淺談新時(shí)期高校院級(jí)單位外事工作布局

王盎然

摘要：高校外事工作已經(jīng)發(fā)展到一定階段，必須由院級(jí)單位進(jìn)行主導(dǎo)。在此形勢(shì)下，高校院級(jí)單位的外事工作必須重新布局。針對(duì)這一需求，本文提出院級(jí)單位外事工作新布局的可行性方法，為高校外事工作改進(jìn)提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：高校；院級(jí)單位；外事

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）35-0044-02

外事工作是各項(xiàng)對(duì)外交流活動(dòng)和事項(xiàng)的總稱，是一項(xiàng)政治性和政策性很強(qiáng)的工作。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，開(kāi)展外事工作對(duì)于提高其教學(xué)科研能力、展示良好的國(guó)際形象等方面具有非常重要的作用。近年來(lái)，我國(guó)高校的外事工作進(jìn)入了全新的發(fā)展階段，國(guó)際高等學(xué)校間的合作辦學(xué)、學(xué)術(shù)交流不斷擴(kuò)大，高校外事工作的范圍和業(yè)務(wù)量都有很大程度增加。與此同時(shí)，高等教育的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)也愈加激烈。隨著高等教育國(guó)際化的深入，目前，我國(guó)高校外事工作已從原來(lái)的由校級(jí)包攬全局，到現(xiàn)在的院級(jí)單位參與、甚至主導(dǎo)部分對(duì)外交流合作。但高校行政方式一直沒(méi)有大的改變，各類資源都牢牢掌握在校級(jí)職能部門手中，導(dǎo)致院級(jí)單位進(jìn)行外事工作的過(guò)程中束手束腳，工作積極性和能動(dòng)性都受到很大限制。

隨著高等教育的國(guó)際化進(jìn)程不斷加快，大規(guī)模的留學(xué)生擴(kuò)招、高密度的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、跨越國(guó)界的科研與人才培養(yǎng)等漸成常態(tài)，國(guó)際化已經(jīng)滲透到了高校的人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、課程設(shè)置、學(xué)生管理和人員交流等各個(gè)方面，傳統(tǒng)的自上而下的外事工作機(jī)制已不再適應(yīng)甚至是阻礙了高校的發(fā)展。因此，高校外事工作應(yīng)改變現(xiàn)有行政管理模式，加大力度建設(shè)院級(jí)外事職能部門，讓二級(jí)學(xué)院逐漸成為高校外事工作的主導(dǎo)者。

一、在行政上，高校要給二級(jí)學(xué)院增加一個(gè)主管外事的院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位

俗話說(shuō)，“火車開(kāi)得快，全憑車頭帶”。既然二級(jí)學(xué)院要成為高校外事工作的主導(dǎo)，那么學(xué)院本身就需要一位有國(guó)際視野的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)規(guī)劃和籌謀整個(gè)學(xué)院的外事工作。這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)一般來(lái)說(shuō)必須是學(xué)院科研業(yè)務(wù)好、學(xué)術(shù)造詣高、了解學(xué)院歷史沿革和現(xiàn)實(shí)國(guó)際合作需求、同時(shí)熟悉國(guó)外知名高校及企業(yè)優(yōu)劣和運(yùn)作模式、有著服務(wù)學(xué)院振興學(xué)科熱情的頂尖教授。唯有站在如此的高度，才能在學(xué)院外事工作中有全局意識(shí)，從而有的放矢地安排學(xué)院教師和行政工作者“走出去”、把對(duì)學(xué)院科研、學(xué)科建設(shè)有益的國(guó)外學(xué)者“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，雙方有效互動(dòng)，真正體現(xiàn)高校外事工作的意義。誠(chéng)然，這樣的教授難找，但筆者相信經(jīng)過(guò)多年來(lái)卓有成效的國(guó)外引智工作，在中國(guó)研究型一流大學(xué)的每個(gè)專業(yè)都能找到這樣的教授。當(dāng)然這更需要學(xué)院人力資源工作者去發(fā)掘、去引導(dǎo)。同時(shí)學(xué)校人事部門、外事部門、組織部對(duì)學(xué)院上報(bào)的外事領(lǐng)導(dǎo)人選聯(lián)合考察，考察合格后賦予其調(diào)配學(xué)院相關(guān)資源的權(quán)力，讓其在外事工作中起到主導(dǎo)、策劃的關(guān)鍵作用。

二、在人員配備上，二級(jí)學(xué)院需要有1—2名專職外事工作人員

“強(qiáng)將手下必須無(wú)弱兵”，優(yōu)秀的學(xué)院外事領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全學(xué)院近幾年的國(guó)際交流規(guī)劃和籌謀，但真正負(fù)責(zé)實(shí)施的一定是學(xué)院外事工作人員。如果僅有頂尖的外事領(lǐng)導(dǎo)，而沒(méi)有高素質(zhì)的外事工作人員，則上層的想法只能是一紙空文，無(wú)法付諸實(shí)踐。根據(jù)一般高校外事工作內(nèi)容，高校院級(jí)外事人員的職責(zé)范圍包括來(lái)訪接待、出國(guó)（境）手續(xù)辦理、外事活動(dòng)翻譯、留學(xué)生招生管理、外國(guó)專家教師的招聘與管理、院級(jí)合作交流項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)與維護(hù)、與校級(jí)外事職能部門及相關(guān)政府部門匯報(bào)協(xié)調(diào)等。隨著高校對(duì)外交流的加深和業(yè)務(wù)范圍的拓展，這些工作內(nèi)容的內(nèi)涵和外延也在不斷變化，對(duì)院級(jí)外事人員也提出了越來(lái)越高的要求。因此，加強(qiáng)對(duì)院級(jí)外事人員的培訓(xùn)、提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)成為當(dāng)前高效外事工作的當(dāng)務(wù)之急。

1.院級(jí)外事人員必須“專人專用”。由于高校行政事業(yè)編制的緊缺，從事院級(jí)外事工作的人員要么是其他行政人員兼任的、要么是勞務(wù)派遣制的。兼任外事工作的行政人員由于有更多其他的工作，對(duì)外事工作難免抱有對(duì)付心理，“不求無(wú)功、但求無(wú)過(guò)”，機(jī)械式地應(yīng)付日常的外事工作，不會(huì)去精益求精配合外事領(lǐng)導(dǎo)在本領(lǐng)域的開(kāi)拓工作，這樣就會(huì)使得外事領(lǐng)導(dǎo)空有抱負(fù)而難以施展，或很多外事接待、科研交流的工作需要外事領(lǐng)導(dǎo)親歷親為，讓其不堪重負(fù)而難以維系。勞務(wù)派遣制的外事工作人員雖然相對(duì)來(lái)說(shuō)能更專注于這項(xiàng)工作，但是由于勞務(wù)派遣制員工歸屬感不強(qiáng)、工資待遇低等問(wèn)題，難以招到高水平的外事工作人員，或難以有長(zhǎng)期在這個(gè)崗位工作的高水平外事人員，這對(duì)整個(gè)學(xué)院的外事工作布局顯然是不利的。因此需要高校在行政編制規(guī)劃上，增加院級(jí)外事工作人員的編制，讓二級(jí)學(xué)院能自行招攬相關(guān)人才，在外事崗位上扎實(shí)工作。

2.基于高校外事活動(dòng)和院系外事工作的特點(diǎn)，院系外事工作人員必須具備過(guò)硬的政治素質(zhì)、掌握外事接待禮儀、了解高校及院系學(xué)生培養(yǎng)及科研合作方式基本模式和流程等。因此必須經(jīng)常對(duì)院系外事工作人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能讓他們做到與時(shí)俱進(jìn)，在院系對(duì)外交流及合作辦學(xué)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。值得一提的是，在這些培訓(xùn)中，專業(yè)英語(yǔ)培訓(xùn)是必不可少的。從事外事工作的人員，英語(yǔ)水平必然是高的，但學(xué)術(shù)交流或聯(lián)合項(xiàng)目研究過(guò)程中會(huì)不可避免的涉及到專業(yè)相關(guān)知識(shí)，在口譯或筆譯時(shí)，非專業(yè)人士很難把握那些專業(yè)名詞。這就要求院系外事工作者在每項(xiàng)接待交流任務(wù)前都預(yù)先學(xué)習(xí)，必須保證其準(zhǔn)確無(wú)誤地用國(guó)際通用或?qū)I(yè)用法表達(dá)出來(lái)，才能促進(jìn)雙方順利溝通。

三、資源配備上，建議學(xué)校每年給二級(jí)學(xué)院下?lián)芤还P外事工作專用經(jīng)費(fèi)，并在經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理上盡量寬松

隨著物價(jià)節(jié)節(jié)攀升，公務(wù)接待所需經(jīng)費(fèi)也逐年增加。外事工作中，人才引進(jìn)、外賓接待、跨國(guó)學(xué)術(shù)交流等都需要相當(dāng)多的經(jīng)費(fèi)支撐。“巧婦難為無(wú)米之炊”，如學(xué)校沒(méi)有相應(yīng)經(jīng)費(fèi)配備，則一切工作都將回到起點(diǎn)，無(wú)法深入。每個(gè)學(xué)校都有一套標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)體系，但如果簡(jiǎn)單用這個(gè)體系對(duì)外事經(jīng)費(fèi)一刀切，學(xué)院外事工作將很難開(kāi)展。一般高校的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)可以用于支付外賓的差旅和住宿，但是招待用餐、參觀等費(fèi)用幾乎沒(méi)有支出渠道。我國(guó)高校的國(guó)際化尚在起步階段，很多國(guó)外知名學(xué)者都是第一次來(lái)華，或是只知道我國(guó)的北大、清華，只知道北京、上海，很多周邊著名的城市和學(xué)府都不為人所知。我國(guó)歷來(lái)有著“禮儀之邦”的美譽(yù)，為了宣傳學(xué)校、宣傳學(xué)校所在的城市，帶來(lái)訪外賓參觀一下本市和周邊著名景點(diǎn)、嘗一嘗有地方特色的飲食非常必要，簡(jiǎn)要介紹本國(guó)本地的文化和風(fēng)土人情更易拉近來(lái)訪人員與中方人員距離，也會(huì)使得外事工作事半功倍。但由于經(jīng)費(fèi)限制，這些工作難以開(kāi)展。另外，由于各國(guó)文化不同，外賓對(duì)于住宿的要求普遍比較高，一般不能接受二人同間的標(biāo)準(zhǔn)房配置，但學(xué)校周邊的酒店房?jī)r(jià)普遍偏高，超出學(xué)校制定的接待報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，太偏遠(yuǎn)的酒店又不方便外賓往返學(xué)校，這對(duì)于學(xué)院外事工作來(lái)說(shuō)是個(gè)很大的難題。再者，歐美等國(guó)家的教授來(lái)訪，飛機(jī)旅程經(jīng)常要十幾個(gè)小時(shí)，學(xué)院邀請(qǐng)來(lái)做學(xué)術(shù)講座的專家學(xué)者，大部分學(xué)術(shù)造詣高且上了年紀(jì)，一般都要求坐頭等艙，然而學(xué)校的經(jīng)費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)難以滿足他們這樣合理的要求，導(dǎo)致院級(jí)單位的科研國(guó)際合作難以廣泛鋪開(kāi)或深入開(kāi)展。學(xué)校如能在外事接待的經(jīng)費(fèi)使用上制定相對(duì)靈活寬松的標(biāo)準(zhǔn)，將使院級(jí)單位的外事工作積極性大大提高。

綜上所述，高校外事工作要進(jìn)一步發(fā)展，必須改變現(xiàn)有的自上而下的行政方式，而必須由二級(jí)學(xué)院主導(dǎo)，由院級(jí)單位立足于專業(yè)，在外事工作上重新布局、招攬人才，同時(shí)校級(jí)職能部門積極配合并盡可能提供便利，才能側(cè)重于學(xué)術(shù)交流和科研合作，主動(dòng)建立國(guó)際化工作模式，打開(kāi)全新的外事工作局面。

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