淺析當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

楊睿

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位也取得了很大的進(jìn)步。事業(yè)單位內(nèi)部的資料也越來(lái)越豐富，檔案管理成為了重要的工作。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理成為了一種主要的形式和趨勢(shì)，本文主要介紹了方法，并提出相應(yīng)的建議，以期提高事業(yè)單位檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化管理；檔案管理

事業(yè)單位的檔案包括部門(mén)發(fā)展資料、財(cái)務(wù)資料以及單位人員的資料等。事業(yè)單位的檔案管理主要的目的是為單位的發(fā)展創(chuàng)造有利條件。檔案管理數(shù)字化可以提高事業(yè)單位檔案管理的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃提供充分的參考資料。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理發(fā)展情況

1.1 檔案數(shù)字化管理的形式

從我國(guó)事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式來(lái)看，檔案資料主要是以紙質(zhì)形式存在的，這就為檔案的查閱和利用造成了困難?，F(xiàn)代社會(huì)的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用解決了這一問(wèn)題。我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理轉(zhuǎn)型之后，形成了數(shù)字化的管理方式。計(jì)算機(jī)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案資料能夠通過(guò)數(shù)字信息存入到電腦的存儲(chǔ)盤(pán)中，提高檔案管理的查閱效率。不僅如此，數(shù)字化的檔案管理也豐富了檔案的形式，比如也可以將一些事業(yè)單位的信息資料采用視頻或者音頻的形式保存在電腦中。

1.2 當(dāng)前事業(yè)單位數(shù)字化管理的模式

目前事業(yè)單位的檔案已經(jīng)打破了傳統(tǒng)檔案的形式，成為了一種資料庫(kù)。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)講起著提供一手資料的作用。實(shí)踐中，事業(yè)單位的檔案管理因?yàn)閿?shù)字化也改變了模式，在效率上和功能上都有很大的進(jìn)步，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展和規(guī)劃都起著積極的影響。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的方法

2.1 構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系

構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系需要從事業(yè)單位的整體檔案資料入手，將其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)到電腦數(shù)據(jù)庫(kù)中。事業(yè)單位的新檔案則同樣需要采取收集整理的方式，使其具有條理性然后保存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)當(dāng)中。事業(yè)單位的所有檔案借著數(shù)字化技術(shù)均應(yīng)該進(jìn)行分類(lèi)，提高利用效率。我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展情況不同，因此開(kāi)展事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的時(shí)候，需要從自身的實(shí)際情況出發(fā)，選擇合適的檔案管理設(shè)備，并聘請(qǐng)技術(shù)人員完善檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)建立也非常重要，必須從事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)的建立開(kāi)始，形成一個(gè)具有聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。事業(yè)單位的所有檔案資料都全部包含在這一數(shù)據(jù)庫(kù)中，為統(tǒng)一管理提供有利條件。

2.2 妥善劃分檔案管理工作責(zé)任

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展經(jīng)過(guò)了很長(zhǎng)的時(shí)間，而且轉(zhuǎn)變的過(guò)程也相對(duì)比較復(fù)雜。事業(yè)單位的檔案資料越來(lái)越多，劃分上也存在很大的難度。因此，為促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，需要從檔案管理工作責(zé)任的劃分開(kāi)始。從事業(yè)單位的傳統(tǒng)工作形式可以知道，這種形式下檔案管理工作人員的工作量非常大，不利于檔案管理效率的提高。于是才有了現(xiàn)在的檔案管理數(shù)字化形式。通過(guò)信息數(shù)字技術(shù)可以完成大部分工作人員的工作任務(wù)，而且計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以迅速判斷出檔案資料中存在的問(wèn)題并及時(shí)加以解決。事業(yè)單位的檔案資料收集整理過(guò)程，需要安排一定數(shù)量的工作人員進(jìn)行。工作人員需要針對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的編輯和分類(lèi)。由于應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，則可以快速準(zhǔn)確地完成工作任務(wù)，進(jìn)而幫助其他部門(mén)的檔案管理工作者完善資料。如此一來(lái)，可以使工作責(zé)任劃分明確，同時(shí)還可以使人才作用得到最大發(fā)揮。

2.3 形成完善的檔案管理制度

事業(yè)單位必須要有一套科學(xué)的檔案管理制度，才可以保證檔案管理的質(zhì)量。檔案管理需要掃描資料，需要制作資料表格，還需要聯(lián)系會(huì)計(jì)部門(mén)完成檔案記錄等。針對(duì)事業(yè)單位關(guān)于發(fā)展和規(guī)劃開(kāi)展的會(huì)議內(nèi)容也要加以記錄。所以從很大程度來(lái)講，現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案資料更豐富，其管理難度也大大增加。為此，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況制定管理制度非常重要。在制度中，要明確規(guī)定檔案資料類(lèi)型，要嚴(yán)格要求檔案資料的格式。并且要就每一項(xiàng)檔案管理工作制定相應(yīng)的管理規(guī)范，提高檔案管理的質(zhì)量。主要是為了確保事業(yè)單位檔案資料的類(lèi)型和來(lái)源都準(zhǔn)確完善。事業(yè)單位可以采取制定檔案資料范本的形式引導(dǎo)工作人員的檔案管理工作。每一個(gè)部門(mén)要切實(shí)承擔(dān)起責(zé)任，嚴(yán)格按照檔案管理制度開(kāi)展管理工作。檔案的管理必然包括了檔案的利用，針對(duì)這一環(huán)節(jié)的工作同樣要保證程序性，防止事業(yè)檔案資料被篡改和不法利用的情況發(fā)生。

2.4 提高檔案管理的安全性

事業(yè)單位檔案管理的安全性不僅關(guān)系到其自身的發(fā)展，也關(guān)系到我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治的發(fā)展。因此在實(shí)踐中，提高事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的安全性非常有必要。通?？梢詮氖聵I(yè)單位的數(shù)據(jù)庫(kù)建立的角度出發(fā)，嚴(yán)格篩選數(shù)據(jù)庫(kù)的生產(chǎn)廠(chǎng)家和供應(yīng)商，針對(duì)檔案管理所需的設(shè)備設(shè)施要進(jìn)行安全檢測(cè)，必須令其符合事業(yè)單位檔案管理制度要求。計(jì)算機(jī)設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)要符合我國(guó)相應(yīng)規(guī)范規(guī)定，并且要定期維護(hù)計(jì)算機(jī)功能，做好升級(jí)工作。針對(duì)事業(yè)單位檔案資料的重要性，選擇合適的安全保護(hù)措施，這樣才可以真正地讓檔案管理有利于事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃。

2.5 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的注意事項(xiàng)

事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)要高，要能夠承擔(dān)起檔案管理的責(zé)任。事業(yè)單位要積極開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，安排檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)競(jìng)賽，提高其工作積極性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理人員工作技能和綜合素質(zhì)的提高。如此一來(lái)，有利于當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。事業(yè)單位要針對(duì)檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐顿Y，要及時(shí)更新檔案管理的硬件設(shè)施，并吸收先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，完善檔案管理的系統(tǒng)。從這些基礎(chǔ)設(shè)施的完善入手，可以為事業(yè)單位的檔案管理營(yíng)造一個(gè)有利的發(fā)展空間。

3 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化歸功于現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理人員在工作中需要吸收新的科學(xué)技術(shù)，并使其在檔案管理實(shí)踐中發(fā)揮作用，進(jìn)而提升自己的檔案管理水平，為事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

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