試析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展

黃真

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要方法，也是確保我國未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資料。但是由于檔案管理相對(duì)來說比較復(fù)雜，所以在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，需要使用較為先進(jìn)的技術(shù)和方法。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理具有十分重要的作用和意義，計(jì)算機(jī)在事業(yè)檔案管理中的使用，改變了傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理的方法，并逐漸開始向信息化的檔案管理方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變。筆者通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入的研究和分析，針對(duì)性的提出了相應(yīng)的處理方法和對(duì)策，希望可以為我國事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展鋪平道路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；發(fā)展

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)和任務(wù)

1.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)指引著事業(yè)單位信息化建設(shè)的方向

對(duì)于事業(yè)單位來說，其自身的檔案管理建設(shè)關(guān)系到整個(gè)單位的未來發(fā)展方向。檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來說，是十分重要的，其中不但含有很多重要的信息資源，而且通過全面的數(shù)據(jù)資源共享，可以提升檔案信息的綜合共享。事業(yè)單位檔案管理資源共享，不但能夠?qū)崿F(xiàn)信息的遠(yuǎn)程化管理和控制，還能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位日常工作的全面公開，對(duì)于提升工作效率實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的相應(yīng)改革，具有十分重要的作用和意義。目前電子設(shè)備在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用十分普遍，而且對(duì)于電子檔案的管理和使用已經(jīng)十分成熟。通過提升整體檔案的管理水平，能夠?qū)崿F(xiàn)我國事業(yè)單位未來發(fā)展和建設(shè)方向的確定。

2.事業(yè)單位檔案信息化對(duì)于檔案價(jià)值的發(fā)掘和拓展有著重要作用

對(duì)于事業(yè)單位檔案來說，其自身的合理管理和控制，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息在時(shí)空上的突破，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共享特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)任意位置對(duì)相應(yīng)信息的查詢，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息地點(diǎn)限制的突破。對(duì)于目前事業(yè)單位檔案的管理，利用信息化的管理方法，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源利用率的提升，對(duì)于全面提升我國事業(yè)單位檔案的使用效率具有重要的作用和意義。

3.事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)從本質(zhì)上改變了檔案信息管理的方式和途徑

對(duì)于檔案管理來說，在以往的時(shí)候，所采用的一般是紙質(zhì)檔案的方式，隨著計(jì)算機(jī)的普遍使用，開始將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。電子檔案的使用，可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及相應(yīng)的設(shè)備實(shí)現(xiàn)全面的檔案拓展和使用。對(duì)于傳統(tǒng)檔案的管理和保存，會(huì)由于載體和時(shí)間的影響，出現(xiàn)信息資源的丟失。采用信息化檔案管理，能夠提升檔案信息管理的綜合水平，對(duì)于我國檔案事業(yè)的發(fā)展和不斷進(jìn)步具有十分重要的促進(jìn)作用。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)的兩大任務(wù)

1.當(dāng)前事業(yè)單位檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的全面發(fā)掘和使用率的提升，需要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理部門的自身工作水平和服務(wù)水平，對(duì)檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全面的建設(shè)和不斷的完善。在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案電子化信息化處理的時(shí)候，需要利用計(jì)算機(jī)的檢索軟件，建立全面的檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速調(diào)取和檢索。在目前進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，需要對(duì)檔案的資源進(jìn)行全面的管理，然后對(duì)原有的檔案進(jìn)行全面的錄入和入庫工作。對(duì)于特殊的檔案，容易損毀和使用頻率較高的，需要對(duì)其進(jìn)行全面的時(shí)間控制，確保能夠進(jìn)行合理的網(wǎng)絡(luò)查詢，實(shí)現(xiàn)信息的全面網(wǎng)絡(luò)化共享。

2.對(duì)事業(yè)單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理

對(duì)于事業(yè)單位來說，自身檔案的電子化轉(zhuǎn)化是目前十分困難的工作。這主要是由于進(jìn)行檔案入檔的文件必須要具有檔案的完整性，而且需要對(duì)其自身的有效性和規(guī)范性進(jìn)行控制和管理。對(duì)于其中的很多原有檔案，需要進(jìn)行自身信息的整理和錄入，然后對(duì)于整個(gè)電子檔案的錄入需要有全面的監(jiān)督工作。進(jìn)而完全實(shí)現(xiàn)電子檔案的合理保密，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的綜合防護(hù)和管理。

3 我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題和原因的探究

對(duì)于我國的事業(yè)單位來說，目前以及開始了全面的檔案管理信息化建設(shè)，但是在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，其中仍舊存在很多相應(yīng)的問題?，F(xiàn)在對(duì)其中存在的問題進(jìn)行全面的分析和總結(jié)。對(duì)于檔案管理工作來說，不管是領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員，對(duì)檔案管理的工作認(rèn)識(shí)還不夠透徹。有的領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員認(rèn)為檔案管理工作并不是十分重要，而且對(duì)檔案管理中的相應(yīng)經(jīng)費(fèi)也進(jìn)行一定的推遲和擱置，導(dǎo)致檔案管理建設(shè)工作出現(xiàn)資金不足的相應(yīng)問題。另外通過對(duì)事業(yè)單位檔案運(yùn)作管理人員進(jìn)行素質(zhì)分析發(fā)現(xiàn)，很多工作管理人員自身的素質(zhì)不夠高。很多檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)的人員，對(duì)于計(jì)算機(jī)以及軟件的使用和不熟練。再加上有的工作人員年齡比較大，對(duì)于計(jì)算機(jī)等高新知識(shí)的學(xué)習(xí)比較慢，在進(jìn)行處理相應(yīng)檔案的時(shí)候，容易出現(xiàn)難以快速找到對(duì)應(yīng)檔案的問題。

4 針對(duì)以上提出的問題及原因的一些建議

1.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案建設(shè)相關(guān)人員的深入教育和啟發(fā)

為了全面解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的相應(yīng)問題，需要首先對(duì)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員進(jìn)行全面的深入教育。通過深入的教育，能夠讓工作人員認(rèn)清檔案管理工作的重要性，對(duì)于檔案的分類和編目等問題，能夠有較為良好的認(rèn)真的處理方式。另外還需要將檔案管理工作融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中，利用較為先進(jìn)的軟件對(duì)檔案進(jìn)行檢索和查詢，提升事業(yè)單位檔案管理工作的全面發(fā)展和不斷進(jìn)步。

2.增加對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)資金的投入

對(duì)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的資金，一定要確保專款專用，防止出現(xiàn)專款挪用的現(xiàn)象，對(duì)于檔案管理中所需要的硬件和軟件設(shè)備，需要進(jìn)行及時(shí)的配齊。只有這樣才能夠真正促進(jìn)事業(yè)單位管理水平的不斷提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位信息化的快速建設(shè)。

3.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案工作人員的技術(shù)培訓(xùn)的素質(zhì)的提高

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來說，其整個(gè)過程都需要有較為專業(yè)的工作人員對(duì)其進(jìn)行管理和控制。因此需要對(duì)參與檔案管理工作的相應(yīng)人員進(jìn)行全面的技術(shù)培訓(xùn)，提升所有工作的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。對(duì)于每個(gè)參與事業(yè)單位檔案管理工作的人員，都要進(jìn)行相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位人才水平的控制和提升，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，奠定人才基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理來說，信息化是其發(fā)展的重要方向，所以事業(yè)單位的檔案管理水平，是決定事業(yè)單位本身未來發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來說，需要對(duì)其自身的檔案管理引起相應(yīng)的重視，確保檔案管理貫穿于整個(gè)事業(yè)單位組織建設(shè)和質(zhì)量建設(shè)的多個(gè)方面。與此同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理的信息化進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制，確保對(duì)相應(yīng)管理方法和管理信息的共享，推動(dòng)社會(huì)和國家的快速發(fā)展和不斷進(jìn)步。

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