淺議如何實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)檔案的精確化管理

陳子懿

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，城市化進(jìn)程的逐漸加快，房地產(chǎn)行業(yè)也迎來(lái)了重要的發(fā)展時(shí)機(jī)，相伴隨的，房地產(chǎn)行業(yè)中的檔案管理工作也得到了很大發(fā)展。本文主要分析了目前房地產(chǎn)市場(chǎng)中檔案管理的現(xiàn)狀，以及開展檔案精確化管理的必要性，并且針對(duì)如何提高精確化管理水平提出了自己的一些看法。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)市場(chǎng)；檔案管理；精確化

不容置疑，檔案管理對(duì)于房地產(chǎn)市場(chǎng)的進(jìn)步產(chǎn)生重大影響，但是隨著房地產(chǎn)行業(yè)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料越來(lái)越多，加上檔案管理方式上存在的一些問(wèn)題，從客觀上導(dǎo)致檔案管理的效率偏低，這就有必要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用更加精確化的檔案管理手段，來(lái)提高檔案管理的效率。如何做到檔案管理的精確化，是當(dāng)前急需要解決的難題。

1 房地產(chǎn)檔案特征

1.1 為行政活動(dòng)提供依據(jù)

房地產(chǎn)檔案是指國(guó)家職能部門在日常行政活動(dòng)中，依照法律賦予的職權(quán)范圍以及程序形成的，體現(xiàn)出房地產(chǎn)市場(chǎng)變化情況以及國(guó)家職能部門的法定職責(zé)。房地產(chǎn)檔案可以明確權(quán)利人與房屋之間的真正關(guān)系，為房地產(chǎn)交易行為提供了充足法律依據(jù)。

1.2 動(dòng)態(tài)性

房地產(chǎn)檔案具有動(dòng)態(tài)變化的特性，究其原因主要有以下兩點(diǎn)：一是受到自然災(zāi)害、人為原因等因素的影響，房地產(chǎn)性質(zhì)自身發(fā)生了變化，比如房屋損毀、產(chǎn)權(quán)變更等；二是房屋外部條件發(fā)生了改變，要求檔案做出相應(yīng)調(diào)整，包括門牌號(hào)變化、街巷變化等。由此可見動(dòng)態(tài)性是房屋檔案的特點(diǎn)，這也意味著管理者需要通過(guò)動(dòng)態(tài)化的管理方式，保證檔案內(nèi)容與房屋真實(shí)產(chǎn)權(quán)相一致。

1.3 地區(qū)性

房地產(chǎn)管理遵循的是屬地管轄原則，即每個(gè)地區(qū)的房產(chǎn)管理部門對(duì)本地的房產(chǎn)進(jìn)行管理，如果管理部門管理不規(guī)范或者缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，則直接影響到房地產(chǎn)檔案的質(zhì)量，不利于當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

1.4 利用率高

房地產(chǎn)檔案在實(shí)踐中利用率很高，一處房產(chǎn)就對(duì)應(yīng)一份案卷檔案，由此可見房地產(chǎn)檔案數(shù)量十分龐大，這也無(wú)形中加大了檔案管理人員的工作壓力，要求管理者必須采取科學(xué)有效的檔案管理方式，規(guī)范檔案管理工作。

2 開展房地產(chǎn)精確化管理的必要性

目前很多地區(qū)政府部門都十分重視對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理，認(rèn)為認(rèn)真做好檔案管理工作，才能推動(dòng)房地產(chǎn)行業(yè)的迅速發(fā)展，同時(shí)也才能真正實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)于民的目標(biāo)。雖然很多地區(qū)的房產(chǎn)管理部門針對(duì)檔案管理工作制定了相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)定了人員績(jī)效考核的方式，但是從實(shí)踐來(lái)看，這些規(guī)章制度并未真正落到實(shí)處，檔案的收集、整理、歸類等工作仍然未按照既定規(guī)范進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理水平并不高。檔案管理工作強(qiáng)調(diào)的是對(duì)檔案的充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源在多個(gè)部門之間的互通共享。如果管理者僅僅履行了檔案管理任務(wù)，而忽略了對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，到頭來(lái)檔案資源也僅僅是一張廢紙。由此可見，運(yùn)用精細(xì)化的管理模式開展對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理工作，對(duì)促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展、服務(wù)于社會(huì)廣大群眾都有重要意義。

3 房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題分析

雖然各部門以及管理人員對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作的重視程度在不斷提升，但是整體而言房地產(chǎn)檔案管理仍然存在著許多的問(wèn)題，最主要問(wèn)題在于管理方式單一化。常見的檔案管理包括文字、圖片、視頻影像資料等，看似檔案儲(chǔ)存管理方式很多，但是隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，這些管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足人員對(duì)檔案資源的需求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在房地產(chǎn)行業(yè)中的充分運(yùn)用，許多管理部門嘗試?yán)眯畔⒒夹g(shù)來(lái)取代傳統(tǒng)的手工管理模式，無(wú)紙化管理的目標(biāo)有望實(shí)現(xiàn)，這也就是人們經(jīng)常提到的電子檔案。電子檔案本身具備了數(shù)字化、電子化、與信息載體密不可分等諸多特征，也正是這些固有特征決定了要想長(zhǎng)期完好保存電子檔案，對(duì)管理人員的技術(shù)要求較高。比如電子檔案儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)不同，則可能導(dǎo)致檔案無(wú)法在不同部門之間實(shí)現(xiàn)共享；對(duì)電子檔案缺乏統(tǒng)一的編號(hào)，則可能導(dǎo)致檔案管理的無(wú)序性等等，以上這些都是目前檔案管理面臨的難題。

4 提高房地產(chǎn)檔案精確化管理的途徑思考

提高對(duì)房地產(chǎn)檔案的精確化管理，可以有效解決檔案管理中的諸多問(wèn)題，提高管理的質(zhì)量，使檔案可以更好地為社會(huì)服務(wù)。

4.1 將房地產(chǎn)管理工作納入到工作日程中

房地產(chǎn)檔案是反映房屋產(chǎn)權(quán)的唯一依據(jù)，如果檔案丟失或者遺漏，則可能為行政相對(duì)人帶來(lái)不必要的損失。近幾年隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的迅速發(fā)展，各地方房產(chǎn)部門都開始重視對(duì)房產(chǎn)檔案的管理。作為職能部門，應(yīng)當(dāng)將房產(chǎn)檔案管理納入到日常的管理工作中，從思想上予以足夠重視。一是將房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的檔案管理工作納入到職能部門日常工作中，由部門主任負(fù)責(zé)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，承擔(dān)起管理的職責(zé)；二是認(rèn)真做好檔案的歸檔工作，執(zhí)行切實(shí)可行的檔案管理計(jì)劃，確保檔案管理工作可以有序進(jìn)行；三是建立檔案管理的目標(biāo)，以目標(biāo)實(shí)現(xiàn)率來(lái)衡量管理工作的質(zhì)量。通過(guò)這種責(zé)任分配、職責(zé)到人的管理方式，來(lái)督促管理部門各個(gè)成員積極履行自己的管理職責(zé)，提高檔案管理的精確化水平。

4.2 規(guī)范基礎(chǔ)檔案管理工作

提高檔案管理工作的規(guī)范性，為管理工作制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，也是提高檔案管理精確化水平的重要途徑。每個(gè)房地產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)和產(chǎn)籍檔案可以按照自然區(qū)域來(lái)進(jìn)行劃分、編號(hào)以及分類，每幢房屋都有相應(yīng)的案件，真實(shí)反映產(chǎn)權(quán)變化情況。管理人員在立卷、整理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)做到無(wú)遺漏，歸檔方式應(yīng)當(dāng)順應(yīng)房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展規(guī)律，保證每個(gè)檔案之間的關(guān)聯(lián)性。提高檔案管理的精確化水平，應(yīng)當(dāng)從立卷質(zhì)量著手，尤其是檔案數(shù)量較大的時(shí)期，更應(yīng)到保證立卷的效率和質(zhì)量。每份檔案卷宗在經(jīng)過(guò)專門人員檢查之后才能進(jìn)入到倉(cāng)庫(kù)，檔案借閱、保存、移出等手續(xù)應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好記錄工作，保證記錄的實(shí)時(shí)性。

4.3 采用信息化技術(shù)開展檔案管理

隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，該項(xiàng)技術(shù)對(duì)于提升檔案管理精確化水平來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。信息化管理要求檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理的各個(gè)階段，提高管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化。目前雖然很多部門也嘗試著運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理，但是更多情況下仍然是采用了紙質(zhì)化的管理方式，這種管理模式需要花費(fèi)大量時(shí)間、占據(jù)大量空間，不利于檔案的保存，更談不上充分利用檔案。因此各部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)信息化技術(shù)的利用頻率，將該技術(shù)滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，提高檔案管理的質(zhì)量。

4.4 明確房地產(chǎn)檔案管理的服務(wù)對(duì)象

檔案管理工作最終目的是為使用者提供便利，方便使用者查詢和利用檔案資源。因此作為檔案管理部門，要想提高檔案管理的精確化水平，必須要做好以下幾點(diǎn)：一是了解使用者需求，主動(dòng)針對(duì)使用者各種需求來(lái)開展檔案管理工作，提高用戶滿意率；二是根據(jù)房地產(chǎn)檔案管理特點(diǎn)，做好檔案管理質(zhì)量的分析工作，改進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，房地產(chǎn)檔案為房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展提供了重要參考，檔案管理質(zhì)量也直接影響到市場(chǎng)發(fā)展水平。因此作為檔案管理工作者，應(yīng)當(dāng)不斷審視檔案管理工作中的不足，針對(duì)這些不足改進(jìn)檔案管理方式，提高管理工作的精確性。

參考文獻(xiàn)

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