淺談鯉城區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理

黃海燕

摘 要：文章在闡述鯉城區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案存在的問題及原因，提出了規(guī)范職工檔案管理工作的對(duì)策與措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；職工檔案；管理

職工檔案是職工信息的縮影，是職工在社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是職工在德、能、勤、績等方面的綜合體現(xiàn)。近年來，隨著社會(huì)對(duì)民生檔案解民憂的關(guān)注度越來越高，如何規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展，引起了相關(guān)部門的日益重視。本人擬在分析鯉城區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案現(xiàn)狀、存在問題及原因的基礎(chǔ)上，探索并提出相應(yīng)的對(duì)策與思路。

1 當(dāng)前鯉城區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理現(xiàn)狀

除個(gè)別單位外，鯉城區(qū)絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都有職工，且人數(shù)不少?，F(xiàn)有機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案近千份，其中事業(yè)職工檔案所占比重最大，有600多份，其次是退休職工檔案有300多份，行政職工檔案較少，約占總數(shù)的十分之一。一直以來，鯉城區(qū)堅(jiān)持關(guān)注民生檔案促進(jìn)和諧發(fā)展的理念，認(rèn)真貫徹落實(shí)《福建省用人單位職工檔案管理辦法》，在推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)上取得了良好的成效。鯉城區(qū)大多數(shù)管檔單位能夠意識(shí)到職工檔案工作的重要性，設(shè)立職工檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專門檔案人員。建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，配備符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案裝具，并由機(jī)關(guān)辦公室或內(nèi)設(shè)人事部門或綜合檔案室負(fù)責(zé)管理。建立完善職工檔案查閱、借閱、庫房管理、保密等保管利用的規(guī)章制度。能做好職工檔案的收集歸檔，按要求進(jìn)行分類。特別是教育系統(tǒng)、原糧食系統(tǒng)等職工人數(shù)較多的單位，設(shè)立了人事部門和專門檔案室，配備專人對(duì)本系統(tǒng)職工檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保職工檔案完整性和規(guī)范性。大部分主管單位能加強(qiáng)對(duì)所屬事業(yè)單位職工檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。鯉城區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案與職工利息休戚相關(guān)，這些職工檔案的規(guī)范保管和利用有利于維護(hù)職工利益，調(diào)動(dòng)職工工作積極性，促進(jìn)鯉城經(jīng)濟(jì)社會(huì)和諧健康發(fā)展。

2 鯉城區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案存在問題及原因分析

雖然近年來鯉城區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有出現(xiàn)因職工檔案問題導(dǎo)致嚴(yán)重糾紛，但仍存在不少隱患應(yīng)該引起我們的重視。

（一）檔案意識(shí)淡薄。一方面，作為職工檔案管理“主力軍”的用人單位仍有一些單位存有認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，以為職工檔案的管理工作不是本單位的主要工作，而是一種保管人事信息資源或者機(jī)密文件的事務(wù)性工作，只要不損壞，不丟失，不泄密，能夠進(jìn)行查檔、轉(zhuǎn)遞等工作就可以了。另一方面，由于長期以來檔案管理重“保密”輕“利用”，使得一些職工成了“檔案盲”，對(duì)自身檔案持一種“檔案無用論”的觀念，認(rèn)為檔案可有可無，不會(huì)主動(dòng)利用檔案，有的由于工作變動(dòng)甚至不知道自身檔案在哪里，等到需要辦理退休、社保等必須用到檔案的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全或者檔案丟失，給自己造成各方面的損失和影響。

（二）檔案管理制度執(zhí)行不到位。在職工檔案管理制度方面，大部分單位能制定并落實(shí)好查閱利用和安全保管等制度，但在職工檔案的歸檔制度、轉(zhuǎn)遞移交制度等方面落實(shí)力度不夠，比如有的單位職工檔案材料收集歸檔不夠及時(shí)或者材料收集不齊全；少數(shù)單位有及時(shí)收集職工新產(chǎn)生的檔案，但整理不夠規(guī)范；個(gè)別單位在職工工作調(diào)動(dòng)后，沒有及時(shí)辦理轉(zhuǎn)遞或接收，導(dǎo)致職工在新舊單位產(chǎn)生的檔案分散保管，直接影響職工檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，損害了職工切身利益。

（三）檔案管理主體多頭錯(cuò)位。鯉城區(qū)目前保管職工檔案的主體有組織部、人社局、用人單位上級(jí)主管部門和用人單位，這種多頭交叉管理的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是同個(gè)單位的職工檔案分散在組織部、人社局或本單位等不同單位管理，比如有個(gè)別單位的職工檔案存在兩個(gè)或兩個(gè)以上單位交叉管理的現(xiàn)象；二是同一個(gè)職工的檔案，分散在不同的單位管理，比如有些單位的個(gè)別職工的檔案，既部分保存在本單位，又部分保存在組織部或人社局。之所以出現(xiàn)上述現(xiàn)象，是因?yàn)樵耸鹿芾眢w制、1997年鯉城區(qū)行政區(qū)劃調(diào)整遺留問題及工作人員身份改制（由干部改制為職工）等原因造成的。

（四）檔案管理的軟硬件水平不足。在檔案管理硬件方面，個(gè)別單位不重視檔案工作，投入經(jīng)費(fèi)不足，“八防”設(shè)備配套不齊全，防火、防潮、防蟲等不達(dá)標(biāo)，職工檔案存在安全隱患。在軟件方面，檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)有待提高。大多數(shù)管理人員有大學(xué)學(xué)歷，持證上崗，并積極參加各級(jí)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有較高檔案管理水平。但是有的單位由于人手不足，檔案管理人員是兼職的，且人員變動(dòng)頻繁，檔案人員對(duì)檔案材料的收集歸檔裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)檔案工作投入精力不足，很大程度上制約了職工檔案管理水平。職工檔案管理方式方法較落后，檔案的調(diào)用和查閱大多采用手工操作，紙質(zhì)檔案材料的反復(fù)調(diào)用，造成紙張褶鄒、破損等，不利于檔案的完整與安全。

3 規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理工作的對(duì)策與措施

規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理工作，應(yīng)順應(yīng)新形勢(shì)，堅(jiān)持“以人為本”的原則，有針對(duì)性地采取措施，調(diào)動(dòng)相關(guān)部門的主動(dòng)性，切實(shí)保障職工的合法利益，維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定。

（一）加大宣傳，提高思想認(rèn)識(shí)。提高全社會(huì)的檔案意識(shí)是做好職工檔案工作的首要環(huán)節(jié)。各用人單位和管檔單位要樹立高度自覺的大局意識(shí)，把職工檔案工作列入本單位的中心工作上來謀劃，不斷推進(jìn)新時(shí)期的職工檔案工作。檔案部門要定期組織機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員參加職工檔案管理的有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)《檔案法》、《福建省用人單位職工檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)，不斷提高單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)職工檔案工作的重視度和檔案業(yè)務(wù)水平。要充分運(yùn)用電視臺(tái)、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等多種媒體，集中宣傳規(guī)范職工檔案管理工作的重要性，營造濃厚的輿論氛圍，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)效果，提高全社會(huì)檔案意識(shí)， 從而更好地督促職工檔案管理工作。

（二）健全制度，強(qiáng)化監(jiān)督。 各職工檔案管理單位要健全完善并嚴(yán)格落實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理制度，嚴(yán)格按制度和程序收集、鑒別、歸檔和移交職工檔案材料，做到查閱、借閱檔案有登記，轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出職工檔案辦理交接手續(xù)，確保“檔隨人走”。要建立健全職工檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，把職工檔案工作作為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員年度考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，人社局和檔案局要定期檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督各單位職工檔案管理工作，對(duì)督查中發(fā)現(xiàn)的問題責(zé)令限期整改；對(duì)損毀、涂改或丟失職工檔案等行為必須追究相關(guān)人員法律責(zé)任，確保職工檔案工作落到實(shí)處。endprint

（三）理清管理體制，明確管理主體。根據(jù)《福建省用人單位職工檔案管理辦法》規(guī)定，職工檔案只能由人社局和用人單位來管理，考慮鯉城的實(shí)際情況，借鑒山東省泗水縣、武漢市新洲區(qū)等地方的做法，鯉城區(qū)職工檔案的管理應(yīng)突出職能管理。一是單位主管部門管理。針對(duì)鯉城教育、衛(wèi)生系統(tǒng)職工數(shù)量較多、主管單位職工檔案管理水平較高、有專門內(nèi)設(shè)人事部門和檔案室的特點(diǎn)，教育、衛(wèi)生系統(tǒng)的職工檔案可以由其主管單位管理本單位及下屬事業(yè)單位職工檔案，同時(shí)接受人社局和檔案局在業(yè)務(wù)上的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督。二是統(tǒng)一管理。人社局設(shè)立專門的檔案室，依法綜合管理除教育、衛(wèi)生系統(tǒng)外鯉城轄區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職工檔案，用人單位應(yīng)負(fù)責(zé)本單位職工檔案新產(chǎn)生材料的收集和定期報(bào)送歸檔工作，人社局對(duì)各單位材料的報(bào)送情況進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，同時(shí)接受檔案局的監(jiān)督指導(dǎo)。

（四）開展檔案清查，摸清家底。開展檔案清查核對(duì)是確保檔案完整規(guī)范管理的關(guān)鍵步驟。必須由人社局和檔案局等單位聯(lián)合開展一次全區(qū)性大規(guī)模機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案清查整理工作。一是上門指導(dǎo)。人社局和檔案局要組織人員分批次到各用人單位進(jìn)行職工檔案業(yè)務(wù)操作的上門指導(dǎo)，認(rèn)真開展職工檔案補(bǔ)充、整理、裝訂和歸檔工作，對(duì)職工檔案進(jìn)行逐份核對(duì)、清點(diǎn)登記，統(tǒng)一梳理、封裝，對(duì)檔案中材料不齊全、記錄不規(guī)范的，認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，及時(shí)補(bǔ)充完善。對(duì)個(gè)別多頭存放的職工檔案，要督促用人單位聯(lián)系相關(guān)單位，將存放于不同地方的職工檔案進(jìn)行整合，并查閱單位文書檔案或相關(guān)資料，將散落的職工檔案材料收集整理歸檔，做到“一人一檔”，“人檔相符”，規(guī)范整理。二是做好移交備案工作。教育、衛(wèi)生系統(tǒng)等具備獨(dú)立管理職工檔案條件的主管單位，在規(guī)范整理所管理的職工檔案的基礎(chǔ)上，要按規(guī)定制作職工檔案名冊(cè)報(bào)送區(qū)人社局和檔案局備案。其他用人單位應(yīng)將規(guī)范整理好的職工檔案，按規(guī)定全部移交區(qū)人社局集中統(tǒng)一管理，由區(qū)人社局建立職工檔案名冊(cè)，確保職工檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。

（五）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平。檔案人員的管理水平的高低直接決定檔案管理水平的優(yōu)劣。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)、繁瑣單調(diào)的工作，所以檔案人員必須具有愛崗敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)、做事嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、甘于奉獻(xiàn)的精神；必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹立工作就是服務(wù)的理念；必須積極參加省市區(qū)檔案部門組織的各項(xiàng)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，及時(shí)掌握新技術(shù)和新方法，堅(jiān)持學(xué)以致用，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平；必須堅(jiān)持原則，嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)格依法治檔才能適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作，促進(jìn)職工檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（六）加快信息化建設(shè)，提高工作效率。實(shí)現(xiàn)職工檔案信息化管理是提高職工檔案管理工作的重要手段。必須建立統(tǒng)一的職工檔案基本數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的用戶分為管理員（人社局）和普通用戶（各職工檔案管理部門），普通用戶根據(jù)工作職責(zé)的不同，以不同的用戶名和密碼登錄系統(tǒng)，具有不同的使用權(quán)限。各職工檔案管理部門可以利用數(shù)據(jù)庫平臺(tái)查找特定職工檔案目錄內(nèi)容、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出情況等基本信息，提高工作效率的同時(shí)可以及時(shí)督促職工檔案材料的收集完整。同時(shí)，必須通過制度管理和技術(shù)管理等措施保證職工檔案的信息安全。

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