淺談水利檔案管理工作的難點(diǎn)及對策

羅媛

【摘要】檔案是記錄單位人員及工作或活動內(nèi)容的重要資料，是整個單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。隨著我國水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利檔案的管理顯得更為重要。本文分析了當(dāng)前水利部門檔案管理的難點(diǎn)，并提出了相應(yīng)的解決對策。

【關(guān)鍵詞】水利；檔案管理；難點(diǎn)；對策

1、水利部門檔案管理工作的難點(diǎn)

目前水利部門的檔案管理問題不同程度地影響著單位的發(fā)展，影響著經(jīng)濟(jì)和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。

1.1 檔案工作的宣傳力度不夠。就本單位而言，單位部分職工對檔案管理的概念模糊，認(rèn)為檔案工作就是保管資料，這就造成在水利檔案形成初期，部分職工的檔案收集意識薄弱。其實(shí)一個完整的水利項(xiàng)目檔案應(yīng)該包含初期的項(xiàng)目來源，項(xiàng)目實(shí)施過程，項(xiàng)目驗(yàn)收提交過程等一系列完整的過程中形成的有價值的各類材料，不僅僅是項(xiàng)目最后的成果，檔案的利用也不僅僅是你來找資料，我給你提供成果這么簡單的過程，如果真的是這樣，那就不叫管理，只是簡單的保管而已。所以在檔案的宣傳上，各個水利部門由于業(yè)務(wù)繁忙，或多或少都存在這樣的問題。

1.2 歷史遺留檔案分類繁多，不利于利用。很多水利部門的檔案都有相當(dāng)長的歷史，形成了完整的一系列的有價值的歷史數(shù)據(jù)，但是查找使用起來卻并非易事。究其原因，一是因?yàn)橹暗臋n案管理是物理性的，手工記錄，翻起來麻煩，而且年代久遠(yuǎn)，加上人員退休，查找起來更麻煩；二是當(dāng)時水利檔案分類太過繁雜，并且分類過程沒有年代標(biāo)示，以本單位測繪資料來講，僅僅是丹庫一類的河道資料，就有A到G七類，每一類下面還有從1開始的各種阿拉伯?dāng)?shù)字，其中某一小類檔案可能就只有一兩份，這就導(dǎo)致很多新入職的檔案管理人員難以分清類別，加上這些資料使用頻率不高，突然需要使用這些資料的時候就很難快速提供，給檔案管理人員帶來困擾。

1.3 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對薄弱。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。很多水利部門雖然配備了專門的檔案管理人員，但這些人員大都是從各個部門調(diào)過來的，屬于門外漢。而且單位內(nèi)部的檔案管理大都是傳幫帶模式，師傅帶徒弟一樣的，很多新入職的工作人員根本搞不清為什么要這樣分類，為什么要這樣操作，只知道前輩是這樣說的，我也這樣做。這樣就造成很多分類方法，實(shí)際操作不規(guī)范。等到前輩退休或者離崗一段時間，檔案提供出現(xiàn)困難。

2、針對水利部門檔案管理工作難題的幾點(diǎn)建議和對策

2.1 加強(qiáng)檔案宣傳工作。建立健全檔案工作規(guī)章制度，是規(guī)范檔案工作行為的一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)。在建立健全過程中，要根據(jù)水利事業(yè)單位的工作特點(diǎn)，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性，每隔一段時間在單位內(nèi)部組織專職人員和兼職人員進(jìn)行檔案工作的交流和溝通，相互學(xué)習(xí)借鑒?，F(xiàn)如今，各種通訊工具十分方便，有工作群，有內(nèi)網(wǎng)……充分利用這些載體，在全局范圍內(nèi)加強(qiáng)檔案規(guī)范化的宣傳，從外業(yè)的資料收集到項(xiàng)目的最終驗(yàn)收，逐步規(guī)范單位的檔案管理工作。

2.2 加快推進(jìn)水利檔案信息化。根據(jù)水利檔案種類繁多，利用不便的特點(diǎn)，應(yīng)該加快實(shí)現(xiàn)水利檔案管理現(xiàn)代化，這是水利檔案服務(wù)于事業(yè)單位改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對水利檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。為了使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。之前那些老舊、繁瑣的水利檔案都應(yīng)該詳細(xì)分類，錄入管理系統(tǒng)，這樣更方便日后調(diào)取使用。目前，我局網(wǎng)絡(luò)版檔案管理專用軟件的平臺建設(shè)已基本成熟，為檔案信息化工作的開展奠定了基礎(chǔ)，日后應(yīng)上下聯(lián)動，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，除此之外，應(yīng)建立完善的信息數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)機(jī)制，保障操作安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案管理的轉(zhuǎn)變。

2.3 組織培訓(xùn)，提升檔案管理人員水平。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。由于種種原因，基層水利事業(yè)單位檔案管理人員一般都不是專業(yè)檔案管理專業(yè)出身，檔案管理一般都是傳幫帶模式，缺乏基本的理論支撐。根據(jù)這樣的特點(diǎn)，上級檔案主管部門應(yīng)該加大對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)力度，采取多種方式加強(qiáng)檔案知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)技能。隨著社會的發(fā)展，很多東西都在不斷更替，檔案管理人員自身也要不斷“充電”，加強(qiáng)學(xué)習(xí)彌補(bǔ)自己檔案管理的不足，提高綜合素質(zhì)。除此之外，還要加強(qiáng)自己的職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，提高自己的業(yè)務(wù)水平，讓沉睡的檔案活起來，為單位的各項(xiàng)建設(shè)發(fā)揮不可取代的作用。

3、結(jié)語

如今，水利檔案的管理方式日新月異，在改革的大潮中，水利檔案管理應(yīng)借著改革的浪潮向著現(xiàn)代化之路行進(jìn)，擺脫檔案保管的枷鎖，勇于探索管理新模式。首先，水利事業(yè)單位要重視檔案利用工作，充分利用檔案資源，有效加強(qiáng)檔案、資料、信息的一體化服務(wù)，從單純的檔案保管轉(zhuǎn)向檔案管理，使檔案利用工作常態(tài)化，對室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)上查詢等利用服務(wù)工作，促進(jìn)檔案管理逐步從“保管型”向“參與決策型”轉(zhuǎn)變，由“單一型”向“綜合型”方向發(fā)展，真正發(fā)揮出多年水利水文資料的作用，為單位的各項(xiàng)建設(shè)發(fā)揮作用。其次，加強(qiáng)水利檔案的安全管理。安全是水利事業(yè)單位檔案管理工作的第一要素。水利檔案一般年份持續(xù)，且年代久遠(yuǎn)，水利檔案的安全不光是檔案自身的安全，更包括網(wǎng)絡(luò)信息的安全。如果網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患，那么這些水利檔案就很難發(fā)揮效用。所以，水利事業(yè)單位在推進(jìn)信息化建設(shè)的同時必須要強(qiáng)化信息安全保護(hù)意識，保證水利檔案在安全的條件下發(fā)揮效用。

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