軍工企業(yè)認(rèn)證檔案管理

蔣秀燕

摘 要：本文首先論述了在質(zhì)量體系認(rèn)證中的檔案工作的重要性，檔案工作一方面給質(zhì)量認(rèn)證提供了原始資料，同時(shí)檔案也是主要被審核的對象之一，并且根據(jù)檔案工作的意義提出了一些檔案管理方面的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：軍工企業(yè)；檔案管理；認(rèn)證

軍工企業(yè)本身具有的特殊性即質(zhì)量要求格外嚴(yán)格，所以在進(jìn)行質(zhì)量體系認(rèn)證的時(shí)候就不能忽視軍工企業(yè)的檔案工作，從重要性上來講，檔案一方面可以成為認(rèn)證活動(dòng)的平整，同時(shí)也是質(zhì)量體系中非常重要的一個(gè)組成部分，從這個(gè)意義上來說，質(zhì)量認(rèn)證和檔案管理工作二者是不能分離的，如果把質(zhì)量認(rèn)證工作做好，檔案管理工作的水平也就會(huì)更高。

1 檔案管理工作在認(rèn)證中的作用

檔案管理工作本身和質(zhì)量認(rèn)證活動(dòng)關(guān)系非常密切，主要在下列兩個(gè)方面得到體現(xiàn)。

（一）質(zhì)量體系認(rèn)證的重要內(nèi)容就是檔案工作的水平

國家出臺(tái)的相關(guān)法規(guī)和政策中，對檔案管理工作的全部過程和全部內(nèi)容都做出了明確的規(guī)范，其內(nèi)容涵蓋非常廣泛，對文件資料來講，從文件資料的制作環(huán)節(jié)到發(fā)放出去和清退以及接收都包含在內(nèi)，如何利用現(xiàn)行文件、并且如何對其進(jìn)行管理，如何接收外來文件資料；而在產(chǎn)品設(shè)計(jì)方面，其形成環(huán)節(jié)、積累環(huán)節(jié)和歸檔整理環(huán)節(jié)和后續(xù)使用等等，上述所有環(huán)節(jié)都突出了明確的規(guī)范，檔案工作就成為了質(zhì)量體系認(rèn)證審核中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（二）檔案給質(zhì)量認(rèn)證提供依據(jù)

相關(guān)文件要求承制方應(yīng)該制定一個(gè)質(zhì)量記錄標(biāo)識(shí)，并且有效執(zhí)行，從收集一直到查閱和歸檔保存應(yīng)該形成一套程序，質(zhì)量體系應(yīng)該有效運(yùn)行應(yīng)該通過質(zhì)量記錄的保存來進(jìn)行證明。

所以結(jié)合前文，說明了質(zhì)量管理應(yīng)該遵循著以數(shù)據(jù)為準(zhǔn)的原則，而軍工產(chǎn)品在進(jìn)行產(chǎn)品開發(fā)研制和生產(chǎn)銷售以及售后服務(wù)等一系列活動(dòng)中產(chǎn)生一系列的技術(shù)報(bào)告和文件，這些材料都將作為最原始的記錄作為檔案予以保存，所以其具有很高的憑證性和真實(shí)性，所以完全符合質(zhì)量認(rèn)證體系的要求。因而，在進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證審核的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)把檔案作為一項(xiàng)重點(diǎn)審核對象，所以我們認(rèn)為檔案給質(zhì)量認(rèn)證提供了審核的依據(jù)。

在相關(guān)的質(zhì)量管理工作中，也應(yīng)該遵循可回溯性原則，意即可以根據(jù)一個(gè)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄直接追查到該項(xiàng)目的歷史，并且可以向類似項(xiàng)目進(jìn)行輻射，這就要求檔案管理人員可以提供質(zhì)量環(huán)全過程相關(guān)產(chǎn)品的所有數(shù)據(jù)和資料，本文所提到的質(zhì)量環(huán)包括了和產(chǎn)品以及質(zhì)量相關(guān)的全部活動(dòng)，這些內(nèi)容貫穿了從設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)對于主梁的要求和用戶需要的要求之中，但是在日常的生產(chǎn)工作中，質(zhì)量環(huán)的全不檔案資料都應(yīng)該在檔案部門留存，所以如果想要查到這部分信息，只有依靠檔案管理部門。質(zhì)量環(huán)如果完整，就可以對所有可追溯的信息進(jìn)行查詢，進(jìn)而推動(dòng)軍工企業(yè)可以有效運(yùn)行其質(zhì)量體系，所以檔案管理工作對于軍工企業(yè)來說，是一項(xiàng)對其自身產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行認(rèn)證的必要手段。

2 做好檔案工作，為質(zhì)量認(rèn)證服務(wù)

（一）建立健全檔案工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)按GJB/Z9001對檔案工作的要求，建立健全符合軍工產(chǎn)品質(zhì)量體系要求的檔案工作制度和標(biāo)準(zhǔn)，使軍工產(chǎn)品承制單位文件和資料的運(yùn)作處于受控狀態(tài)，確?，F(xiàn)場使用的文件資料現(xiàn)行有效。檔案部門要對已有的文件和管理制度進(jìn)行審查，對不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的條文和規(guī)定進(jìn)行修改完善，以增強(qiáng)檔案資料的實(shí)用性和可操作性。總括地說，就是要把GJB/Z9001對檔案工作的要求，貫徹落實(shí)到檔案工作的全過程。并通過檔案執(zhí)法檢查，確保制度正常運(yùn)行。

（二）檔案資料管理要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求按照GJB/Z9001的規(guī)定對館（庫）藏檔案資料進(jìn)行全面檢查、整頓，使其達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，為質(zhì)量體系認(rèn)證提供可靠的依據(jù)性資料。（1）檢查檔案資料的系統(tǒng)性、完整性對不符合要求的檔案資料，要進(jìn)行補(bǔ)充和完善；對各職能部門應(yīng)歸檔的文件材料要督促其歸檔。（2）檢查歸檔文件材料的質(zhì)量歸檔文件是否是有效版本；若是更改后的文件，是否有更改記錄和相應(yīng)的原始材料；文件的審批手續(xù)是否齊備，是否有相關(guān)的授權(quán)人或部門的簽字蓋章等。凡不符合要求的應(yīng)及時(shí)處理。（3）檢查檔案案卷的質(zhì)量主要檢查已被更改的文件、失效或作廢的文件是否對其進(jìn)行了標(biāo)識(shí)；保管期和密級是否進(jìn)行了標(biāo)注；案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、面簽、背簽填寫是否規(guī)范；卷內(nèi)文件排列是否整齊有序，賬物是否相符等，若發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（4）對現(xiàn)場使用的圖樣資料進(jìn)行檢查主要檢查失效或作廢的文件、圖樣是否已更換，圖樣資料是否系統(tǒng)、完整、齊全，以防止誤用失效或作廢文件。

（三）做好文件資料的發(fā)放工作軍工產(chǎn)品文件資料的及時(shí)發(fā)放可使各個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)得到有效版本的文件資料，這對質(zhì)量體系有效正常地運(yùn)行起著重要的作用。對本單位制定的技術(shù)文件資料，按照發(fā)放規(guī)定發(fā)放，并做好發(fā)放工作記錄，建立發(fā)放卡或發(fā)放賬；對失效或作廢文件要及時(shí)收回；對從外單位調(diào)進(jìn)的軍工產(chǎn)品文件資料，要按控制管理程序進(jìn)行發(fā)放；對失效或作廢的文件資料要及時(shí)收回，并做好標(biāo)識(shí)、建賬，定時(shí)將其銷毀。

（四）為質(zhì)量認(rèn)證工作服好務(wù)檔案工作要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求，把GJB/Z9001的規(guī)定貫徹到檔案工作中去，服務(wù)于軍工產(chǎn)品的研制和生產(chǎn)。檔案工作人員要增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)觀念，堅(jiān)持“質(zhì)量第一”、以質(zhì)量求生存、以質(zhì)量求發(fā)展的思想。要充分認(rèn)識(shí)檔案工作在質(zhì)量認(rèn)證中的重要作用，同時(shí)要積極參加本單位認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，明了本單位的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，掌握并正確實(shí)施與檔案工作有關(guān)的質(zhì)量體系程序文件。檔案人員還要提高自身的素質(zhì)，扎扎實(shí)實(shí)地做好分管的檔案工作，提高檔案管理質(zhì)量，練好內(nèi)功，積極參與質(zhì)量認(rèn)證活動(dòng)，認(rèn)真整改審核中存在的問題，通過質(zhì)量認(rèn)證活動(dòng)，使檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。

（五）充分發(fā)揮科技檔案的價(jià)值

相關(guān)的檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)和科技人員之間的溝通，對于檔案資料的行程和整理情況進(jìn)行有效交流，并且確定項(xiàng)目之間的聯(lián)系，對其開發(fā)利用價(jià)值進(jìn)行了解，并且隨時(shí)進(jìn)行檢查工作和核對工作，避免出現(xiàn)遺漏的狀況，在歸檔工作中以細(xì)致為主，才能夠讓檔案發(fā)揮出自己的作用和使用價(jià)值來。除此以外，科技檔案經(jīng)常被借閱，所以在分檔的時(shí)候可以按照產(chǎn)品分類來進(jìn)行，并且建立一個(gè)文件目錄和電子查詢系統(tǒng)，這樣就可以大大方便使用者進(jìn)行查詢了。

3 結(jié)語

軍工企業(yè)質(zhì)量體系認(rèn)證工作應(yīng)該要求企業(yè)全員積極參與，在進(jìn)行認(rèn)證的時(shí)候，檔案管理工作人員應(yīng)該各司其職，在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候應(yīng)該有效而準(zhǔn)確，同時(shí)在向相關(guān)部門人員提供質(zhì)量體系信息的時(shí)候要做到有效而全面，這樣才能做好檔案管理工作，推動(dòng)質(zhì)量認(rèn)證工作，提供質(zhì)量可靠、規(guī)格過關(guān)的產(chǎn)品。

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