工程資料整理歸檔的基本要求及存在問(wèn)題的解決方法

于瀛

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅猛騰飛，城市化建設(shè)的腳步也是越來(lái)越快。這些都離不開(kāi)建筑工程行業(yè)的迅速發(fā)展和大力支持。然而任何領(lǐng)域任何行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)技術(shù)的支持和發(fā)展，故而工程技術(shù)的運(yùn)用最為普遍，也最為關(guān)鍵。其發(fā)揮作用的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是需要對(duì)工程資料進(jìn)行必要且充分的管理和歸檔，本文將對(duì)這個(gè)重要的環(huán)節(jié)進(jìn)行深入地分析和探討，發(fā)現(xiàn)其存在的問(wèn)題并且嘗試提出解決問(wèn)題的一些措施。

關(guān)鍵詞：工程資料 整理歸檔 基本要求 問(wèn)題 方法

引言

對(duì)工程進(jìn)行必要的收集和處理是應(yīng)用好工程技術(shù)的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容。做好工程資料的整理和歸檔工作將會(huì)為工程技術(shù)的應(yīng)用、工程建設(shè)提供極大的便利條件。施工單位不僅在施工前可以對(duì)工程有一個(gè)很好的認(rèn)知來(lái)為施工打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，也可以在施工過(guò)程中幫助施工人員優(yōu)化施工流程、減少不必要的麻煩與避免不必要的資源浪費(fèi)。最后，還可以提高工程的效率與保障工程的質(zhì)量，方便工程竣工后的一系列工作。對(duì)工程資料的收集處理是一個(gè)長(zhǎng)期的、動(dòng)態(tài)的過(guò)程，它將伴隨著整個(gè)工程進(jìn)度的發(fā)展，是對(duì)工程的各個(gè)進(jìn)度的各種施工情況的最為詳細(xì)的記錄，這將對(duì)工程竣工后的驗(yàn)收提供重要的參考資料。工程資料的整理歸檔對(duì)于工程技術(shù)的應(yīng)用、工程的高效高質(zhì)的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有極其重要的作用。

1、工程資料的重要性

1.1有效反映工程質(zhì)量

對(duì)工程資料的收集處理是一個(gè)長(zhǎng)期的的過(guò)程，它將伴隨著整個(gè)工程進(jìn)度的每一個(gè)時(shí)期，對(duì)工程的各個(gè)進(jìn)度的每種施工情況都進(jìn)行了詳細(xì)和真實(shí)的記錄，反映了整個(gè)施工過(guò)程的真實(shí)情況。它可以幫助工程人員在施工中對(duì)工程進(jìn)行科學(xué)有效的控制，也可以提高施工的效率和提高工程的質(zhì)量。同時(shí)，有助于施工人員在施工中及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并及時(shí)改正，保證工程高效高質(zhì)地向前發(fā)展。

1.2 竣工文件的重要組成

當(dāng)今我國(guó)工程建設(shè)存在著許多新的亟待解決的問(wèn)題，例如：如今混凝土是我國(guó)建筑行業(yè)主要的原材料，它的高性能保障了當(dāng)前建筑工程的使用壽命，這一方面來(lái)說(shuō)是件好事，但也帶來(lái)了新的問(wèn)題。工程竣工后可能在未來(lái)幾十年才會(huì)因當(dāng)時(shí)施工不當(dāng)而出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，這個(gè)時(shí)候很難去找到當(dāng)時(shí)施工單位和人員去進(jìn)行落實(shí)責(zé)任和進(jìn)行保修。因此，為了延長(zhǎng)工程使用壽命，保證維修質(zhì)量，確保工程使用人員的安全，維修人員必須通過(guò)查閱該工程的相關(guān)日志、檢查記錄等資料檔案，以便采取有效的補(bǔ)救措施，提高工程維修質(zhì)量，從而保證工程的使用壽命。由此可見(jiàn)，只有規(guī)范了工程資料的整理歸檔流程，使工程資料保持完整性和準(zhǔn)確性，才能為有效解決工程的后期問(wèn)題提供資料支持。

2、工程資料整理歸檔的基本要求

2.1及時(shí)性

由于工程資料是對(duì)在建工程施工質(zhì)量的如實(shí)反映，而施工活動(dòng)是每天都在快速進(jìn)行的，因此要求工程資料必須緊跟工程施工進(jìn)度及時(shí)收集、整理；嚴(yán)禁拖拉，事后補(bǔ)做。

2.2真實(shí)可靠

真實(shí)性是工程資料的靈魂，也是對(duì)資料員職業(yè)道德的最低要求。資料的收集、整理應(yīng)實(shí)事求是，決不能歪曲事實(shí)和隱瞞真相，比如任何原材料和構(gòu)配件必須有出廠質(zhì)量合格證和必要的進(jìn)場(chǎng)復(fù)檢、試驗(yàn)報(bào)告等。

2.3準(zhǔn)確、完整

準(zhǔn)確性是做好資料工作的核心，例如混凝土和砂漿強(qiáng)度評(píng)定中的數(shù)字計(jì)算必須準(zhǔn)確，以確定不同部位的強(qiáng)度等級(jí)是否符合設(shè)計(jì)和規(guī)范要求，來(lái)不得半點(diǎn)差錯(cuò)；分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定的填寫(xiě)必須規(guī)范化，主控項(xiàng)目和一般項(xiàng)目的內(nèi)容填寫(xiě)均應(yīng)詳細(xì)，不能籠統(tǒng)地以“符合要求”、“滿(mǎn)足規(guī)范規(guī)定”去敷衍。而完整性則是做好工程資料工作的基礎(chǔ)，因?yàn)椴煌暾墓こ藤Y料無(wú)法系統(tǒng)、全面地反映工程的真實(shí)質(zhì)量狀況，工程資料將毫無(wú)價(jià)值。因此，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)經(jīng)常檢查資料員所作資料的準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。

3、工程資料整理歸檔存在的問(wèn)題

3.1不夠重視

我國(guó)的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》等法規(guī)條例，對(duì)工程資料的整理歸檔都做出了相關(guān)說(shuō)明和規(guī)定。但是，由于部分施工單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案資料的整理歸檔工作不夠重視，相關(guān)工作人員也缺乏管理意識(shí)，再加上相關(guān)部門(mén)監(jiān)管力度不夠，導(dǎo)致在工程竣工之后，工程檔案資料不夠完整，不僅延誤了建筑工程檔案的遞交，也無(wú)法很好的反映建筑工程的施工質(zhì)量。

3.2缺乏科學(xué)的保存機(jī)制

上文說(shuō)到了施工單位對(duì)資料的不夠重視的問(wèn)題，不重視必然會(huì)導(dǎo)致不會(huì)采用一些科學(xué)有效的保存機(jī)制去保存這些工程檔案資料。缺乏科學(xué)有效的保存機(jī)制就將會(huì)導(dǎo)致許多工程資料在保存中出現(xiàn)了混亂的情況，更有甚者會(huì)使檔案資料發(fā)生丟失的情況。因?yàn)闆](méi)有科學(xué)健全的保存機(jī)制導(dǎo)致了工程資料的混亂甚至丟失，不光對(duì)后期工作會(huì)造成不必要的麻煩，甚至?xí)锌赡軐?duì)施工單位造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

4、工程資料整理歸檔問(wèn)題的解決辦法

4.1 提高對(duì)工程資料整理歸檔的重要性認(rèn)識(shí)

解決工程資料整理歸檔問(wèn)題的一個(gè)重要的前提就是對(duì)其重視起來(lái)，不光施工單位的資料管理人員要對(duì)其重視，領(lǐng)導(dǎo)們以及底層的施工作業(yè)人員也要提高對(duì)其重視的意識(shí)。首先要從制度上對(duì)工程資料重視起來(lái)，同時(shí)開(kāi)展各種各樣的宣傳活動(dòng)，提高員工對(duì)其重視的意識(shí)。讓其學(xué)習(xí)對(duì)資料的保護(hù)和利用等方面的知識(shí)，了解工程資料的價(jià)值和意義所在，在施工中自覺(jué)地對(duì)資料進(jìn)行收集和保護(hù)。通過(guò)一系列的制度和活動(dòng)保證工程資料的收集和歸檔可以順利進(jìn)行，也為更好地保護(hù)已收集的工程資料提供制度上的保障。從而為工程高效高質(zhì)的發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。

4.2注重對(duì)工程施工資料和物資試驗(yàn)相關(guān)資料的整理

工程資料的收集和處理是伴隨整個(gè)工程的全施工過(guò)程的，其原因就是施工資料來(lái)源于施工過(guò)程之中。所以，施工單位要對(duì)施工過(guò)程每一個(gè)細(xì)節(jié)都要進(jìn)行資料的手機(jī)和處理。第一步是要保障其順序性和連貫性。要對(duì)該資料按照順序進(jìn)行詳細(xì)地收集和整理，然后按順序進(jìn)行歸檔存放。然后，要保障其全面性。要對(duì)施工過(guò)程的所用的材料，包括鋼筋、混凝土等進(jìn)行質(zhì)量、數(shù)量和使用位置等進(jìn)行詳細(xì)地記載，要反映出施工用料的實(shí)際情況。最后，要保障其完整性和多樣性。不光記錄施工過(guò)程中的各種真實(shí)的情況，也要對(duì)工程的計(jì)劃、工程的決策方面進(jìn)行詳細(xì)記載，這方面包括施工圖表、會(huì)議記錄等都要進(jìn)行歸檔和保存。

4.3規(guī)范資料的收集過(guò)程

為了確保工程資料的完整，工程資料表格的填寫(xiě)、收集和整理必須按工程資料管理的目錄來(lái)進(jìn)行，對(duì)于遺漏、破損的工程資料文件需要補(bǔ)齊，并確保后補(bǔ)資料的真實(shí)性，這樣才能有效保證工程資料不丟項(xiàng)，并且與工程質(zhì)量實(shí)際情況相符，只有保證工程資料的完整性和真實(shí)性，才能方便對(duì)工程質(zhì)量的控制，也為后期的質(zhì)量監(jiān)督檢查工作提供可靠的依據(jù)。

4.4加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)

當(dāng)下，我國(guó)施工單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這一塊并不是很重視，所以在相關(guān)的制度上也就不是很健全，管理上也比較不規(guī)范，從而使得工程資料整理和歸檔在實(shí)際的工作中很難有效率的完成。

4.5竣工驗(yàn)收資料的收集整理歸檔

在工程竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理監(jiān)督部門(mén)要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān)，對(duì)各承包商單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程變更設(shè)計(jì)的落實(shí)情況，認(rèn)真審查工程資料是否完整，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。確?？⒐n案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使其竣工檔案資料在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。

結(jié)語(yǔ)

目前來(lái)看，我國(guó)施工單位在工程資料整理歸檔方面還存在許多亟待解決的問(wèn)題。但只要施工單位能夠把它重視起來(lái)，制定科學(xué)的管理制度，積極地開(kāi)展相關(guān)宣傳活動(dòng)，就可以有效的解決問(wèn)題，保證工程資料的整理歸檔工作高效地進(jìn)行，為科學(xué)應(yīng)用工程技術(shù)，提高工程的質(zhì)量提供良好的資料基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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