會計電算化崗位設計問題研究

劉桐

摘要：隨著經(jīng)濟全球化發(fā)展以及會計電算化逐步的實施，經(jīng)濟形勢多樣化，全球化趨勢也越來越明顯，公司會計核算和會計管理內部、外部的環(huán)境同時也發(fā)生了巨變。本文重點分析了會計電算化后會計崗位設計存在的問題，以及會計電算化內部職責分離過程中存在的問題，并提出了優(yōu)化會計電算化后會計崗位設置的建議。

關鍵詞：會計電算化；會計崗位；職責；管理

一、會計電算化的含義

會計電算化也叫計算機會計，是指以電子計算機為主體的信息技術在會計工作的應用，具體而言，就是利用會計軟件，指揮在各種計算機設備替代手工完成或在手工下很難完成的會計工作過程，會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會計發(fā)展的需要，而且是經(jīng)濟和科技對會計工作提出的要求。

二、會計電算化內部職責分離過程中存在的問題

近些年來會計電算化系統(tǒng)在授權時很容易出現(xiàn)問題：

第一，會計工作要遵循不相容崗位相分離原則，所以在企業(yè)內部應該把主要的不相容職務進行分離，然而會計電算化系統(tǒng)在授權時有時并沒有遵循這一原則，電算化系統(tǒng)在授權時不同于傳統(tǒng)的會計授權，其只需要在計算機上勾選即可，不需要過多的手續(xù)，當會計電算化系統(tǒng)在授權時沒有把主要不相容分離，例如：授權進行一項經(jīng)濟活動和執(zhí)行該活動的人員職權相分離，這會嚴重影響企業(yè)對其管理，在不分離的狀況下很可能產(chǎn)生舞弊行為，一項經(jīng)濟業(yè)務必須要經(jīng)過兩人或兩人以上經(jīng)手，否則風險太大。

第二，電算化系統(tǒng)在授權時沒有把執(zhí)行和記錄經(jīng)濟事項的職務進行分離，如果銷售人員自己將銷售數(shù)據(jù)登記到會計憑證上，不經(jīng)會計人員私自操作，這不僅違反了不相容崗位相分離原則，同時還違反了內部牽連制制度，容易造成庫存商品的盤虧，導致賬賬不相符，賬物不相符，為以后的會計工作帶來極大的困擾，會對企業(yè)造成損失。

第三，電算化系統(tǒng)在授權時沒有將材料的審批員和材料的采購員職務相分離，授權時產(chǎn)生這種問題再加上工作人員自身素質不高，很容易使企業(yè)在采購原材料時成本增高，原材料質量、數(shù)量出現(xiàn)問題等。不利于公司的長期發(fā)展。

第四，電算化系統(tǒng)在授權時沒有將保管資料人員和記錄經(jīng)濟業(yè)務人員的職務進行分離，這將會造成記賬、算賬一人包攬，很容易形成業(yè)務的差錯，會給不法人員造成可乘之機，同時自律性不強人員會監(jiān)守自盜，公司會造成極大的損失。

三、優(yōu)化會計電算化崗位設置的建議

會計電算化系統(tǒng)在授權時容易出現(xiàn)諸多問題，首先，工作人員對授權事項的重視程度嚴重不足，不能充分認識到授權對控制風險產(chǎn)生的作用以及重要意義。其次，授權人員授權較為隨意，不能認真審核憑證，這樣賬目容易混亂，易出錯，會給不法分子可乘之機。再次，部分企業(yè)沒有做到內部牽連制制度，違反相關法律法規(guī)。在電算化系統(tǒng)授權時應該遵循不相容崗位分離原則。

第一，經(jīng)濟活動的授權者和執(zhí)行者的人員職權應相分離，例如：有權審批或決定材料采購的人員不能同時兼任采購人員的職務。審批材料采購的人員有權審批決定材料采購的數(shù)量、價格以及材料的質量等，而材料的采購人員試將審批者的意見作為參考去實際購買。如果事物都有一人包攬，不免會存在舞弊的行為，風險太大，根據(jù)內部牽連制制度企業(yè)應制定規(guī)定一項經(jīng)濟業(yè)務必須經(jīng)過兩人或兩人以上的人經(jīng)手，有利于公司健康平穩(wěn)運行和管理效率的提升。

第二，電算化系統(tǒng)在授權時應該把執(zhí)行和記錄經(jīng)濟事項的職務進行分離，例如：銷貨人員不能同時兼任會計記賬工作，銷貨人員的主要工作是對公司的庫存商品進行銷售，記賬人員是將銷貨人員銷貨數(shù)量、主營業(yè)務收入、以及銷項稅等進行記錄，如果銷貨人員在沒有會計人員的情況下私自將銷貨記錄登記到憑證上，不僅違反了不相容崗位相分離原則，也容易對公司的經(jīng)營產(chǎn)生風險，當銷貨人員藏有私心，私自銷售公司產(chǎn)品后自己將賬面記錄平衡，當?shù)狡谀┎橘~時會發(fā)生賬實不符，給會計工作帶來極大的困擾，同時會導致公司發(fā)生不必要的損失，也對對銷貨人員的職業(yè)生涯產(chǎn)生負面影響。

第三，電算化系統(tǒng)在授權時應將執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務和審核這些經(jīng)濟業(yè)務的職務要分離，例如：填寫銷貨發(fā)票的人員不能同時兼任審核人員。如果填寫銷貨發(fā)票的人員兼職審核人員，那就不能完全保證單據(jù)的合理性、真實性和完整性，就像記賬人員不能兼任審核人員一樣，記賬、審核如果都由一個人來兼任，那授權的層次性就體現(xiàn)不出來了，自己記賬自己審核，完全審核不出問題，會忽視記賬中存在的諸多問題。對公司的管理會產(chǎn)生不利影響，所以公司一定要堅持內部牽連制制度。

第四，會計電算化系統(tǒng)在授權時要將保管資料人員和記錄經(jīng)濟業(yè)務人員的職務進行分離，檔案保管人員的工作并不簡單，其需要根據(jù)規(guī)定填寫信息、立卷、歸檔，對于歸檔的日期、分類和排序也要嚴格要求，為查閱者提供便利，所以說這并不是一項簡單的工作，不能隨隨便便由其他會計人員兼任，由會計人員兼任會導致檔案雜亂無章或者資料丟失等情況，會對以后的工作造成不便。

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（作者單位：沈陽科技學院）