摘 要：在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，辦公室檔案管理工作是重要組成部分?；诖?，本文分析了提高辦公室檔案管理工作效率的意義，并提出了提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑，從增強檔案管理意識、健全檔案管理制度、注重檔案規(guī)劃設(shè)計、運用先進信息技術(shù)、提升管理人員素質(zhì)等方面進行了研究。本文研究尚有不足之處，權(quán)作引玉之論，為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

前言：在信息化時代，計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)的諸多業(yè)務(wù)領(lǐng)域，若依然采用傳統(tǒng)的工作方法，就難以提升管理工作效率。在企業(yè)各部門管理中，辦公室檔案管理工作關(guān)系各項工作的順利開展，尤其是檔案資料的查詢與利用。由此，本文分析了現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的不足之處，并提出了切實可行的措施。

1.提高辦公室檔案管理工作效率的意義

對于辦公室檔案管理工作，應(yīng)堅持從實際出發(fā)，有效結(jié)合事業(yè)部門工作的重點難點。探析辦公室檔案管理部門與其他部門的關(guān)系，即為平等互助關(guān)系，相應(yīng)工作的開展關(guān)系其他部門實踐工作的進行，只有注重工作實效，致力于提升檔案管理效率，方能為企業(yè)各部門整體的工作質(zhì)量及效率提供保障，進而推動企業(yè)不斷發(fā)展。對于辦公室檔案編研工作，該工作的順利進行有利于企業(yè)的科學(xué)管理與決策。如此，辦公室檔案管理人員應(yīng)致力于提升自身職業(yè)素養(yǎng)，積極參與各種形式的交流培訓(xùn)，以做好辦公室檔案編研工作，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層深入了解整個檔案信息系統(tǒng)，進而促進企業(yè)的管理與決策。同時，企業(yè)應(yīng)健全辦公室檔案管理機制，其中就包括信息反饋機制，使辦公室檔案管理的相應(yīng)工作更加及時有效，進而促進后續(xù)工作的開展。對于辦公室檔案管理人員而言，應(yīng)注重自身職業(yè)素養(yǎng)、法律意識、社會責(zé)任、保密意識等方面的培養(yǎng)，以最大限度地減少工作失誤，進而提升企業(yè)檔案管理工作效率。

2.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1增強檔案管理意識

對于企業(yè)管理而言，若各部門欠缺檔案管理意識，就難以在短期內(nèi)提升辦公室檔案管理工作效率?，F(xiàn)階段，辦公室檔案管理工作依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即在實際工作中使用紙質(zhì)檔案進行檔案管理。由于紙質(zhì)檔案的使用，整體的辦公室檔案管理工作將面臨管理程序繁瑣的問題，進而增加管理任務(wù)難度，并降低管理工作效率[1]。由此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加快轉(zhuǎn)變管理觀念，將各部門實際工作與辦公室檔案管理有效結(jié)合起來，并推動檔案管理方式創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理工作順應(yīng)時代的發(fā)展。在辦公室檔案管理工作中，應(yīng)明確檔案管理人員的工作職責(zé)，對相應(yīng)的檔案管理范圍、內(nèi)容、目標等進行合理劃分。同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)注重引進現(xiàn)代信息技術(shù)，并大力支持先進設(shè)備的購置，為企業(yè)檔案管理工作的開展提供軟硬件技術(shù)支撐。

2.2健全檔案管理制度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)深刻認識到辦公室檔案管理工作的重要性，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)健全檔案管理制度，以進一步規(guī)范諸多的檔案管理工作程序。由于檔案管理與文件管理的關(guān)系密切，在檔案管理中就應(yīng)將兩者有效結(jié)合起來，以強化檔案管理實效。對于檔案存放，應(yīng)建立專門的檔案室，并以檔案時期及類別為依據(jù)，對檔案進行存放操作，同時使用標簽注明檔案內(nèi)容，以便于后期檔案查詢及利用。對于檔案安全，相應(yīng)管理人員應(yīng)做好檔案室安全工作，若檔案類型屬于重要文件，應(yīng)對之進行加密處理，并放置于規(guī)定存放位置。

2.3注重檔案規(guī)劃設(shè)計

立足于辦公室檔案管理工作的業(yè)務(wù)性，其整體工作的開展明顯滯后于其他工作部門。經(jīng)過實踐調(diào)查可知，辦公室檔案管理工作欠缺系統(tǒng)性及整體性的規(guī)劃設(shè)計，相應(yīng)檔案管理業(yè)務(wù)的開展僅僅注重眼前及局部，并未有切實可行的工作目標?？剂楷F(xiàn)階段辦公室檔案管理工作實際，檔案管理人員應(yīng)針對相應(yīng)問題，有的放矢地進行檔案管理長遠規(guī)劃設(shè)計，并積極參與相關(guān)的學(xué)術(shù)研討及交流會。具體而言，檔案管理人員應(yīng)致力于探索現(xiàn)階段檔案管理的工作規(guī)律及特點，對各部門的工作程序及內(nèi)容進行分析，進而總結(jié)相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗，以明確檔案管理工作方向，做好檔案管理規(guī)劃設(shè)計[2]。例如，檔案收集工作的規(guī)劃設(shè)計。在檔案范文規(guī)范層面，應(yīng)做好分類編排、類目整理及保管等工作。在檔案文書范文規(guī)范層面，應(yīng)做好分類編排、文字提要、正文提要、主題詞提取、附件處理等工作。在檔案目錄層面，應(yīng)做好目錄編號、信息輸入、檢索體形成等工作。

2.4運用先進信息技術(shù)

探析辦公室檔案管理人員的構(gòu)成，通常情況下由文書人員或秘書兼任，但以上人員并未經(jīng)過專業(yè)的信息技術(shù)培訓(xùn)，其職業(yè)素質(zhì)在系統(tǒng)性的信息化整理、歸檔、保管等方面有所欠缺。如此，為提升辦公室檔案管理工作效率，檔案管理人員應(yīng)加強先進信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。相較于檔案紙質(zhì)化管理，檔案信息化管理的工作效率更高，并保證檔案管理的精確性。在辦公室檔案管理工作中，若運用網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)，就可構(gòu)建電子數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)信息平臺，進而發(fā)揮計算機技術(shù)的存儲優(yōu)勢。

2.5提升管理人員素質(zhì)

探析辦公室檔案管理人員的工作現(xiàn)狀，由于部分工作人員并未接受過專業(yè)的檔案管理學(xué)科教育，難以深刻認識到辦公室檔案管理的重要性。由此，在辦公室檔案管理工作中，部分工作人員若采用不專業(yè)的管理方式，就容易引發(fā)檔案管理漏洞及問題。在辦公室檔案管理工作中，要提高工作效率，就應(yīng)提升檔案管理人員的工作素質(zhì)及能力。如此，對于檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之具備豐富的檔案管理知識，并掌握信息技術(shù)的運用方法，以滿足辦公室檔案管理的信息化需求。

結(jié)論：綜上所述，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層與相應(yīng)管理人員應(yīng)深刻認識到辦公室檔案管理工作的重要性。經(jīng)過以上分析可得，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加快轉(zhuǎn)變管理觀念，以推動檔案管理方式創(chuàng)新；檔案管理人員應(yīng)總結(jié)檔案管理經(jīng)驗，并做好檔案管理工作的規(guī)劃設(shè)計；依托網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)，就可為辦公室檔案信息化管理提供技術(shù)支撐；企業(yè)應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為辦公室檔案管理提供人才支撐。

參考文獻

[1]付興.試論如何提高辦公室檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù).

[2]黃雁.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].現(xiàn)代國企研究.

作者簡介

胡俊平（1966-）女，吉林四平人，研究方向：檔案

（作者單位：四平市城市管理辦公室）