淺談基層事業(yè)單位檔案管理的信息化改革

【摘 要】隨著信息化時(shí)代的到來，基層事業(yè)單位檔案管理也在數(shù)字化管理的帶動(dòng)下有效地提升了管理水平，但是目前基層單位的檔案管理仍然在技術(shù)、人才等方面存在問題。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，對基層事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化改革無疑是必要的，因此，我們應(yīng)當(dāng)做到提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建立數(shù)字化、自動(dòng)化、體系化和互動(dòng)化的檔案管理模式，以完善基層事業(yè)單位的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化；改革

基層事業(yè)單位檔案是重要的無形資產(chǎn)，作為一種信息資源，它全面反映了事業(yè)單位的歷史發(fā)展與現(xiàn)實(shí)基本情況。隨著科技的進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來，原先的基層單位檔案管理體系已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對基層事業(yè)單位檔案管理的改革，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，做好基層事業(yè)單位檔案管理工作。

一、目前我國基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

與大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)程相適應(yīng)的，是基層事業(yè)單位檔案管理的信息化水平不斷地提升，使得新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)：一方面，信息化的檔案管理提升了無紙化辦公的水平，不僅使得檔案管理的成本費(fèi)降低，也大大提高了工作效率，錄入、檢索等多種功能的適用也變得簡便；另一方面，適用信息化的方式進(jìn)行檔案管理，也有利于加強(qiáng)與其他部門的溝通和交流，便于不同部分之間的協(xié)作。

當(dāng)然，目前基層事業(yè)單位的信息化檔案管理仍是一種新興的檔案管理模式，因此，還存在著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下3個(gè)方面：

1.資料的搜集沒有引起足夠的重視

在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，往往在檔案的收集和整理等工作中處于被動(dòng)，忽略了隨時(shí)搜集資料的主動(dòng)性，并且在搜集初始資料后，并沒有及時(shí)的后續(xù)跟蹤搜集，造成資料搜集不全面，不能形成完整的檔案。

2.檔案管理技術(shù)缺乏

雖然順應(yīng)信息化與數(shù)字化管理的趨勢，基層事業(yè)單位引入了電子檔案管理系統(tǒng)，但是作為一項(xiàng)新生事物，對電子檔案系統(tǒng)管理技術(shù)的掌握和應(yīng)用不熟練。普遍來看，目前電子檔案管理存在利用率低和查詢效率低等問題。因此，信息化的基層事業(yè)單位的檔案管理的技術(shù)水平?jīng)]有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

3.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在大多數(shù)的基層事業(yè)單位的檔案管理工作崗位上，并沒有專門或者專業(yè)的人員工作，一般都是同時(shí)兼職其他業(yè)務(wù)的人員管理。而這種人員的缺失會(huì)造成兩個(gè)后果：一是由于工作過多會(huì)使管理人員分心，在忙于其他工作時(shí)難以兼顧對檔案的管理，忽視了檔案管理的重要性；二是在兼職管理的情況下，工作人員一般都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，這直接導(dǎo)致了檔案管理的質(zhì)量太低，忽視了檔案管理的專業(yè)性要求。

二、基層事業(yè)單位檔案管理信息化改革的必要性分析

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用越來越普遍，以云計(jì)算、云應(yīng)用為代表的現(xiàn)代信息化技術(shù)可以被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)，以解決不同行業(yè)內(nèi)部大量數(shù)據(jù)的管理以及信息數(shù)據(jù)管理混亂等問題。而在基層事業(yè)單位在傳統(tǒng)的檔案管理中，存在著程序復(fù)雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時(shí)，常常遇到信息不全及資料缺失等困難。因此，我們同樣可以將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于基層事業(yè)單位的檔案管理，以解決現(xiàn)存的難題。因此，基層事業(yè)單位檔案管理的信息化改革是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下解決檔案管理難題的唯一正確的選擇。

此外，當(dāng)前正處于事業(yè)單位體制改革的時(shí)期，要進(jìn)行現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，必須不斷提高事業(yè)單位的管理效率。其中，檔案管理的效率是管理效率提高的重要方面，對于檔案管理的改革必須依靠信息化平臺(tái)的創(chuàng)建，這是毋庸置疑的。因此，對基層事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新性的信息化改革是現(xiàn)代事業(yè)單位制度建立的重要基礎(chǔ)，是順應(yīng)改革產(chǎn)力的必然要求。

三、加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理的信息化改革1.提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

由上文分析，由于管理人員的缺乏以及技術(shù)的缺失造成了檔案管理的困境。所以，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理人員對檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。這關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。

另外，還應(yīng)當(dāng)對事業(yè)單位檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化，對檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度化。為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的拓展，應(yīng)不斷的拓寬事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能范圍和服務(wù)內(nèi)容；為建設(shè)基層事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)，應(yīng)不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理軟件和硬件建設(shè)以及整合各類信息資源；為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組，應(yīng)不斷強(qiáng)化基層事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施，引入新生力量。

2.建立數(shù)字化、自動(dòng)化、體系化的檔案管理模式

（1） 要努力建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式。數(shù)字化技術(shù)智能技術(shù)的基礎(chǔ)，檔案管理系統(tǒng)中的系統(tǒng)軟件、工具軟件、應(yīng)用軟件都是基于數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的，利用數(shù)字化技術(shù)錄入的檔案信息資料可以及時(shí)全面的實(shí)現(xiàn)檔案資料的更改、更新及整合，為單位效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

（2）要全面加強(qiáng)自動(dòng)化檔案管理的建設(shè)。作為基層事業(yè)單位檔案管理信息化改革的重要組成方面，自動(dòng)化檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)在于可以最大程度的保護(hù)原件、提高檢索效率，實(shí)現(xiàn)檔案資料的批量處理與資源共享。

（3）我們同樣要重視體系化檔案管理模式的建設(shè)。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)體系化過程，包括文檔一體化和流程一體化。體系化的檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)在于數(shù)據(jù)庫的支持、數(shù)據(jù)的集成以及數(shù)據(jù)的融合，這能有效的增強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案資料的兼容。

四、結(jié)語

作為基層事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作的改革關(guān)系到事業(yè)單位的整體運(yùn)行。對檔案管理進(jìn)行信息化改革是在信息化時(shí)代的背景下進(jìn)行現(xiàn)代事業(yè)單位制度改革必然選擇，因此，應(yīng)當(dāng)在人員素質(zhì)、技術(shù)要求以及形成“三化”管理模式方面進(jìn)行大力的革新，不斷提高基層事業(yè)單位檔案管理的水平。

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作者簡介：

孫英，女，初級(jí)職稱，大專，黃島街道辦事處助理館員，青島市黃島區(qū)黃島街道辦事處。endprint