李牙生

摘要：隨著當(dāng)前我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，被廣泛應(yīng)用到生活和工作當(dāng)中。并延伸至學(xué)校檔案管理方面的工作，大大提高了檔案管理的效率，省去了大量人力和時(shí)間，保證檔案管理的高效性和完整性。在應(yīng)用信息化管理之后，學(xué)校檔案管理的水平得到了不斷提升。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；學(xué)校檔案管理；有效應(yīng)用

【中圖分類號(hào)】G637.2

當(dāng)前我國(guó)科技不斷發(fā)展，各行各業(yè)都應(yīng)用了信息化技術(shù)，為的是大大提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)手段，可以解決檔案信息繁瑣的特性，減少所需的工作流程，減少人力的使用，更重要的保證了檔案的有序性和保密性。因此對(duì)待當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀使用信息化技術(shù)管理是十分必要的。

1. 學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端

當(dāng)前我國(guó)的教育機(jī)構(gòu)主要針對(duì)并重視的是學(xué)生的成績(jī)和錄取情況，沒(méi)有具體針對(duì)錄取之后的檔案管理進(jìn)行相關(guān)的控制措施。檔案管理是十分重要的，檔案是作為學(xué)校的資源數(shù)據(jù)庫(kù)和核心內(nèi)容的存在，是關(guān)乎每個(gè)學(xué)生發(fā)展的重要記錄，是走向社會(huì)的自身說(shuō)明書。由此，必須加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理，提升檔案管理效率，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，提升檔案查詢效率，完善檔案管理相關(guān)制度。

1.1.檔案管理的缺陷

傳統(tǒng)學(xué)校的檔案管理模式還停留在人工處理的模式上，由于學(xué)校學(xué)生數(shù)量較多，面對(duì)大量的檔案文件，需要投入更多的人力物力，管理流程復(fù)雜繁瑣，不能保證有效落實(shí)各種信息的保管工作，從而降低檔案管理的效率。由于傳統(tǒng)檔案管理模式涉及管理人員較多的問(wèn)題，檔案的保密性沒(méi)有得到確實(shí)保障，保密性低。檔案是隨著學(xué)生的發(fā)展進(jìn)行不斷完善的，因此伴隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，要增加相應(yīng)的檔案信息需要從文檔庫(kù)中找尋相對(duì)應(yīng)的資源，但由于信息查詢較為困難，也隨著檔案內(nèi)容的復(fù)雜化，從而影響了后期檔案信息的完善，這種方式不僅限制了檔案信息的檢索也難以維系對(duì)檔案資料的保護(hù)。

2. 應(yīng)用信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

應(yīng)用信息技術(shù)可以有效的開展學(xué)校檔案的智能化管理和高效管理，解決檔案的維護(hù)難、檢索難的特點(diǎn)。主要體現(xiàn)在應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)時(shí)可以有效運(yùn)行學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)多功能的管理軟件將檔案進(jìn)行綜合化管理，落實(shí)檔案管理工作，提升工作效率和檢索速度，降低數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率，并能及時(shí)的進(jìn)行相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的更新。對(duì)于學(xué)校信息化檔案管理來(lái)講，要求選擇具有專業(yè)水平的管理人才擔(dān)任和負(fù)責(zé)，同時(shí)要具有較高的技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)、個(gè)人修養(yǎng)，通過(guò)這種人才的應(yīng)用，可以保證檔案管理工作的保密性和完整性，避免出現(xiàn)檔案的泄密和檔案資源不完整的現(xiàn)象。

3. 檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的相關(guān)問(wèn)題

我國(guó)學(xué)校中的檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)是比較大的，但在當(dāng)前的信息化管理模式中仍存在一些尚待解決的問(wèn)題，對(duì)于這些問(wèn)題的解決和改善是提升信息化檔案管理的重要舉措，通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題的研究制定出具體可行的實(shí)踐方案，更好的為各學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.1.信息管理設(shè)備可能出現(xiàn)的問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)應(yīng)用電子設(shè)備進(jìn)行科技的創(chuàng)新已成為社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，因此在實(shí)行人工到智能的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，依靠計(jì)算機(jī)和相關(guān)信息處理設(shè)備進(jìn)行檔案的管理過(guò)程可能會(huì)出現(xiàn)一系列問(wèn)題，例如檔案載體的改變，大量數(shù)據(jù)和信息被輸入到電子產(chǎn)品中，一旦相應(yīng)的管理設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，可能導(dǎo)致大量信息的流失和泄露。通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，電子文件成為了保存檔案內(nèi)容的重要載體，但是這種電子文件的復(fù)制率和修改率相較與人工來(lái)講更高，難以確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。雖然應(yīng)用電子信息技術(shù)更好的實(shí)現(xiàn)了檔案的儲(chǔ)備與整理，但更大程度上需要更好的維護(hù)和管理，以便信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用。

3.2.相關(guān)的學(xué)校檔案管理制度的缺失

我國(guó)當(dāng)前對(duì)學(xué)校的管理檔案方面投資較少，也不是十分重視，其相關(guān)的檔案管理?xiàng)l文比較少，沒(méi)有綜合的檔案管理體系，也缺失信息化檔案管理制度，沒(méi)有對(duì)管理要求進(jìn)行明確規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作失去標(biāo)準(zhǔn)，不能及時(shí)有效的解決檔案處理中的問(wèn)題，無(wú)法可依、無(wú)章可循，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)紕漏。

4.解決當(dāng)前信息化檔案管理弊端的措施

要想解決當(dāng)前信息化檔案問(wèn)題，就必須明確當(dāng)前檔案處理中所出現(xiàn)的弊端，對(duì)癥下藥，從根本上解決檔案處理問(wèn)題，制定相應(yīng)的控制措施，優(yōu)化信息化檔案管理模式。

4.1.提升信息化檔案管理的水平

通過(guò)明確當(dāng)前學(xué)校信息化檔案管理中所出現(xiàn)的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，從管理的各個(gè)流程出發(fā)，抓住管理工作的重點(diǎn)，提升檔案管理的規(guī)范化和業(yè)務(wù)化水平，確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)足夠完善，不斷落實(shí)檔案工作的有序開展，標(biāo)準(zhǔn)化流程，建立有效的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，將智能化管理落實(shí)到基層，從根本做起，在實(shí)踐中不斷找尋問(wèn)題并解決問(wèn)題，提高信息化檔案管理效率，從而提升整體的檔案管理水平。

4.2.完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，從而更好的為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在保證學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上實(shí)行現(xiàn)代信息技術(shù)管理體系，從而提高檔案管理信息化的質(zhì)量。通過(guò)不斷地完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為每名學(xué)生提供更全面的信息和服務(wù)。

4.3.建立信息化檔案管理體制，智能化辦公

建立信息化檔案管理體制，對(duì)管理流程進(jìn)行細(xì)則說(shuō)明，制定管理?xiàng)l文，建立管理工作標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)條文辦事，提高辦事效率。通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)使得管理工作與網(wǎng)絡(luò)之間的關(guān)系更加密切，要智能化辦公，改善立卷方法，提升檔案的準(zhǔn)確性和高效性，及時(shí)對(duì)檔案遺漏的信息進(jìn)行補(bǔ)充，避免檔案發(fā)生變質(zhì)問(wèn)題，利于學(xué)生進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索和查詢。

4.4.綜合提升檔案管理人員的素質(zhì)水平

提升管理人員的素質(zhì)水平十分必要，特別是信息化檔案管理方面針對(duì)人才的選擇很重要。通過(guò)對(duì)管理人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)，不斷拓寬管理人員的專業(yè)知識(shí)技能，增強(qiáng)責(zé)任感，提升其業(yè)務(wù)能力。

結(jié)束語(yǔ)

總結(jié)全文，信息技術(shù)的使用大大減少了學(xué)校檔案管理工作的繁瑣步驟，有效應(yīng)用意義很大，但是當(dāng)前我國(guó)的信息化教學(xué)檔案管理工作中仍存在許多問(wèn)題，因此要通過(guò)不斷地完善與改進(jìn)提高信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施，提高管理人員的綜合素質(zhì)，從根本上提高檔案管理的效率，更好的為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。不斷地開拓創(chuàng)新信息技術(shù)，更好與檔案管理完美結(jié)合。

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