秦蓉
信息技術(shù)的大力發(fā)展,促進(jìn)了檔案工作模式的多元化。而且一些非常重要的檔案資料必須要通過(guò)數(shù)字化處理。為此,一些檔案部門選擇了業(yè)務(wù)外包,通過(guò)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)完成檔案數(shù)字化工作。然而,檔案數(shù)字化過(guò)程中非常容易出現(xiàn)問(wèn)題,對(duì)此,筆者對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了分析,并提出改進(jìn)的建議。
關(guān)鍵詞:檔案;數(shù)字化;業(yè)務(wù);外包
1 檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包存在的問(wèn)題
(一)從社會(huì)層面來(lái)分析
1.檔案數(shù)字化外包服務(wù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)
因?yàn)槲覈?guó)檔案數(shù)字化外包出現(xiàn)的時(shí)間非常短,所以也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。此外,國(guó)家也沒(méi)有制定相關(guān)的法律制度,比如成立檔案數(shù)字化相關(guān)機(jī)構(gòu)必須符合怎樣的標(biāo)準(zhǔn),硬件軟件的指標(biāo)、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等,都沒(méi)有得到統(tǒng)一。也因此,檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包非常容易產(chǎn)生問(wèn)題。
2.檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理不合理
目前在我國(guó)的檔案數(shù)字化外包服務(wù)行業(yè)內(nèi),沒(méi)有一個(gè)相關(guān)部門對(duì)其進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理。而且市場(chǎng)上的檔案數(shù)字化服務(wù)企業(yè)非常多,非常分散,不能進(jìn)行資源整合。所以,行業(yè)內(nèi)缺乏操作的標(biāo)準(zhǔn),這使得檔案數(shù)字化服務(wù)管理無(wú)法形成一致化。
(二)從檔案部門來(lái)分析
1.工作人員的素質(zhì)和能力有待提升
實(shí)行了檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包后,檔案部門自身的工作人員容易松懈,不再提升自己的能力。而且部門在招聘人才的時(shí)候,也沒(méi)有注重對(duì)數(shù)字化人才的引進(jìn)。此外,根據(jù)檔案從業(yè)人員的基本情況來(lái)進(jìn)行分析,因?yàn)槿狈?shù)字化過(guò)程的實(shí)踐,因此工作人員無(wú)法深入進(jìn)行學(xué)習(xí)。所以,這不利于檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。
2.難以界定檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包范圍
盡管未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是數(shù)字化,然而因?yàn)榻?jīng)濟(jì)因素、客觀因素,數(shù)字化的時(shí)候必須要?jiǎng)澏ㄏ群箜樞?,并且考慮檔案的重要程度、加密程度等。如今,我國(guó)還沒(méi)有針對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行劃分,更沒(méi)有制定劃分標(biāo)準(zhǔn),所以業(yè)務(wù)外包也存在隨意性的特點(diǎn)。
3.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包存在安全問(wèn)題
第一,實(shí)體檔案容易損壞。在進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候,必須將實(shí)體檔案移交給外包機(jī)構(gòu)。若是沒(méi)有及時(shí)辦理交接手續(xù),或者沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真核對(duì),那么就容易產(chǎn)生檔案混亂、交接不明的問(wèn)題,甚至?xí)獊G檔案。此外,檔案在進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃描的時(shí)候,必須進(jìn)行拆分和裝訂,外包機(jī)構(gòu)的人員在這個(gè)過(guò)程中,極其容易對(duì)拆分的檔案產(chǎn)生損壞,尤其是一些歷史資料。
第二,檔案信息容易泄漏。在業(yè)務(wù)外包的時(shí)候,很難完全保護(hù)檔案資料的安全。這是因?yàn)橥獍鼨C(jī)構(gòu)的工作人員可能泄漏檔案,在進(jìn)行鑒定和整理、掃描的時(shí)候,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的不認(rèn)真,都可能導(dǎo)致泄漏。而且在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,電子檔案通過(guò)復(fù)制粘貼便會(huì)被泄漏。外包服務(wù)結(jié)束后,工作人員不及時(shí)清理,也會(huì)使得信息外泄。
4.信息技術(shù)不對(duì)稱
進(jìn)行檔案數(shù)字化處理,需要非常專業(yè)的技術(shù)。而且數(shù)字化質(zhì)量一般由外包機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行控制,如果工作人員技術(shù)能力不夠,數(shù)字化的檔案又很多,那么就容易出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。而且很多外包機(jī)構(gòu)僅僅只是對(duì)最終的質(zhì)量進(jìn)行抽查,并沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的質(zhì)量檢查。因此,信息技術(shù)不對(duì)稱會(huì)給檔案數(shù)字化的質(zhì)量帶來(lái)一些影響。
(三)從數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)分析
1.外包服務(wù)機(jī)構(gòu)規(guī)模太小
因?yàn)闄n案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包在我國(guó)出現(xiàn)的時(shí)間并不長(zhǎng),因此很多外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模也不大,和國(guó)外相比,還有很長(zhǎng)的距離。同時(shí),外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)也不完善,沒(méi)有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),沒(méi)有對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行開發(fā)等。因此外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)存在局限性,不能滿足一些企業(yè)的要求。舉個(gè)例子,提供檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的企業(yè)不能夠提供數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)服務(wù),因此在數(shù)字化過(guò)程中,非常容易造成檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)不兼容的現(xiàn)象。最后,很多檔案外包機(jī)構(gòu)都沒(méi)有制定科學(xué)合理的內(nèi)部管理對(duì)策,管理不到位。
2.外包機(jī)構(gòu)的工作人員能力不夠
很多檔案業(yè)務(wù)外包企業(yè)的工作人員素質(zhì)都不夠高,而且崗位流動(dòng)性大。完成檔案數(shù)字化工作,對(duì)工作人員的技術(shù)、能力要求很高。很多外包企業(yè)為了節(jié)約成本,招聘一些對(duì)待遇要求不高、素質(zhì)一般的工作人員,而且沒(méi)有對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。因此工作人員在將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí),容易產(chǎn)生問(wèn)題。
2 應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中的業(yè)務(wù)外包建議
(一)宏觀方面
1.國(guó)家需要建立相關(guān)的法律體系
構(gòu)建一系列政策和制度,能使得檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)更加的規(guī)范。制度當(dāng)中必須包括外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。不僅如此,也要有外包業(yè)務(wù)完成后產(chǎn)生的維護(hù)制度。這樣才能使得外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量得到統(tǒng)一化、規(guī)劃化。
2.要構(gòu)建關(guān)于檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)服務(wù)協(xié)會(huì)。建立相關(guān)協(xié)會(huì)的目的,是為了對(duì)各地分散的資源進(jìn)行整合,從而合理進(jìn)行統(tǒng)籌,使得檔案外包業(yè)務(wù)擁有一定的操作標(biāo)準(zhǔn),提高服務(wù)的質(zhì)量。
(二)微觀方面
1.加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)
首先,檔案部門要對(duì)工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn),使得工作人員積極學(xué)習(xí)信息技術(shù),提高專業(yè)技能。其次,在業(yè)務(wù)外包之前,外包機(jī)構(gòu)必須組織員工學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案整理規(guī)則》、《電子檔案技術(shù)規(guī)則》等,要求工作人員遵循檔案電子化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),了解檔案電子化的流程和順序。這樣才能促使檔案外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量得到保證,提高檔案資料的安全性。
2.構(gòu)建專業(yè)化的管理流程。要保證實(shí)體檔案的安全性,外包機(jī)構(gòu)必須要求工作人員認(rèn)真清理、整理,并且對(duì)全程進(jìn)行監(jiān)控錄像。此外,也要使工作人員對(duì)檔案輕拿輕放,避免對(duì)實(shí)體檔案產(chǎn)生損壞。不僅如此,還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的管理,配備防水和防火的設(shè)備,安裝門禁系統(tǒng),禁止非工作人員進(jìn)入。對(duì)于實(shí)體檔案的存放,還要配置加鎖的檔案柜,加強(qiáng)實(shí)體檔案的保密。最后,要嚴(yán)格監(jiān)督工作人員,要求工作人員不能帶U盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)入其中。
3.簽訂保密協(xié)議
按照我國(guó)《檔案法》的規(guī)定,企業(yè)必須和檔案外包機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議,要求外包機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保密。如果檔案資料泄漏,那么外包機(jī)構(gòu)應(yīng)該進(jìn)行賠償。此外,外包業(yè)務(wù)完成以后,機(jī)構(gòu)要將存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)中保留的檔案資料進(jìn)行銷毀和清理,不能進(jìn)行私下保留,更不能使得檔案資料泄漏。
(三)中層方面
1.選擇優(yōu)質(zhì)的外包服務(wù)企業(yè)
檔案部門要采取招標(biāo)的方式,選擇優(yōu)質(zhì)的外包服務(wù)企業(yè)。在招標(biāo)的時(shí)候,也要將檔案的數(shù)量、類別、技術(shù)條件進(jìn)行公布,對(duì)外包企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)、口碑等進(jìn)行了解,擇優(yōu)選擇。
2.根據(jù)外包模式來(lái)進(jìn)行選擇
根據(jù)檔案信息的不同類型來(lái)選擇模式,比如獨(dú)立模式,間接管理模式。如果是非常重要,不能公開的檔案,那么就要選擇合作模式,如果是可以公開的文件檔案,則選擇間接管理模式。另外還有到館加工模式、外送加工模式,前者的使用更多,也更加有利于檔案信息的安全性。
3 總結(jié)與體會(huì)
檔案數(shù)字化進(jìn)程是一項(xiàng)非常繁瑣的工作,目前很多企業(yè)選擇了業(yè)務(wù)外包的模式,這種模式能夠促進(jìn)資源優(yōu)化配置,提高工作效率,但是卻很容易產(chǎn)生問(wèn)題。因此必須在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),改進(jìn)不足之處,這樣才能促使檔案電子化業(yè)務(wù)外包更加的規(guī)范。
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