文書檔案的基本簡介與概述

饒英

摘 要：文書檔案工作是作為電力企業(yè)管理的重要組成部分，是一個企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展經(jīng)營的重要原始憑證，隨著電力企業(yè)的發(fā)展，文書檔案也越來越受到重視，作為一名文書檔案管理專責(zé)，本文將對文書檔案進(jìn)行簡單闡述。

關(guān)鍵詞：文書檔案；基本簡介；概述

1 文書檔案簡介

文書是指機(jī)關(guān)團(tuán)體、社會組織和個人在社會中，為了傳遞、記載信息而形成并使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：

1、文書形成的主體可以是各種社會組織，也可以是個人。

2、文書的形成是為了特定的目的。

3、文書是用一定的形式進(jìn)行信息的表達(dá)和存載。

4、文書的作用，傳遞信息。這是文書的首要作用。人們制作文書的目的就是要把一定的信息傳遞給接受者。

5、憑證依據(jù)。文書真實地記錄了社會實踐活動，是人們追溯歷史的憑證。

2 文書、公文、文件的關(guān)系

文件是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。所以，文件除了文字材料記錄之外，還包括其他各種載體形式的信息記錄。

公文是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文字材料。

文件的涵蓋范圍大于文書，文件當(dāng)中具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料才是文書，而其他非文字形式的材料則不屬于文書范疇。公文的內(nèi)涵小于文書，公文只是文書當(dāng)中特定的一部分文字材料，由特定組織（國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體）在特定活動（公務(wù)活動）中形成的具有特別效力的文字材料。文書除了公文，還包含了機(jī)關(guān)團(tuán)體、社會組織和個人在非公務(wù)活動中形成的文字材料。

因此，三者關(guān)系是：文件>文書>公文

3 文書形成文書檔案的條件

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》中檔案的定義，檔案是有價值的歷史記錄，其本質(zhì)屬性是原始記錄性，是對社會實踐活動的直接記錄，而非事后編撰和隨意收集的資料。因此，文書轉(zhuǎn)化為文書檔案的必備條件是：

1、是歷史記錄。即處理完畢的文書資料才能轉(zhuǎn)化成檔案。

2、是有保存價值。即具有歷史效用，有查考利用價值的文件才能轉(zhuǎn)化成檔案

3、是按照一定規(guī)律保存。即只有按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才能成為檔案。

4 文書檔案的含義

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

1、文書工作與文書檔案管理的定義

文書工作是指圍繞文書的編撰、傳遞、處理和管理而展開的一系列活動的總稱。它包括從文書形成直至辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)、秘書人員、文書人員以及其他相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同參與的一系列具體工作。

文書檔案管理是用科學(xué)的原則和方法管理文書檔案，并為社會實踐提供檔案信息服務(wù)的一項工作，包括檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計等一系列具體工作。

2、 文書工作與文書檔案管理的聯(lián)系與區(qū)別

文書與文書檔案是密不可分的有機(jī)整體，文書是文書檔案的前身，文書檔案是文書的延續(xù)，兩者具有同一性，又各具特殊性。因此，文書工作與文書檔案管理既聯(lián)系緊密又有區(qū)別。

3、兩者聯(lián)系：文書和文書檔案記錄和反映人們社會實踐的功用相同；文書和文書檔案在內(nèi)容和形式上完全一致；文書工作和文書檔案管理在時間上具有承接性；文書工作和文書檔案管理在管理上具有延續(xù)性。

4、兩者區(qū)別：兩者涵蓋的對象不完全相同；兩者的工作性質(zhì)、目的和作用不同。文書和文書檔案存在和發(fā)揮效用的時間不同。

5 文書檔案的發(fā)展變化歷程

檔案是一種信息資源，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。不能為保管檔案而保管檔案，而是為了利用而保管檔案。因此文書檔案管理也在不斷發(fā)展變化，先后經(jīng)歷了立卷改革、保管期限改革等一系列改革。

2001年1月1日起實施的《歸檔文件整理規(guī)則》，將我國傳統(tǒng)的以卷為保管單位的文書立卷歸檔方法改為以件為保管單位的歸檔方法，對我國傳統(tǒng)文書立卷方法的繁瑣、復(fù)雜、隨意性大，案卷質(zhì)量難把握，提供利用不便等問題進(jìn)行了革新。

2006年頒布國家檔案局第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》改革了文書檔案保管期限劃分方法。將原有的“永久”、“長期”、“短期”的三種保管期限的劃分方法改變?yōu)椤坝谰谩薄ⅰ岸ㄆ凇眱煞N。在定期中再實行標(biāo)時制，一般分為30年和10年。 同時，第8號令突出了立檔單位的主體地位，在界定機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限方面，體現(xiàn)了“以我為主”的思想。 隨后頒布的國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》鞏固了這些改革成果。

6 文檔一體化的具體措施

檔案歸根到底是一種可利用的信息資源，實體保管是為了利用實體上承載的信息。隨著信息化時代的到來，文書檔案管理開始了從注重檔案實體管理到同時注重檔案信息管理的轉(zhuǎn)變。文檔一體化管理便是文書檔案管理在信息化進(jìn)程中的具體體現(xiàn)。

1.提高思想認(rèn)識。檔案工作者必須充分認(rèn)識文檔一體化管理的必要性，增強(qiáng)推進(jìn)文檔一體化的自覺性、緊迫感和使命感。加強(qiáng)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案進(jìn)入電子文件時代，就要求檔案工作者要參與文件的產(chǎn)生和管理，文件工作者也要了解檔案的管理和開發(fā)利用，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，這樣才能確保檔案的完善、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全利用。

2、建立切實有效的文檔一體化管理業(yè)務(wù)體制。各單位應(yīng)建立文檔一體化管理的組織機(jī)構(gòu)和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范。加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)一規(guī)劃，建立文檔一體化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。將辦公自動化中電子文件處理系統(tǒng)與檔案管理計算機(jī)系統(tǒng)納入同一軟件，充分考慮數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性、功能結(jié)構(gòu)的連貫性、管理方式的協(xié)調(diào)性。

3、提升文檔人員的綜合能力。通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高文檔管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，使文檔人員不但要掌握文書處理和檔案管理方面的知識，還要熟悉文件運行和管理的全過程，以及信息處理技術(shù)，從而適應(yīng)文檔一體化管理的要求。

4、文檔一體化管理是改革傳統(tǒng)檔案管理模式、適應(yīng)信息時代對文件和檔案管理工作要求的有效手段，它可以從根本上改變文件處理和檔案管理相脫節(jié)的狀況，使二者統(tǒng)一，有利于檔案信息的收集齊全、整理快速、檢索準(zhǔn)確，促進(jìn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時可以避免重復(fù)性勞動，從而提高工作效率，更好地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實現(xiàn)文檔資源共享。endprint