學(xué)?;n案管理應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)程同步.經(jīng)驗交流,2005.7

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