信息時代檔案資源的開發(fā)與管理分析

趙倩

【摘要】隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的開發(fā)與管理也更加現(xiàn)代化、簡便化。目前信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在檔案工作中。本文就此展開了討論，詳細(xì)分析了如何充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)與管理方式，從而提升檔案工作效率。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案資源；開發(fā)；管理

檔案資源的開發(fā)與管理是社會資源管理工作的重要組成部分。而信息技術(shù)不僅改變了人們的生活方式，還極大地促進(jìn)了各個行業(yè)的改革。在檔案資源開發(fā)與管理中亦是如此。也正因?yàn)槿绱?，如何利用信息技術(shù)，更好地提升檔案資源開發(fā)與管理工作水平，也成為諸多業(yè)界人士關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、檔案資源開發(fā)的重要性

檔案是還原、保存社會資源信息的重要文件。但是作為信息資源，檔案如果只保存而不開發(fā)利用，處于封閉狀態(tài)，那它與一堆廢紙無異，無法體現(xiàn)出保存的意義。另外，如果信息的傳播、共享受到阻礙，也會造成信息資源的價值折損。顯然，在檔案資源管理的同時，也要積極開發(fā)檔案資源。只有這樣才能更好地提升檔案資源服務(wù)工作質(zhì)量。

在信息時代下，信息的傳播、存儲、共享等工作都發(fā)生了非常大變化。為了適應(yīng)時代要求，滿足人們對信息資源的需求，檔案管理部門也要積極探索檔案資源的開發(fā)、管理新方法，從而改變傳統(tǒng)的工作模式，提升檔案資源的利用價值。

二、信息時代檔案資源的開發(fā)與管理途徑

1.轉(zhuǎn)變觀念

在信息時代，檔案管理者要積極轉(zhuǎn)變工作理念，對傳統(tǒng)的工作方法加以改革，并檔案管理工作的服務(wù)性，從而滿足時代發(fā)展要求。

首先，為了能夠更好地做好檔案資源開發(fā)工作，為社會提供良好的資源服務(wù)，檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案管理人員的法制觀念培訓(xùn)，使其能夠規(guī)范開展檔案管理剛給你做。其次，若要做好檔案資源的開發(fā)與利用，檔案管理人員就要具備足夠的專業(yè)知識。在一些基層單位中，有可能存在著檔案管理人員不了解檔案資源服務(wù)工作重要性的問題。對此，相關(guān)部門要積極開展宣傳教育工作。尤其是要重點(diǎn)提升檔案管理人員的服務(wù)意識，使其能夠?yàn)槿罕娞峁└玫姆?wù)工作。再者，在信息時代下，檔案管理部門要努力創(chuàng)設(shè)信息化管理環(huán)境，加快管理人員的意識轉(zhuǎn)變。如改變檔案信息資源服務(wù)手段，并開設(shè)信息管理系統(tǒng)和咨詢服務(wù)平臺，不斷拓寬檔案資源的開發(fā)、管理方式。最后，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)重視不斷加強(qiáng)自身的思想文化建設(shè)，能夠保持良好的工作態(tài)度，處理好每項(xiàng)工作，從而提升檔案資源的開發(fā)與管理工作水平。

2.加快資源整合

做好資源整合工作，才能建立現(xiàn)代化的檔案資源開發(fā)與管理模式，才能構(gòu)建完善、規(guī)范的信息化服務(wù)平臺，從而真正提升檔案資源的開發(fā)與管理工作水平。

首先，為了實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的集中管理，管理部門應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建一站式服務(wù)平臺，充分做好信息錄入、存儲、搜索、查詢、利用等工作，徹底改變傳統(tǒng)的資源共享方式，從源頭上真正解決檔案資源的開發(fā)利用問題。另外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)社會各部門的聯(lián)合，建立更為完善、強(qiáng)大的檔案資源信息庫，從而讓整個社會的檔案資源得到充分利用。同時，還可以借助公共平臺，改檔案信息資源的共享方式。其次，隨著我國時代的發(fā)展，檔案資源管理工作也逐漸被分離。雖然這樣使檔案管理工作更加精細(xì)，但是卻造成了嚴(yán)重的檔案資源分離問題。為此，在信息時代，資源共享、存儲更為方便的情況下，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各活動主體間的聯(lián)系，保證各檔案管理部門既能相互協(xié)作，也能相互獨(dú)立，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用。最后，應(yīng)當(dāng)處理好檔案信息資源的利用和保密工作之間的關(guān)系，選擇適當(dāng)?shù)貫樾枨笳吖_相關(guān)檔案信息資源。如建立智能化檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)智能檢索，并利用先進(jìn)的加密技術(shù)，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。

3.拓寬檔案信息資源的編制渠道

檔案信息資源的編制是開發(fā)、管理檔案信息資源的基礎(chǔ)。因而，要規(guī)范、有序地開展檔案信息資源編制工作，全面、系統(tǒng)將社會資源價值體現(xiàn)與檔案信息資源編制聯(lián)系在一起，從而確保更多的檔案資源能夠服務(wù)于社會，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)。

在信息時代下，傳統(tǒng)的編制工作方式已經(jīng)無法檔案管理工作的需求。為此，管理人員要積極嘗試新方法，提升檔案資源信息的收集、處理效率。同時，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)注意不斷地通過收集、加工、整理，改變檔案信息資源的封閉性，充分體現(xiàn)出檔案信息資源的社會價值。其次，創(chuàng)新檔案編纂方式，改變傳統(tǒng)的封閉式編纂工作方法。如根據(jù)社會各界的需求，開展針對性的決策、專題等服務(wù)課題研究，并全面實(shí)現(xiàn)運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的存儲、檢索、查詢等。最后，檔案資源的開發(fā)工作質(zhì)量決定了檔案信息資源的利用價值。而能否確保檔案資源的開發(fā)工作質(zhì)量則主要取決于管理人員。因而，在檔案信息編制中，要確保信息質(zhì)量，并積極深入工作實(shí)際，不斷優(yōu)化檔案資源編制工作，從而實(shí)現(xiàn)更深層次地檔案資源開發(fā)，最終為群眾提供更好地檔案資源服務(wù)工作。

4.完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)

為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，從而創(chuàng)建出一種全新的服務(wù)、管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息開發(fā)與管理的信息化。

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。而積極構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境能有效解決這一問題。為此，檔案信息管理部門要積極利用信息技術(shù)。首先，檔案管理要結(jié)合工作實(shí)際，研制出實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理程序。同時，積極利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、加密技術(shù)等構(gòu)建出保密性高、服務(wù)性好的網(wǎng)絡(luò)工作體系。其次，針對檔案管理工作實(shí)際，要大膽創(chuàng)新管理體系。如建立數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)共享、日常應(yīng)用等工作機(jī)制，確保既能為用戶提供最新、最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，也能實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)共享。或者還可以建立日常的信息交換機(jī)制，公共信息資源必須全面共享，專用信息資源必須在一定范圍內(nèi)共享，用嚴(yán)格的制度來避免各單位信息封鎖、難以互通的現(xiàn)象發(fā)生。并鼓勵各檔案部門用新的手段來研究問題、處理工作，要深入推廣網(wǎng)上作業(yè)、無紙化辦公、智能化管理等工作方式，使檔案信息資源開發(fā)利用工作在實(shí)際應(yīng)用中，不斷完善，良性發(fā)展。最后，應(yīng)當(dāng)加大網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)的資金投入，確保信息技術(shù)能夠被充分應(yīng)用在檔案資源開發(fā)與管理工作中。如建設(shè)檔案部門的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)、專網(wǎng)，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，建設(shè)一個易擴(kuò)充、升級、管理和使用的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展；同時，不斷積極引進(jìn)新設(shè)備，做好檔案信息管理工作的軟硬件建設(shè)。另外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加大對信息技術(shù)人員的培訓(xùn)投入，確保能夠開展檔案信息服務(wù)工作?？偟膩碚f，若要充分利用信息技術(shù)，做好檔案資源的開發(fā)與管理，就要積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，營造出良好的信息技術(shù)應(yīng)用氛圍。

5.充分利用現(xiàn)代化傳播、共享途徑

檔案管理部門是通過檔案資源收集、整理、存儲、共享來實(shí)現(xiàn)價值的社會服務(wù)機(jī)構(gòu)。而檔案作為文化知識的載體，在傳播過程中也會不斷促使文化知識增值。在現(xiàn)代化背景下，信息的傳播、共享機(jī)制也發(fā)生了非常大的變化，依靠傳統(tǒng)的檔案資源傳播方式是無法滿足時代需求。為此，檔案管理部門應(yīng)大力創(chuàng)新檔案資源的傳播、共享途徑。

首先，應(yīng)積極利用最新的信息傳播方式。檔案信息的種類非常多，在傳統(tǒng)工作模式中，檔案資源整合后很容很出現(xiàn)孤島現(xiàn)象。為了改變這種現(xiàn)象，檔案管理部門應(yīng)嘗試大膽嘗試新方法。比如開辦檔案閱覽室，或者是開展各種檔案資源服務(wù)活動，亦或利用現(xiàn)有的各種社交媒體，創(chuàng)設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享機(jī)制，從而加強(qiáng)檔案管理部門與社會之間的聯(lián)系。其次，應(yīng)加快檔案資源網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，提高檔案資源的利用率。如按照用戶需求，對檔案資源進(jìn)行分類整理、編輯，并實(shí)現(xiàn)各檔案管理部門信息的整合，結(jié)合現(xiàn)代化的信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速傳播、共享。最后，檔案管理部門可以建立專門的網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化管理。這樣能打破空間、時間的限制，拓寬檔案資源服務(wù)工作的范圍，真正提升檔案資源的傳播、共享效率?？偟膩碚f，在信息時代，檔案管理部門應(yīng)與時俱進(jìn)，積極利用各種知識傳播、共享渠道，改變傳統(tǒng)的檔案資源服務(wù)模式，從而創(chuàng)造出更加便捷、高效地傳播、共享模式。

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的管理工作。為此，在信息化進(jìn)程不斷加快的背景下，要積極創(chuàng)設(shè)檔案資源的信息化工作模式，并結(jié)合檔案管理實(shí)際從多個方面入手，完善檔案資源的開發(fā)與管理工作體系，從而更好地發(fā)揮出檔案資源的潛在價值。

【參考文獻(xiàn)】

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