探討知識(shí)管理在檔案管理方面的應(yīng)用

王雪蓮

摘 要：隨著社會(huì)的不斷向前發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)在不知不覺(jué)中進(jìn)入到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，并且知識(shí)經(jīng)濟(jì)也得到了很大程度的發(fā)展。受到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)，人們的目光開(kāi)始頻頻在知識(shí)管理身上駐足，因?yàn)椋瑥漠?dāng)前社會(huì)發(fā)展情況來(lái)看，知識(shí)管理在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、方方面面都得到了一定程度的運(yùn)用。本文圍繞知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)探究，希望可以對(duì)當(dāng)前的知識(shí)管理體系起到一定的完善作用，并促進(jìn)管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理 檔案管理 應(yīng)用

在漫長(zhǎng)的歷史發(fā)展中，人們通過(guò)不斷的參與社會(huì)活動(dòng)，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)知。如果把這些人類(lèi)通過(guò)參與社會(huì)活動(dòng)而積累的經(jīng)驗(yàn)和獲取的認(rèn)知綜合起來(lái)的話(huà)，我們可以用一個(gè)概括性的詞匯來(lái)稱(chēng)呼它，這個(gè)概括性的詞匯就是“知識(shí)”。知識(shí)是人類(lèi)智慧與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶。處在知識(shí)經(jīng)濟(jì)大發(fā)展這樣一個(gè)時(shí)代，知識(shí)變得越來(lái)越重要起來(lái)?？梢哉f(shuō)，誰(shuí)掌握了知識(shí)，誰(shuí)就已經(jīng)直接或間接的把財(cái)富和經(jīng)濟(jì)的源頭已經(jīng)握在了手心里。因此，在這樣一個(gè)大背景下，將知識(shí)管理應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中去，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展也具有積極的促進(jìn)作用。

1、知識(shí)管理概述

知識(shí)管理作為一種新興的管理理念，萌芽于知識(shí)經(jīng)濟(jì)大發(fā)展這樣一種背景下。在1990年初期，就在商業(yè)領(lǐng)域掀起了一股流行的熱潮，并逐漸在各個(gè)領(lǐng)域得到了普及和應(yīng)用。在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，知識(shí)管理的出現(xiàn)具有必然性，它是企業(yè)和個(gè)人得以發(fā)展所必須經(jīng)歷的一個(gè)過(guò)程，從這點(diǎn)來(lái)看，知識(shí)管理也是新興的一種發(fā)展方式。隨著1998年《工作知識(shí)》這本書(shū)的出版，標(biāo)志著知識(shí)管理概念的形成。而且，隨著知識(shí)管理的不斷發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)界也逐漸認(rèn)識(shí)到了知識(shí)管理的重要性，并圍繞著知識(shí)管理制定了一系列的發(fā)展和實(shí)踐措施。

2、知識(shí)管理的實(shí)質(zhì)

知識(shí)管理的實(shí)質(zhì)是通過(guò)創(chuàng)立的一個(gè)機(jī)制，大家可以實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的學(xué)習(xí)、傳播和共享。這種機(jī)制具有以下幾個(gè)集中表現(xiàn)出的特點(diǎn)：首先，在“知識(shí)具有價(jià)值，知識(shí)是創(chuàng)造一切財(cái)富的源泉”這種認(rèn)知的基礎(chǔ)上，人們開(kāi)始了知識(shí)管理，從而實(shí)現(xiàn)人們通過(guò)學(xué)習(xí)知識(shí)來(lái)不斷創(chuàng)造價(jià)值、獲取財(cái)富這樣的一個(gè)目的。其次，知識(shí)管理作為一種新型的管理模式，可以使知識(shí)成為一種可以得到最大化開(kāi)發(fā)利用的戰(zhàn)略資源，從而使這種知識(shí)資源可以為社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域服務(wù)，最終達(dá)到“1+1>2”這樣一種效果。最后，知識(shí)管理萌芽于知識(shí)經(jīng)濟(jì)大發(fā)展這樣一個(gè)時(shí)代背景之下。知識(shí)管理不僅可以對(duì)知識(shí)進(jìn)行一番歸納和整理，還可以使有限的知識(shí)創(chuàng)造出無(wú)限的價(jià)值，具有非常廣闊的發(fā)展前景。

3、檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理本身就是對(duì)知識(shí)進(jìn)行組織和管理的一種活動(dòng)，它包括信息加工、知識(shí)組織、傳播學(xué)習(xí)和共享交流這樣四個(gè)環(huán)節(jié)，在這個(gè)四個(gè)環(huán)節(jié)各司其職的前提下，檔案管理工作這個(gè)大的整體才能更好的發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。在當(dāng)前信息化大發(fā)展這個(gè)潮流的推動(dòng)下，在檔案管理工作當(dāng)中也加入了一些數(shù)字化的處理工作，這為檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)了一定的促進(jìn)作用，但是，雖然檔案管理在目前來(lái)看取得了一定程度的發(fā)展，但是在檔案管理人員的素質(zhì)、規(guī)范安全化的管理意識(shí)和管理技術(shù)等方面仍在存在著一些亟待解決的問(wèn)題。

4、知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用

4.1 在檔案信息管理中知識(shí)管理的應(yīng)用

當(dāng)需要對(duì)知識(shí)進(jìn)行貯存和傳播的時(shí)候，檔案便是一種很好的并且被經(jīng)常使用的形式之一，由此可見(jiàn)，檔案自身就已經(jīng)被賦予了知識(shí)的屬性，其內(nèi)容可以更加顯而易見(jiàn)的呈現(xiàn)在大家面前。在檔案管理中運(yùn)用知識(shí)管理這種管理方式，可以把顯性知識(shí)梳理得更加系統(tǒng)化、更加清晰化，可以把隱性知識(shí)發(fā)掘出來(lái)，給大家展現(xiàn)出來(lái)，從而為知識(shí)的傳播和分享提供一定的便捷性。

4.1.1對(duì)顯性知識(shí)的組織管理

檔案中的顯性知識(shí)具有一定的直觀(guān)性，易于被大家所接受。這些直觀(guān)性的顯性知識(shí)通常會(huì)以表述的事件、史實(shí)和思想等方式呈現(xiàn)出來(lái)。為了使這些顯性知識(shí)可以物盡其用，對(duì)其進(jìn)行組織和管理就顯得十分必要。管理著需要運(yùn)用自身所掌握的知識(shí)對(duì)這些顯性知識(shí)進(jìn)行一定程度的歸納和整理，為人們查閱學(xué)習(xí)提供便利。只有實(shí)現(xiàn)了人們的對(duì)這部分顯性知識(shí)的掌握，人們才可以在原有基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新，不斷推動(dòng)我國(guó)社會(huì)歷史的發(fā)展進(jìn)程的前進(jìn)。

4.1.2對(duì)隱性知識(shí)的組織管理

隱形知識(shí)主要是以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，它主要是以信念、觀(guān)點(diǎn)、價(jià)值觀(guān)和預(yù)感等方式呈現(xiàn)出來(lái)。這些隱性知識(shí)多是涉及到心理、感覺(jué)和經(jīng)驗(yàn)方面的一些知識(shí)，難以以明確化的官方語(yǔ)言所表述出來(lái)。而檔案中所包含的隱性知識(shí)主要包括檔案的形成背景和其中所蘊(yùn)含的一些隱性的信息等，為了使這些知識(shí)可以呈現(xiàn)在大家面前，并為大家分享和學(xué)習(xí)，就需要以知識(shí)管理這樣一種方式，把這部分隱性知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯性知識(shí)，便于大家利用學(xué)習(xí)。

4.2 在檔案實(shí)體管理中知識(shí)管理的應(yīng)用

在對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理工作不應(yīng)該僅僅局限在對(duì)檔案的收集、整理和保管這些方面，讓人們意識(shí)到這種實(shí)體檔案中所包含的有利知識(shí)的價(jià)值才是最為重要的一點(diǎn)。而將知識(shí)管理應(yīng)用到檔案的實(shí)體管理當(dāng)中去，恰恰可以達(dá)到這個(gè)目的。為了使檔案中的有用信息得到充分利用并發(fā)揮其所具有的最大價(jià)值，利用知識(shí)管理的方式對(duì)已有檔案調(diào)整和完善就顯得十分必要起來(lái)。通過(guò)對(duì)知識(shí)的鑒定、以知識(shí)單元為模塊進(jìn)行整理、以利用者為中心等一系列配套措施的開(kāi)展，讓人們不僅意識(shí)到了實(shí)體檔案的價(jià)值，更是可以充分利用到這些實(shí)體檔案。知識(shí)管理的應(yīng)用使實(shí)體檔案管理發(fā)揮出了最大的價(jià)值。

4.3 在檔案機(jī)構(gòu)管理中知識(shí)管理的應(yīng)用

檔案管理機(jī)構(gòu)主要包括圖書(shū)館、檔案室和文件管理中心等這些實(shí)體的機(jī)構(gòu)組織，它也包含這樣一些諸如數(shù)字圖書(shū)館和檔案網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟等虛擬的機(jī)構(gòu)組織。在檔案管理機(jī)構(gòu)中應(yīng)用到知識(shí)管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)對(duì)資源的合理的配置，還可以提供該機(jī)構(gòu)的工作效率，具有一定實(shí)用推廣意義。

結(jié)束語(yǔ)

處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)急速發(fā)展這樣一個(gè)時(shí)代背景下，檔案管理與知識(shí)管理有著相互依存的關(guān)系，檔案管理確保了知識(shí)管理的存在地位，而知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用也可以對(duì)檔案管理工作起到積極的促進(jìn)作用。因此，知識(shí)管理在檔案管理中具有廣闊的應(yīng)用前景和應(yīng)用價(jià)值。

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