潘攀
摘 要:電子檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分,加強(qiáng)電子檔案的數(shù)據(jù)安全管理對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)院強(qiáng)化內(nèi)部管理、推進(jìn)醫(yī)療改革具有重要現(xiàn)實(shí)意義。基于此,本文就新時(shí)期醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)安全問題展開分析和研究,總結(jié)醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)存在的問題和不足,并提出了幾點(diǎn)改進(jìn)建議和策略,以期為一線工作提供理論指導(dǎo)。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院管理;電子檔案;數(shù)據(jù)安全
電子檔案能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量,并且極大地提升檔案信息的安全性。目前,國(guó)內(nèi)醫(yī)院在檔案電子化方面取得了一定進(jìn)展,依靠電子檔案管理取代了部分紙質(zhì)檔案管理工作,但是,電子檔案管理的規(guī)范性和安全性仍有待進(jìn)一步提高。
1 醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)存在的主要問題
(一)檔案管理數(shù)字化并未完全普及
電子檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重中之重。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用和普及。依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理,不但能夠保證檔案數(shù)據(jù)收集的速度和效率,同時(shí)也能夠有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理模式的問題和不足,提升檔案管理的安全性。但是,目前國(guó)內(nèi)許多醫(yī)院都沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化,一些醫(yī)院雖然引入了檔案數(shù)字化管理設(shè)備,但使用頻率和效果并不理想。例如,大量紙質(zhì)檔案資料沒有及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫中,而是隨意堆放,這不但給檔案資料的調(diào)取和分析構(gòu)成一定影響,同時(shí)也造成大量資料的損壞和丟失。
(二)電子檔案管理制度欠缺
健全的電子檔案管理制度是電子檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。就目前國(guó)內(nèi)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看,多數(shù)醫(yī)院并沒有形成一套行之有效的檔案管理制度,嚴(yán)重影響到檔案管理安全保護(hù)工作的開展。在缺乏管理制度支撐的情況下,醫(yī)院檔案管理人員的工作隨意性非常大,在工作中不能嚴(yán)格要求自己,工作積極性也非常欠缺。在檔案資料的錄入和保管方面,由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致錄入的檔案信息混亂無章。而檔案管理部門的保密工作也非常不到位,許多醫(yī)院人員隨意出入檔案管理室,不加限制地使用檔案室電腦設(shè)備,大大加劇了檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。
(三)電子檔案管理人員能力不足
電子檔案管理工作作為安全要求高、保密性強(qiáng)的一項(xiàng)工作,要求電子檔案管理人員必須具備豐富的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn),能夠靈活地運(yùn)用相關(guān)技術(shù)設(shè)備開展工作,同時(shí)擁有較強(qiáng)的自律能力和較高的信息安全敏銳度。但是,由于醫(yī)院本身缺乏對(duì)電子檔案管理工作的重視,導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平令人堪憂。一些醫(yī)院的電子檔案管理人員多是由行政部門、護(hù)理部門抽調(diào)而來,只經(jīng)過簡(jiǎn)單的技術(shù)培訓(xùn)即上崗工作,這顯然難以保證各項(xiàng)管理工作的高效開展。
(四)電子檔案管理軟硬件缺失
醫(yī)院電子檔案資料對(duì)于醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展極其重要,電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院提供有力的信息參考,幫助醫(yī)院優(yōu)化和改進(jìn)工作問題,減少醫(yī)院經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),電子檔案還涉及醫(yī)院大量保密信息,關(guān)系到醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和安全發(fā)展。然而,目前多數(shù)醫(yī)院對(duì)于電子檔案安全問題并不關(guān)心,相關(guān)軟硬件建設(shè)非常滯后。一些醫(yī)院的電子檔案管理設(shè)備老化問題非常嚴(yán)重,許多設(shè)備都是幾年前甚至是十幾年前購置的,這對(duì)檔案資料的錄入和存儲(chǔ)工作造成了很大制約。此外,醫(yī)院很少投入資金用于防盜、加密等軟件的采購和升級(jí),這對(duì)于電子數(shù)據(jù)安全保護(hù)工作的開展也是極為不利的。
2 醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)優(yōu)化策略
(一)進(jìn)一步推行醫(yī)院檔案管理數(shù)字化
電子檔案管理是醫(yī)院檔案管理的必然趨勢(shì),其不僅降低了其他檔案資料的收集和管理難度,同時(shí)也提升了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。對(duì)此,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注和重視,積極推行醫(yī)院檔案管理數(shù)字化工作。同時(shí),必須將電子檔案管理納入醫(yī)院戰(zhàn)略規(guī)劃當(dāng)中,重構(gòu)醫(yī)院檔案管理部門,針對(duì)電子檔案管理設(shè)立專門崗位,并要求各部門必須積極配合醫(yī)院電子檔案信息的采集、錄入和保管活動(dòng),為電子檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。此外,針對(duì)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作,相關(guān)部門必須制定詳細(xì)的推行計(jì)劃,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè),并及時(shí)廢除無用的檔案資料,充分提升醫(yī)院電子檔案管理的綜合水平。
(二)建立健全醫(yī)院電子檔案管理制度
電子檔案管理制度的建立,不但能夠極大地提升檔案管理人員的工作規(guī)范性,同時(shí)也將有效提升電子檔案管理的安全性,避免檔案資料的竊取和流失。在電子檔案管理制度中,首先應(yīng)明確劃定崗位職責(zé),使工作人員能夠按照制度要求開展各項(xiàng)工作。其次,對(duì)電子檔案信息格式進(jìn)行規(guī)范,要求電子檔案必須清晰記錄檔案時(shí)間、檔案內(nèi)容和部門,并且存放到相應(yīng)的文件夾內(nèi),由專人負(fù)責(zé)光盤備份和保管,從而降低信息采集和錄入的隨意性。此外,除管理人員外,其他部門的任何人員不得隨意進(jìn)出檔案管理室或使用相關(guān)設(shè)備,以防檔案資料被竊取或流失。
(三)加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)
電子檔案管理工作最終由人來完成,加強(qiáng)電子檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè),不但有利于檔案管理水平的提升,同時(shí)也能夠極大地提升電子檔案的數(shù)據(jù)安全性。在電子檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)過程中,首先必須加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn),提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合業(yè)務(wù)水平。建議醫(yī)院加強(qiáng)與學(xué)校和社會(huì)招聘機(jī)構(gòu)的合作,吸收具備豐富管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能的人才參與到醫(yī)院檔案管理工作中,同時(shí)根據(jù)電子檔案管理崗位要求,以及醫(yī)院經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀,合理確定檔案管理人員的薪資待遇,提升崗位吸引力。
其次,醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn),所有電子檔案管理人員都必須要接受系統(tǒng)性的培訓(xùn),了解電子檔案的重要性,掌握數(shù)據(jù)安全保護(hù)的方法和技巧。在日常工作中,對(duì)于積極發(fā)現(xiàn)安全隱患并提出解決方案的人員,醫(yī)院應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì),以激發(fā)其參與檔案管理技術(shù)創(chuàng)新和改進(jìn)的積極性。
(四)加大資金投入,完善醫(yī)院電子檔案管理軟硬件
電子檔案管理軟硬件是提升數(shù)據(jù)安全性的關(guān)鍵。醫(yī)院在加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的同時(shí),也必須加大資金投入力度,對(duì)醫(yī)院電子檔案管理軟硬件進(jìn)行更新和完善,具體包括以下方面:第一,醫(yī)院必須盡快淘汰陳舊、落后的計(jì)算機(jī)設(shè)備,引進(jìn)運(yùn)行速度更快的高性能計(jì)算機(jī)設(shè)備;第二,為充分滿足管理人員工作需求,醫(yī)院應(yīng)對(duì)掃描儀、刻錄機(jī)等必要的設(shè)備進(jìn)行采購和補(bǔ)充,提高管理人員的整體工作效率;第三,醫(yī)院還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)安全軟件的采購和升級(jí),依靠現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)杜絕網(wǎng)絡(luò)入侵和信息竊取等問題的發(fā)生。目前,市場(chǎng)上有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)方面的產(chǎn)品數(shù)量眾多,醫(yī)院應(yīng)采取公開招標(biāo)的方式,選取質(zhì)量?jī)?yōu)、服務(wù)好、技術(shù)先進(jìn)的公司進(jìn)行合作,在降低采購成本的同時(shí)保證產(chǎn)品質(zhì)量。
3 結(jié)語
電子檔案涉及大量醫(yī)院保密信息,關(guān)系到醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)與發(fā)展。對(duì)此,醫(yī)院必須制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)計(jì)劃,加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)和制度的建設(shè),積極引入先進(jìn)的軟硬件技術(shù),降低電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn),為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
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