人事檔案管理對(duì)人力資源管理作用分析

尹永生

摘要：我國綜合國力的提升，離不開人力資源的有效管理。而作為當(dāng)今社會(huì)的核心資源，人力資源的開發(fā)也需要人事檔案管理部門奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，較為完善的人事檔案管理才能保證用人單位在選拔人才，利用人才方面得以長足發(fā)展。本文就人事檔案管理和人力資源管理的特點(diǎn)，以及它們二者之間的聯(lián)系，針對(duì)人事檔案管理對(duì)人力資源管理的作用進(jìn)行了闡述和分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；作用

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展迅猛，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)對(duì)于知識(shí)和技術(shù)的需要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了對(duì)于體力的要求。于是，人才變成了企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵因素，得人才者得天下。這時(shí)，人力資源管理就顯得格外重要，因?yàn)檫@不僅僅是對(duì)企業(yè)員工的管理，更是對(duì)人才和知識(shí)的管理，是企業(yè)能否在市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人事檔案管理和人力資源管理緊密聯(lián)系不可分離。只有真正做好人事檔案管理工作，才能夠保證人力資源管理的順利進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的終極目標(biāo)。

一、人事檔案管理

人事檔案管理通俗一點(diǎn)來說，就是把人的基本情況，包括教育背景工作經(jīng)歷，知識(shí)技能等，進(jìn)行總結(jié)和歸納，并進(jìn)行保管，在需要的時(shí)候調(diào)出資料，為企業(yè)招聘和選拔人才提供方便。它是個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中方方面面的記載和真實(shí)反映，在用人單位需要時(shí)已備調(diào)出材料進(jìn)行考察。人事檔案管理迎合了當(dāng)今社會(huì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的需要。在現(xiàn)代化社會(huì)，信息和情報(bào)是左右企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素，人事檔案也是企業(yè)機(jī)密的一部分。人事檔案管理能夠更加有效地對(duì)當(dāng)事人的檔案保存完整，防止損壞，防止信息泄露，并且便于在調(diào)動(dòng)人力資源時(shí)對(duì)于檔案的轉(zhuǎn)遞。

二、人力資源管理

人力資源管理就是在經(jīng)濟(jì)學(xué)和人的思想指導(dǎo)下，通過舉辦招聘會(huì)等方式來選拔培訓(xùn)人才，使之上崗就業(yè)，并且付之以相應(yīng)報(bào)酬的管理形式。人力資源管理對(duì)于雙方都是有利的，既能讓企業(yè)招聘到更多有用的知識(shí)和技能性人才，還能夠提高個(gè)人的就業(yè)率，發(fā)揮人在社會(huì)中的價(jià)值。當(dāng)然，根據(jù)每個(gè)人的不同資料檔案來為企業(yè)選擇合適的員工是人力資源管理的核心任務(wù)，但同時(shí)也要能夠?qū)ζ髽I(yè)的人力需求有一個(gè)準(zhǔn)確的預(yù)判，保證招聘到的人才適應(yīng)企業(yè)的需要，然后對(duì)員工進(jìn)行必要的組織培訓(xùn)和考核，使得員工能夠勝任自己的崗位。還需要根據(jù)業(yè)績來進(jìn)行相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)措施，以此來激勵(lì)個(gè)人激發(fā)潛力，實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。

三、人事檔案管理和人力資源管理的相互關(guān)系

人力資源管理就是運(yùn)用科學(xué)有效的方法，對(duì)人力資源進(jìn)行一定的組織培訓(xùn)和調(diào)配，使得員工的心理和思想行為能夠受到有效的調(diào)控、引導(dǎo)和協(xié)調(diào)，最終使得人盡其用，充分發(fā)揮人的客觀能動(dòng)性，個(gè)人和企業(yè)都得到雙贏。人事檔案管理是社會(huì)組織或國家機(jī)關(guān)，在人事管理的活動(dòng)中逐步形成的管理模式，主要是對(duì)個(gè)人的求學(xué)經(jīng)歷，、技術(shù)才能等進(jìn)行記錄的相關(guān)文件。由此我們可以看出，人事檔案管理是人力資源人事檔案管理過程當(dāng)中一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)。人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)和保障，人力資源管理需要從人事檔案管理中提取相關(guān)的資料和信息，要想保證人力資源管理的合理性科學(xué)性，就要保證人事檔案管理信息的準(zhǔn)確無誤。因此，人事檔案管理是人力資源管理工作的前提條件。

四、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的意義

（一）人事檔案管理為人力資源開發(fā)提供可靠的信息和數(shù)據(jù)

人力資源的開發(fā)離不開人事檔案管理對(duì)其提供的可靠信息。從人事檔案管理的性質(zhì)來看，它可以了解各個(gè)員工的人生軌跡。在人力資源開發(fā)的同時(shí)，有助于管理者了解員工的過去，并且合理把控員工的現(xiàn)在，分析員工的潛能和發(fā)展，幫助組織者能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才利用人才，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

（二）人事檔案管理使得人力資源需求預(yù)測(cè)更準(zhǔn)確，更規(guī)范

人力資源管理的內(nèi)部因素能夠?qū)θ肆Y源需求產(chǎn)生很重要的影響。因此可以通過人事檔案管理，對(duì)組織的人才進(jìn)行了解和進(jìn)一步的分析，對(duì)企業(yè)人力資源的需求有一個(gè)更準(zhǔn)確和科學(xué)的定位，從而制定出相應(yīng)的人才計(jì)劃。企業(yè)只有在獲取了人事檔案的基礎(chǔ)上，才能夠?qū)θ肆Y源進(jìn)行有效的預(yù)測(cè)。

（三）人事檔案管理有助于對(duì)人力資源進(jìn)行合理配置

人事檔案相當(dāng)于一個(gè)人力資源的大型數(shù)據(jù)庫。我們可以從人事檔案庫中了解到企業(yè)任何一個(gè)成員的詳細(xì)資料，根據(jù)企業(yè)員工的不同學(xué)歷背景和專業(yè)技能，組織者可以對(duì)它們進(jìn)行合理的分工配置，使得人才可以各盡其用，每個(gè)人都能在他的工作崗位上發(fā)揮最大的價(jià)值，企業(yè)也因此能夠得到迅速的發(fā)展。

（四）人事檔案管理能夠幫助企業(yè)有針對(duì)性地設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目

員工在上崗之前，企業(yè)會(huì)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。在培訓(xùn)之前，組織者可以根據(jù)員工的資料和信息，比如教育背景、年齡等，來設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，比如企業(yè)針對(duì)不同年齡段的員工需要區(qū)別對(duì)待，對(duì)于年輕一點(diǎn)的員工可以培訓(xùn)他們專業(yè)的知識(shí)和技能，因?yàn)槟贻p人接受新事物的能力比較快，動(dòng)手能力比較強(qiáng)。而相對(duì)于年齡較大的員工來說，可以對(duì)他們進(jìn)行健康和保健的培訓(xùn)，讓他們的身體更加健康，這樣可以讓員工體會(huì)到企業(yè)對(duì)于他們的人性化管理，調(diào)動(dòng)他們工作的積極性。

（五）人事檔案管理有利于更好地對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

人事檔案管理是員工各種信息的整合，從個(gè)人的檔案中管理者可以清楚地了解到該員工的工作經(jīng)歷，品德修養(yǎng)，技術(shù)能力等方面，這樣給管理者對(duì)于規(guī)劃員工的職業(yè)生涯發(fā)展就有了較為可靠的依據(jù)。比如說如果一個(gè)員工在之前的工作生涯中做過銷售工作，并且業(yè)績非常突出，那么就可以把它列為銷售部經(jīng)理的培養(yǎng)目標(biāo)之一。再比如說如果一個(gè)員工之前并沒有做過技術(shù)性的工作，但是做過管理類的工作，那么就可以讓他向管理層靠攏。

五、結(jié)語

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理方面的價(jià)值，更突出地體現(xiàn)在對(duì)于員工檔案資料的管理中。通過對(duì)員工資料的整理和分析，來保證員工的質(zhì)量。人事檔案管理在人力資源管理中的主要作用包括：為人力資源開發(fā)提供可靠的信息和數(shù)據(jù)、為企業(yè)發(fā)展需要的人力進(jìn)行預(yù)測(cè)、按需分配企業(yè)人員去向、進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)等。當(dāng)今信息化的時(shí)代，人事檔案管理也會(huì)結(jié)合著信息技術(shù)，數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化工具使得信息查詢更加方便快捷，推動(dòng)著人力資源管理更科學(xué)更高效。

（作者單位：萊陽市社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心）endprint