淺談如何實現(xiàn)檔案管理的信息化數(shù)字化

范記君

摘 要：檔案信息化和數(shù)字化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。為進一步推進檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)，深入分析檔案管理信息化數(shù)字化的內(nèi)涵要求和檔案信息化數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，提出積極推進檔案管理信息化數(shù)字化的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；數(shù)字化

檔案是記錄人類文化發(fā)展、社會實踐和社會文明進步的重要手段，也是發(fā)展先進生產(chǎn)力、建設(shè)先進文化的基礎(chǔ)性工作和重要支柱。隨著社會發(fā)展進步，原始的檔案記錄已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)在的工作節(jié)奏，實現(xiàn)檔案的信息化與數(shù)字化已成為檔案管理建設(shè)的一個重要目標，是當前做好檔案工作的重要任務(wù)之一。

1 檔案管理信息化數(shù)字化的必要性

1.可以使檔案信息管理更標準。在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中，必須依賴規(guī)范的業(yè)務(wù)和技術(shù)標準。這些規(guī)范和標準應(yīng)該由檔案管理部門統(tǒng)一制定、頒布、施行。檔案信息的標準主要體現(xiàn)在檔案信息采集標準、檔案信息存貯標準、檔案信息管理標準、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標準、檔案信息管理軟件標準化等方面的內(nèi)容。

2.可以體現(xiàn)電子檔案的優(yōu)點。使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會對檔案信息利用的要求。檔案信息數(shù)字化主要包括四個方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問題。

3.可以實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。將檔案資源進行數(shù)字化處理后，通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案信息網(wǎng)站，供公眾進行檔案信息查詢和資源共享，以實現(xiàn)檔案信息的開放式、交互式、社會化利用。

2 檔案信息化數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理工作量大、效率不高。在檔案信息化進程中，一要對現(xiàn)存檔案資源進行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范整理，便于檢索利用；三要對客戶提供網(wǎng)上利用平臺，搞好遠程服務(wù)；四要采取電磁屏蔽，內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉(zhuǎn)換升級，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級而失去效用，造成資源損毀。要實現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案館，在財政投入沒有一個大的突破和復(fù)制技術(shù)沒有大幅度提高的情況下，也許需要數(shù)年、近十年或者更長的時間。

2、搜集管理意識薄弱、重視度不夠。

檔案管理工作的主要內(nèi)容是材料的收集和管理。但是，在實際工作中存在一部分檔案管理人員的檔案信息搜集和管理意識薄弱，搜集和保管檔案的重視不夠，導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時更新、總結(jié)，造成了檔案材料不健全、檔案缺乏動態(tài)管理，從而給檔案的使用帶來了諸多的不便。

3.資金投入量大，籌集資金有難度。加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進行信息安全防護等等，這些都需要較大的經(jīng)費投入。

4.隊伍建設(shè)要求高，適用人才難求。一部分檔案管理在職員工的業(yè)務(wù)技能和職業(yè)操守不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)及技能培訓，導(dǎo)致在工作中對于一些事業(yè)單位檔案的重要性、管理要求、重要檔案材料的收集、整理、歸檔以及裝訂等業(yè)務(wù)處理不合理，缺乏科學性、系統(tǒng)性及連續(xù)性；對檔案的處理仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案工作管理方法，嚴重影響了檔案管理的信息化水平，阻礙了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

3 積極推進檔案管理信息化數(shù)字化的對策

（一）培養(yǎng)管理人才

1、加強檔案管理理論和業(yè)務(wù)培訓

檔案管理人員必須具備扎實可靠的檔案基礎(chǔ)理論知識、全面系統(tǒng)的檔案管理知識體系，應(yīng)該明確文件與檔案管理的基本原則，熟練檔案管理工作的規(guī)律、分類方式以及相關(guān)的業(yè)務(wù)技能，同時應(yīng)該具備認真負責的檔案管理職業(yè)操守和嚴謹?shù)臋n案管理工作作風。 為了進一步提高事業(yè)單位檔案管理人員的理論知識和業(yè)務(wù)技能，檔案部門應(yīng)該定期地開展各種檔案管理培訓，如崗位培訓、學歷培訓、專業(yè)檔案工作學歷教育等，通過培訓教育把理論與實際工作緊密地結(jié)合起來，為單位檔案的信息化建設(shè)培養(yǎng)一批優(yōu)秀的管理人才。

2、加強信息化技術(shù)培訓

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫的技術(shù)性、專業(yè)性很強，其質(zhì)量、水平、效率對檔案自動檢索功能以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化起著決定性的作用。為了確保檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠符合科學、規(guī)范的要求，要加強對檔案數(shù)據(jù)輸入管理人員的繼續(xù)教育及培訓，使一批熟練掌握現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用軟件的各項功能的專業(yè)檔案管理人才脫穎而出，從而推進單位檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)進程

檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)單位檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是推進位檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。因此，為了有效推進檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)該加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，并將檔案管理信息化建設(shè)與辦公自動化緊密結(jié)合起來，統(tǒng)籌規(guī)范、統(tǒng)一部署，進一步提高單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）積極籌措資金

在資金的籌措上，堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合。實現(xiàn)檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財政，檔案館不創(chuàng)造物質(zhì)財富，也無創(chuàng)收渠道，經(jīng)費只能由財政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預(yù)算經(jīng)費，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。同時，注意發(fā)揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。

（四）完善檔案信息的獲取能力

要推進檔案管理信息化建設(shè)，在檔案的管理上，就要改變過去檔案信息搜集管理意識薄弱、“重藏輕用”的現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變觀念，更加注重檔案資料的信息服務(wù)功能，最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用，提高檔案信息化水平。同時，檔案管理工作人員應(yīng)該具備較強的信息獲取、收集能力，并且能夠熟悉、掌握網(wǎng)上的檔案信息資源，能夠熟練、快速地獲取更多的事業(yè)單位檔案信息。

（五）推進檔案信息化的法制建設(shè)。

加強檔案法制化建設(shè)，是適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展的新形勢。檔案信息化管理的法制建設(shè)主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：一是對現(xiàn)有檔案法規(guī)、國家和行業(yè)標準加以貫徹執(zhí)行。據(jù)有關(guān)資料顯示，在制定的技術(shù)規(guī)范中，貫徹標準的只在少數(shù)。采標率很低，大部分單位對已經(jīng)頒布實施的國家和行業(yè)標準毫不了解。根據(jù)這種狀況，應(yīng)以法律法規(guī)的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發(fā)展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應(yīng)發(fā)展要求的檔案法規(guī)。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應(yīng)有使用價值缺乏法律依據(jù)。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，就需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設(shè)還應(yīng)包括檔案安全法規(guī)建設(shè)?，F(xiàn)代信息社會中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案存在一定的安全隱患，在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。endprint