新形勢下稅收檔案管理工作存在的問題及改進措施

王永虹

近年來，各級稅務機關(guān)堅持服務發(fā)展大局、服務納稅人、服務基層的導向，順應稅收信息化建設要求，立足檔案管理與稅收信息化建設同步發(fā)展，不斷完善工作制度，創(chuàng)新工作機制，將稅收管理制度規(guī)范化要求延伸到稅收管理的各個環(huán)節(jié)，形成了較好的稅收征管資料管理制度體系。把“需求”作為價值取向，注重檔案的開發(fā)利用，突出利用效益，檔案管理水平實現(xiàn)穩(wěn)步提升，實現(xiàn)了檔案為領(lǐng)導決策服務、為基層建設服務、為稅收工作服務的目的。但從現(xiàn)實情況來看，目前稅收檔案還不夠科學和完善，主要存在以下問題：

1 當前稅收檔案存在的問題及原因分析

（一）稅收檔案存在的問題

1.上級重視與基層輕視的矛盾。省、市稅務機關(guān)在檔案建設方面熱情很大，但縣級稅務機關(guān)在稅收任務與規(guī)范執(zhí)法的雙重壓力下，對檔案建設工作的認識存在一些誤區(qū)，普遍存在重稅收業(yè)務、輕檔案建設的慣性思維，有的基層單位對稅收檔案和檔案信息化建設工作認識不夠，認為檔案管理工作就是粘粘貼貼、抄抄寫寫，屬保管性的工作，是單位的邊緣工作，面對龐大的日常工作量，有厭煩和抵觸情緒，工作不細致、消極應付，不能保證檔案資料的及時性、完整性和準確性。

2.稅務部門重視與納稅人忽視的矛盾。稅收檔案建設的主體是稅務機關(guān)，各級稅務機關(guān)已越來越重視檔案工作，但由于檔案查詢調(diào)閱平臺還未開放納稅人端口，檔案實際利用價值還不高，因而納稅人重視程度不夠、參與度不高。

3.主管部門重抓與配合部門輕抓的矛盾。隨著稅源專業(yè)化改革的不斷深入，基層稅務管理部門大都建立了專門的檔案管理機構(gòu)，專門負責檔案工作，實現(xiàn)了主管部門重點抓。但由于管理責任不夠明晰，檔案意識依舊淡泊，各業(yè)務部門在日常工作中形成的電子文檔不能及時向檔案管理中心移交或根本不移交，一旦負責人履新或工作人員換崗，就會將電子文件打包帶走，無法形成資料的延續(xù)性等等，檔案管理配合程度不高。

4.檔案完善與深度利用的矛盾。從總體上來說，目前現(xiàn)存的反映稅收征管工作的稅收檔案還不夠完整，在質(zhì)量、規(guī)模上有所欠缺，一定程度上難以實現(xiàn)檔案利用者的多種需求，在查詢、分析、核對和執(zhí)法檢查等綜合利用方面效果不佳，檔案利用程度低。以蘇中某縣級地稅局為例，檔案管理中心成立三年來，接待最多的檔案利用者是房屋交易契稅資料查詢，占全部利用的76%，其他24%為執(zhí)法檢查、風險應對等等，稅收工作的很多領(lǐng)域甚至是空白。

（二）稅收檔案的原因分析

1.法制意識淡泊。包括黨委政府、稅務機關(guān)、納稅人普遍缺乏對檔案及檔案管理相關(guān)知識的了解，對檔案管理意識不強。面對稅源專業(yè)化管理改革的新形勢，許多基層稅務人員認為隨著信息化建設的快速推進，利用綜合征管軟件和稅收法分析監(jiān)控系統(tǒng)等平臺，就完全可以利用現(xiàn)有條件對稅源進行實時監(jiān)控和精細化管理。檔案管理被作為一項階段性、臨時性、突擊性工作，每年安排一段時間集中整理，而平時檔案工作很少顧及，缺乏經(jīng)常性的檔案管理和利用，不能把檔案管理上升到法制建設的高度上去。

2.部門整合乏力。在稅務部門內(nèi)部，很多人認為檔案工作是檔案管理中心的事，與他們無關(guān)，缺少部門間協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)機制，造成內(nèi)部部門之間、崗位之間的業(yè)務銜接不到位、信息溝通及監(jiān)控網(wǎng)絡尚未完善，各自為戰(zhàn)，難以達成默契。同時稅務機關(guān)與其他部門之間的信息共享系統(tǒng)還未真正建立，信息傳遞不暢通，致使在檔案管理中出現(xiàn)了一些“真空”地帶。

3.隊伍素質(zhì)不夠。大多的檔案管理員都是兼任的，這些同志往往把檔案管理作為自己工作的額外工作，存在厭煩情緒，有的甚至連檔案管理的職責都不清楚。有的地方領(lǐng)導不重視，工作不考核，不能對檔案管理人員開展定期的業(yè)務培訓，不能創(chuàng)造機會讓檔案管理人員參與各種練兵活動等，久而久之檔案管理人員的工作逐漸被邊緣化，隊伍素質(zhì)每況逾下。

4.標準要求較低。目前，江蘇省地稅局已正式使用電子檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范了檔案管理的電子化、信息化。但地稅部門稅收征管檔案的分類、裝訂、歸檔，至今仍與國家標準檔案管理的規(guī)范和標準存在差異，基層地稅部門在稅收征管檔案管理方面無法可依，各自為政，檔案質(zhì)量良莠不齊，全、深、高的問題沒有解決。

5.管理手段滯后。主要是信息化和現(xiàn)代化程度低。由于缺乏對電子檔案資料及相關(guān)數(shù)據(jù)的綜合分析、指導和應用，檔案工作自覺地依靠高科技的機制還尚未健全，不能積極主動地適應現(xiàn)代管理方式，不能做到大膽創(chuàng)新、拓展服務，遇到困難時，不是束手無策，就是做表面文章，結(jié)果把檔案管理信息化搞成了表面化、庸俗化，投入很大的精力開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，在實際利用時，卻仍依賴紙質(zhì)檔案，導致檔案利用效率、效果難以發(fā)揮。

2 提高稅收檔案管理效率的措施

1.規(guī)范管理，重視標準。主要是制度化建設和標準化建設的問題，要適應稅收現(xiàn)代化的需要。將檔案工作列為績效考核內(nèi)容，與其他工作同部署、同組織、同考核，明確各崗位人員為資料收集的第一責任人，嚴格抓好稅收檔案的收集、整理、歸檔，注重維護檔案的完整與安全，有效保證檔案管理各項工作落到實處。結(jié)合稅源專業(yè)化管理的相關(guān)要求，在完善業(yè)務流程的基礎(chǔ)上，制定出規(guī)范的檔案管理流程和標準，減少檔案在業(yè)務部門的流轉(zhuǎn)時間，避免資料的散失，提高檔案的管理水平。

2.采用信息化管理手段。按照“平臺統(tǒng)一、一次錄入、數(shù)據(jù)一致、信息共享、綜合利用”的原則，推行紙質(zhì)稅收征管檔案和電子稅收征管檔案并行的管理模式，在紙質(zhì)資料傳遞時應提供資料傳遞單（移交清單），列明附列資料，提高征管資料審核力度、明確采集審核責任、完整大集中征管系統(tǒng)數(shù)據(jù)、解決紙質(zhì)征管資料與大集中征管系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致的情況。從稅收征管信息化現(xiàn)實水平的實際出發(fā)，嚴格把好電子數(shù)據(jù)的錄入質(zhì)量關(guān)，制定出統(tǒng)一標準的錄入格式及錄入項目，高質(zhì)量、高標準做好稅收資料的收集、歸檔工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性。

3.健全隊伍，強化投入。要堅持檔案事業(yè)與稅收事業(yè)同步發(fā)展的理念，把檔案管理工作納入年度計劃，在財力、人力和組織協(xié)調(diào)上給予充分重視。要專門成立檔案工作領(lǐng)導機構(gòu)，負責協(xié)調(diào)解決和處理檔案工作中遇到的困難和問題，形成“主要領(lǐng)導全面抓，分管領(lǐng)導親自抓，各個部門具體抓”的齊抓共管工作格局。每個崗位都能形成檔案，每個人都是兼職檔案員。吸引更多責任心強、素質(zhì)好的干部充實到檔案干部隊伍中來，按一定比例安排經(jīng)費預算，配備高素質(zhì)的人員，打造一支政治過硬、業(yè)務嫻熟的稅收檔案專業(yè)化管理隊伍。

4.規(guī)范管理，重視標準。主要是制度化建設和標準化建設的問題，要適應稅收現(xiàn)代化的需要。將檔案工作列為績效考核內(nèi)容，與其他工作同部署、同組織、同考核，明確各崗位人員為資料收集的第一責任人，嚴格抓好稅收檔案的收集、整理、歸檔，注重維護檔案的完整與安全，有效保證檔案管理各項工作落到實處。結(jié)合稅源專業(yè)化管理的相關(guān)要求，在完善業(yè)務流程的基礎(chǔ)上，制定出規(guī)范的檔案管理流程和標準，減少檔案在業(yè)務部門的流轉(zhuǎn)時間，避免資料的散失，提高檔案的管理水平。

5.合力管理、完善信息。來自社會的第三方信息可以彌補納稅人申報提供的涉稅信息的不足，可以印證納稅人提供涉稅信息的客觀性和準確性，可以為納稅評估，日常稽查找尋納稅人稅務違法行為提供線索和旁證，可以為稅收宏觀分析和微觀分析提供詳實、豐富和客觀的數(shù)據(jù)資料。通過擴大政府部門的信息交換與共享范圍，讓稅務機關(guān)根據(jù)其他第三方的信息，對來源龐雜的檔案資料進行鑒別，“去偽存真”使散存的資料成為有用的檔案，真正解決真假檔案的甄別問題。充分發(fā)揮這些檔案資料的作用，及時了解、掌握納稅人的經(jīng)營狀況，收入情況，從中判斷納稅人是否存在稅收違法行為，達到監(jiān)控稅源的目的，維護稅源基礎(chǔ)。

6.突出考核，提升績效。成立稅收檔案考評小組，完善檔案內(nèi)部考評制度，定期對檔案管理工作進行考核評比，對于在檔案考評中表現(xiàn)突出、責任心強、有創(chuàng)新意識的檔案管理單位和人員實行表彰獎勵，對發(fā)生損毀、丟失、涂改、偽造或擅自出售、泄密等重大不規(guī)范問題實行“一票否決”制，從而引起職能部門及檔案管理人員的高度重視，確保檔案管理有用。同時建立外部監(jiān)督制約機制，協(xié)同司法、監(jiān)察及檔案行政管理部門等外部行政執(zhí)法監(jiān)督部門，對行政執(zhí)法檔案工作進行指導和檢查，加大督導考核力度，努力將不規(guī)范行為消滅在萌芽狀態(tài)，從而促進稅收的公平、公開、嚴格執(zhí)法。