信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

李先兵

摘 要：社保檔案能夠為社會保障體系的建設(shè)提供可靠依據(jù)，在推動社保工作順利開展上發(fā)揮著重要的作用。在信息化時代下，社保檔案管理中也要重視對信息技術(shù)的應(yīng)用，將各種現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，才能有效提升社保檔案管理工作效率，并保證真正體現(xiàn)出社保檔案應(yīng)有價值。本文將簡述信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的意義，并分析了當前社保檔案管理中的問題，最后提出了切實可行的策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；社保檔案管理；應(yīng)用

將信息技術(shù)合理應(yīng)用到社保檔案管理工作中，是提升社保管理規(guī)范化水平的有效手段，有利于讓參保群眾的個人利益得到有力維護。尤其是在我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展過程中，社保覆蓋范圍也越來越大，享受待遇的人數(shù)也日益增多，對社保管理提出了更加嚴格的要求。因此我們要充分認識到社保檔案管理的重要性，用好各種現(xiàn)代信息技術(shù)，為社保工作提供真實、準確的參考資料，避免出現(xiàn)重復(fù)參保與重復(fù)享受待遇的情況。

1 信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的意義

（一）有利于提升社保檔案管理效率

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，在各個層次與領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ魈峁┝朔矫妫瑢⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用到社保檔案管理之中，也有利于促進其效率不斷提升。社保檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠突破傳統(tǒng)管理方式局限，讓社保檔案管理工作更加準確、全面和及時，同時還對社保檔案管理方式進行了創(chuàng)新，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫和多媒體技術(shù)應(yīng)用到數(shù)據(jù)處理上，從而按照統(tǒng)一的程序處理各險種、地域和參保人員的社保檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)[1]。這樣各種社保業(yè)務(wù)信息得到了共享，檔案管理人員業(yè)務(wù)能力也獲得了提升。此外，在社保檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，還能夠讓業(yè)務(wù)流程更加程序化和有序化，加強了各業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的聯(lián)系，實現(xiàn)了社保檔案管理效率的提升，并為今后的社保檔案開發(fā)與利用創(chuàng)造了有力條件。

（二）促進社會保障體系不斷完善，節(jié)省大量人力物力

社保在社會保障事業(yè)中占有重要地位，在社保業(yè)務(wù)發(fā)展過程中，業(yè)務(wù)量也越來越多。從現(xiàn)階段社保工作目標來看，即對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，促進社保檔案管理效率逐步提升。將信息技術(shù)應(yīng)用到社保檔案文件數(shù)據(jù)上，既共享了信息，還方便檔案管理人員的工作，促使社會保障體系日益完善。這樣人才的分配、流動才更加合理，節(jié)省了大量的人力與物力。

2 社保檔案管理現(xiàn)狀分析

當前社保檔案管理還存在如下問題：一是忽視了社保檔案管理工作。很多人都沒有意識到社保檔案管理的重要性，在開展社保工作的時候，普遍側(cè)重于增加社保覆蓋面、加強社?；鹫骼U及保障基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放上。而對社保檔案管理則不重視，工作顯得非?；靵y無序，不利于發(fā)揮出社保檔案管理的作用。二是社保檔案管理制度不完善。在現(xiàn)階段社保檔案管理工作中，很多地方未真正貫徹落實國家檔案管理相關(guān)規(guī)定，因為社保檔案管理制度不完善，相關(guān)標準與規(guī)范也不統(tǒng)一，導(dǎo)致未合理確定歸檔范圍。所以不僅社保文件材料收集不完善，管理方法落后，同時社保檔案也經(jīng)常出現(xiàn)丟失、涂改和損毀的情況，為社保檔案管理標準化和規(guī)范化帶來不利影響。三是社保檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，能力不強，一些社保檔案管理機構(gòu)不健全，未安排專業(yè)檔案管理人員，大多都是身兼數(shù)職，或者臨時抽調(diào)而來。且很多社保檔案管理人員未通過專門的培訓(xùn)，無法有效提升社保檔案管理工作水平。

3 信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的策略

（一）盡快轉(zhuǎn)變管理理念，完善規(guī)章制度

在社保檔案管理工作過程中，不僅要突破傳統(tǒng)管理方法的局限，還要樹立起新的管理思想，結(jié)合社保檔案管理工作的實際情況，盡快建立起相應(yīng)的法規(guī)制度，為社保業(yè)務(wù)的穩(wěn)定、持續(xù)開展創(chuàng)造良好的條件。此外，還要在資金與行政管理等方面做好統(tǒng)籌兼顧，將信息技術(shù)資源優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。這樣才能將各種數(shù)據(jù)信息及時提供給利用者，提升社保檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平。

（二）增加資金投入，夯實信息化基礎(chǔ)

為充分發(fā)揮出信息技術(shù)在社保檔案管理中的作用，需要加快各種信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐，在資金和技術(shù)上增加資金投入，以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)，不斷對管理模式進行創(chuàng)新，打造完善的社保檔案信息管理系統(tǒng)[2]。同時要促進社保檔案管理工作的法制化與信息化發(fā)展，做好社保檔案收集、整理、分類、歸檔、儲存和利用等工作，并認真核查到位，讓社保檔案管理系統(tǒng)更加安全、有效和準確。此外，要盡快購置計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀和防磁柜等設(shè)備，為信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)，確保將社保檔案應(yīng)有的價值充分體現(xiàn)出來，為社保業(yè)務(wù)工作提供高效、便捷的服務(wù)。

（三）合理采用先進信息技術(shù)，提升管理效率

隨著我國社保業(yè)務(wù)量進一步增加，應(yīng)用信息技術(shù)管理社保檔案已經(jīng)勢在必行，主要包括以下幾個方面：一是建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，負責對所有歸檔的電子檔案進行歸檔，同時在網(wǎng)站上提供有限制性、非保密電子文件查詢與利用服務(wù)，讓電子檔案信息資源得到共享。這樣做的好處是可以增加覆蓋面積，不僅有著豐富的內(nèi)容，同時也實現(xiàn)了利用率的提升。二是實行電子檔案自動上傳收集的方法。社保檔案管理部門要高度重視電子檔案收集工作，這和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集不一樣，基本上在下載與上傳過程中可以形成電子檔案。對此需要對傳統(tǒng)工作模式作出改變，在網(wǎng)頁上建立電子檔案自動上傳工作窗口，將收集的電子檔案及時在檔案室服務(wù)器中進行歸檔。三是加強社保檔案的動態(tài)管理。在形成社保檔案以后，可以發(fā)揮出動態(tài)的特征，應(yīng)對新材料進行補充，保證檔案的連續(xù)性，將社保檔案應(yīng)有作用發(fā)揮出來。在人員流動過程中，社保檔案也要因此進行傳遞，要保證檔案與人的管理單位是一致的，這樣才能發(fā)揮出社保檔案的作用。通過這樣方法，能夠促使社會保障體系越來越完善，為實現(xiàn)人才合理流動作出貢獻。四是共享社保檔案信息資源的共享。要盡快對社保中心與企業(yè)所有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口進行規(guī)范，讓現(xiàn)行文件與社保檔案管理信息資源得到共享與交換，避免初選重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的情況。這樣不僅節(jié)省了大量的人力與物力，還讓今后對社保檔案的查閱與核對更加便利。

（四）加強培訓(xùn)， 提升社保檔案管理人員綜合素質(zhì)

在社會快速發(fā)展的過程中，社會保障體系也更加完善，為保險業(yè)務(wù)的發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，社保檔案管理工作更加復(fù)雜，對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求，需要具備較高的專業(yè)素質(zhì)，并掌握更多的技術(shù)技能。但是現(xiàn)階段很多社保檔案管理人員素質(zhì)偏低，為社保檔案管理工作的正常進行帶來了不利影響，需要定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，逐步提升他們的素質(zhì)與能力[3]。這樣才能保證社保檔案管理工作正常進行，并更好的服務(wù)于社保業(yè)務(wù)工作。對社保檔案管理人員而言，也要認識到學習的重要性，積極學習新知識，掌握新技術(shù)，這樣才能用好各種信息技術(shù)，實現(xiàn)自身素質(zhì)與能力的提升。

4 結(jié)語

總之，社保檔案可以如實反映出人們參加社保繳費等信息，能夠為人們依法享受社保待遇提供重要依據(jù)，加強社保檔案管理工作具有重要意義。因此我們要提高重視程度，充分認識到信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的意義，合理采取各種有效措施，將信息技術(shù)的作用與優(yōu)勢全面體現(xiàn)出來。通過提升社保檔案管理工作水平，能夠為更好的發(fā)揮出社保檔案的作用奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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