辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的高效措施

王海玲

摘要：本論文研究的目的為在辦公自動化背景下對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行必要性與可行性進(jìn)行分析。具體方法為：首先對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，然后針對問題結(jié)合實(shí)際情況提出合理建議。醫(yī)院檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)上可促使其工作效率得到有效提升，為在真正意義上實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院各方面需求的滿足，醫(yī)院必須對自身的網(wǎng)絡(luò)安全管理進(jìn)行有意識的加強(qiáng)，為今后的工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公自動化環(huán)境下；醫(yī)院檔案管理；研究探討

醫(yī)院的日常運(yùn)營會受到醫(yī)院檔案管理工作的直接影響，醫(yī)院檔案管理水平高低與醫(yī)院自身發(fā)展之間有著不可分割的密切聯(lián)系。醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及醫(yī)療技術(shù)進(jìn)步都需要得到醫(yī)院檔案管理記錄內(nèi)容的支撐，這可在一定程度上促使醫(yī)療事業(yè)發(fā)展與進(jìn)步的目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。從傳統(tǒng)檔案管理角度來說，辦公自動化不僅可促使檔案管理效率得到提升，同時(shí)可促使檔案管理工作得到不斷的完善與優(yōu)化。

一、辦公自動化的基本概念和基本特點(diǎn)

1.基本概念

利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行辦公室工作就是指辦公自動化，數(shù)據(jù)傳輸接收以及數(shù)據(jù)儲存是辦公自動化的實(shí)質(zhì)與目標(biāo)，這對辦公可靠性與準(zhǔn)確性的提升有積極作用。傳統(tǒng)的手工歸檔管理方式可辦公自動化的影響之下逐漸改變，這可作為一種重要手段促使醫(yī)院檔案管理工作提升自身的工作效率，促使醫(yī)院檔案的可靠性與完整性得到最大限度的提升。工作壓力較重是醫(yī)院的顯著特征，在檔案管理工作中使用辦公自動化可促使其自身的價(jià)值與意義得到最大限度的發(fā)揮。

2.基本特點(diǎn)

在辦公自動化的影響之下信息可在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享。多部門檔案管理以及檔案較為分散可實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院綜合檔案管理的傳統(tǒng)性的直觀體現(xiàn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的價(jià)值與意義可在辦公自動化的背景之下得到最大限度的發(fā)揮與利用，檔案的科學(xué)化與合格化可在這一過程中得到根本性的保障，促使檔案管理工作的效率可在原有的基礎(chǔ)上得到大幅度提升，傳統(tǒng)檔案是調(diào)閱的時(shí)間限制與空間限制也在這一過程中被逐步打破。文件歸檔以及審批權(quán)限的規(guī)范需要在辦公自動化系統(tǒng)化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也是對信息的保密性進(jìn)行保障。

二、我國現(xiàn)階段醫(yī)院檔案辦公自動化存在的基本問題

1.缺乏完善的信息化管理制度

現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案的信息化管理制度依舊處于初級階段，軟件以及硬件設(shè)施方面都存在一定的缺陷。從電子檔案角度來說，其缺乏有效的存儲故障，極易導(dǎo)致患者出現(xiàn)資料泄露現(xiàn)象，最終導(dǎo)致患者的正常生活被影響。

即使醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理投入了大量的資金，但是由于無法建設(shè)醫(yī)院辦公自動化的成熟檔案管理系統(tǒng)，因此在軟件以及硬件設(shè)施的配套上存在一定差距，因此無法搭建更為高效的醫(yī)院檔案管理平臺，造成資源的浪費(fèi)情況出現(xiàn)[6]。

2.缺乏完善的辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)存在的基本問題主要包括以下幾個(gè)方面：其一，軟件投入過少；其二，軟件技術(shù)水平過于低下；其三，管理負(fù)擔(dān)任務(wù)較重。上述問題均影響著辦公自動化系統(tǒng)的整體水平，再加上辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)商水平與團(tuán)隊(duì)水平不一致，所以使得某些軟件被開發(fā)出來之后與實(shí)際需求存在一定差距，造成電子檔案管理系統(tǒng)缺乏行之有效的子文件運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)。

3.缺乏專業(yè)的醫(yī)院檔案管理工作人員

辦公自動化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是基于計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的辦公方式，辦公自動化技術(shù)要求存儲方式具有多樣化，操作過程中更為精準(zhǔn)。現(xiàn)階段我國醫(yī)院文檔管理工作人員還是習(xí)慣用傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行相關(guān)操作，缺乏了現(xiàn)代化文檔管理專業(yè)的操作技能，部分文檔管理工作人員在專業(yè)知識方面非常欠缺，無法勝任此項(xiàng)工作。

三、辦公自動化后提高醫(yī)院檔案管理效率的主要措施

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，促進(jìn)醫(yī)院檔案的高效管理

辦公室自動化背景下，文件本身是相對獨(dú)立的；相比起傳統(tǒng)的歸檔工作，個(gè)人以及部門在醫(yī)院檔案管理工作中分工不同，自動化檔案管理以文件為單位，能夠直接處理好文件之后進(jìn)行歸檔。電子化檔案的歸檔工作不是一個(gè)部門的工作，還需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件歸檔。簡而言之，一旦檔案部門與信息技術(shù)部門的工作被分離之后所建立的檔案是不夠完整的，應(yīng)該將管理工作逐漸發(fā)展到設(shè)計(jì)階段，辦公自動化的系統(tǒng)功能也需要涉及到前端控制階段中。

2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全與醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是由基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件硬件等數(shù)據(jù)材料組合而成的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，具有安全高效與可靠等特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)安全需要保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個(gè)組織部分不受到損害，讓系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，提供持續(xù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)支持。網(wǎng)絡(luò)安全可以通過以下幾種技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)：其一，數(shù)據(jù)加密技術(shù)；其二，攻擊檢測技術(shù)；其三，數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)；其四，防火墻技術(shù)等。醫(yī)院患者的檔案信息關(guān)系著患者的診療與康復(fù)是否能夠安全，與此同時(shí)需要嚴(yán)密保護(hù)好醫(yī)患雙方的合法利益。

3.建立規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度

辦公自動化下的檔案管理具有方便和及時(shí)的優(yōu)點(diǎn)，上述優(yōu)點(diǎn)要求檔案管理工作必須做到統(tǒng)一規(guī)范。其主要原因是：如果系統(tǒng)文件的管理與檔案管理被分離開來，那么兩者之間就會存在越權(quán)的問題，所以醫(yī)院相關(guān)單位就必須制定一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以期能夠規(guī)范檔案的管理工作；另外，在業(yè)務(wù)流程的處理過程中，對文件歸檔以及文件處理等均應(yīng)該制定統(tǒng)一的格式規(guī)范，確保不同的接口類型檔案能夠順利歸檔。

4.建立專業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍

即使辦公自動化操作起來非常方便，但是仍然需要依靠人的操作來完成相關(guān)管理工作，因此需要廣泛提高管理工作者的綜合素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)。辦公自動化的發(fā)展腳步加快會使得檔案管理工作需要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，企業(yè)單位需要極盡所能地培養(yǎng)此類人才，通過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)等更新管理工作人員的知識儲備。從另外一個(gè)角度來看，管理人員的自身素質(zhì)也是影響醫(yī)院檔案管理水平高低的直接因素，企業(yè)在實(shí)施獎勵機(jī)制后，將管理者的職稱與業(yè)績進(jìn)行掛鉤能夠充分調(diào)動工作者的積極性，建立一個(gè)專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

5.加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息的監(jiān)管

為了維護(hù)醫(yī)院檔案信息的安全性，醫(yī)院需要建設(shè)精確且完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的加密方式以及設(shè)置權(quán)限等方式加強(qiáng)文檔網(wǎng)絡(luò)信息的文檔監(jiān)管力度，使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)對已經(jīng)受到損壞文檔的進(jìn)行修補(bǔ)與維護(hù)；為了防止人為不合理操作而出現(xiàn)文檔更改行為，需要對重置的穩(wěn)定進(jìn)行特殊權(quán)限設(shè)置處理。醫(yī)院辦公自動化所管理的檔案信息直接關(guān)系著患者的隱私，因此需要引起醫(yī)院的廣泛重視。

四、結(jié)語

加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作與辦公自動化技術(shù)互為結(jié)合不僅僅能夠提高辦公室自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用效率。在今后的醫(yī)院檔案管理工作中需要清楚認(rèn)識到辦公室自動化的重要性，提高醫(yī)院檔案管理工作的整體效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫濤，陳小琤.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國病案，2014，15（1）：51-53.

[2]李霞.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（4）.