房地產(chǎn)檔案的信息化管理探討

李鑫

摘 要：做好房地產(chǎn)檔案管理工作可以提供給房地產(chǎn)項(xiàng)目投資決策和開發(fā)設(shè)計(jì)以重要依據(jù)。在這個(gè)信息化的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理已經(jīng)成為了必然趨勢。需要考慮房地產(chǎn)檔案自身的具備的特點(diǎn)，借助于有效的方法手段，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的信息化管理。本文首先對信息化管理的必要性進(jìn)行了介紹，接著概述了信息化管理的相關(guān)原則，最后探討了加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的相關(guān)對策，希望可以促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；信息化

一、引言

房地產(chǎn)檔案信息化管理指的就是借助于計(jì)算機(jī)和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)投標(biāo)標(biāo)書、設(shè)計(jì)合同、電子文檔、營銷合同等資料和文件的科學(xué)管理，基于計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，對房地產(chǎn)檔案信息實(shí)現(xiàn)共享。即將房地產(chǎn)檔案的管理效率進(jìn)行提高，還實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案管理信息化的深入發(fā)展，具有十分重要的作用。

二、實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性

（一）房地產(chǎn)檔案保存的要求

房地產(chǎn)行政主管部門以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)進(jìn)行房地產(chǎn)所有權(quán)的登記，在規(guī)范和確認(rèn)的過程之中產(chǎn)生的各種載體和形式的歷史記錄就叫做房地產(chǎn)檔案。房地產(chǎn)檔案的保存具有長期性、唯一性，在保存和管理方面都具有一定的特殊要求。過去傳統(tǒng)的檔案均為紙質(zhì)，對保存環(huán)境有著嚴(yán)格的要求，每一年的保管經(jīng)費(fèi)投入較多，而且很容易出現(xiàn)火災(zāi)、蟲蛀以及受潮等問題，因此，必須對檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)的管理，信息化手段就是很好的一個(gè)方法手段。

（二）房地產(chǎn)檔案的管理特性

房地產(chǎn)檔案管理具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，因此信息化管理能夠很好的滿足這個(gè)特性。房地產(chǎn)管理時(shí)常發(fā)生性質(zhì)以及所有權(quán)的變更，動(dòng)態(tài)性較為明顯，因此管理工作也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化，采取信息化管理手段可以實(shí)時(shí)的更新信息，同時(shí)，房地產(chǎn)檔案的利用具有高頻性的特點(diǎn)，信息化管理可以方便人們的查閱需求，所以應(yīng)該實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的信息化管理。

（三）實(shí)現(xiàn)工作效率的提高

傳統(tǒng)的檔案管理僅憑工作人員手工整理，若是需要查閱也需要人為翻找，工作量較大，而且既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，效率極低。實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，檔案的管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化和自動(dòng)化。只需要錄入一次數(shù)據(jù)就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，還可以進(jìn)行相關(guān)信息的打印，管理人員借助于分類查詢、組合查詢、模糊查詢就可以得出需要的一些檔案信息。統(tǒng)計(jì)檔案庫中的相關(guān)信息之時(shí)，只需要計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，解放了人力，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提高。

三、房地產(chǎn)檔案信息化管理的相關(guān)原則

（一）規(guī)范性

房地產(chǎn)檔案的信息化管理應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，為管理工作提供指導(dǎo)，例如房地產(chǎn)檔案的掃描方式、掃描內(nèi)容和保存格式等，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息資料保存的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)利用效率的提高。

（二）便捷性

現(xiàn)階段，我國的房地產(chǎn)行業(yè)得到了極快的發(fā)展，各個(gè)地區(qū)均增加了當(dāng)?shù)禺a(chǎn)的交易量，使得人們查閱房地產(chǎn)檔案的頻率也越來越高，所以，對于房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)來說，應(yīng)該具備快捷性、準(zhǔn)確、方便和容易操作的特點(diǎn)，才可以滿足大眾查閱房地產(chǎn)檔案資料的相關(guān)需求。

（三）系統(tǒng)性

房地產(chǎn)檔案的管理和房產(chǎn)權(quán)的登記管理分別屬于兩個(gè)職能部門，如何將兩個(gè)部門進(jìn)行有效的結(jié)合實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作效率的切實(shí)提高成為了值得關(guān)注的重點(diǎn)話題。房地產(chǎn)權(quán)屬登記在房地產(chǎn)檔案管理之中占據(jù)著基礎(chǔ)性地位。進(jìn)行信息化管理的時(shí)候需要合理的結(jié)合計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，標(biāo)準(zhǔn)化房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記的收件、初審、復(fù)審、審批、發(fā)證和財(cái)務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行登記的時(shí)候，對各種證明進(jìn)行收集，在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行錄入，可以借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)強(qiáng)大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)查等功能，對房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化應(yīng)用。

（四）安全性

基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，盡管工作效率得到了極大的提升，但是安全威脅問題也日益突出，對房地產(chǎn)檔案的安全管理也提出了更高的要求，所以應(yīng)該對服務(wù)器機(jī)房配置進(jìn)行優(yōu)化，采取切實(shí)有效的防火、防雷措施，對責(zé)任制度、安全保密制度進(jìn)行落實(shí)，增加網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置，對房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)定期的進(jìn)行備份，以防丟失房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)，還應(yīng)該做好病毒的防治工作，切實(shí)保證房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的正常、安全。

四、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理的對策

（一）提高思想認(rèn)識

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，不管是哪種行業(yè)和領(lǐng)域都積極的應(yīng)用了信息化手段。對于房地產(chǎn)檔案管理來說，檔案數(shù)量的激增、載體發(fā)展的多元化、多媒體和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展都使得信息化管理成為了必然選擇。相關(guān)的管理部門應(yīng)該意識到房地產(chǎn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的必要性，實(shí)現(xiàn)重視程度的提高。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該做好表率作用，從上至下、層層落實(shí)信息化的認(rèn)知，將信息化考慮至檔案管理工作創(chuàng)新之中。

（二）重視專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)離不開各種人才的支持，是保證檔案信息化管理有效實(shí)現(xiàn)的動(dòng)力和保障，所以，對檔案信息化進(jìn)行建設(shè)的過程之中，單位需要加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)工作，提高人才的管理工作，避免人力資源的流失，塑造一支專業(yè)素質(zhì)過硬的隊(duì)伍。還應(yīng)該積極的引入高素質(zhì)人才，實(shí)現(xiàn)人員工作積極性的提高，強(qiáng)化檔案信息化管理的發(fā)展與建設(shè)。

（三）做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

建設(shè)檔案信息化的過程之中，數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和建設(shè)是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理檔案資源，是最終檔案信息管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的目的。檔案管理人員應(yīng)該意識到信息化建設(shè)的長期性，完成最初系統(tǒng)的建立之后，還應(yīng)該做好維護(hù)和升級工作，應(yīng)該強(qiáng)化論證，夯實(shí)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)建設(shè)。

（四）做好安全保障工作

房地產(chǎn)信息設(shè)計(jì)到十分重要的個(gè)人信息，因此一定要做好安全保障工作。因?yàn)槎喾N病毒、黑客的侵襲，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、信息泄露的問題時(shí)常發(fā)生，所以，檔案管理人員應(yīng)該提高重視程度，確保網(wǎng)絡(luò)信息的安全性和穩(wěn)定性，借助于先進(jìn)的抵御病毒侵襲設(shè)置實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全管理。

五、結(jié)束語

總之，作為房地產(chǎn)工作內(nèi)容的重點(diǎn)，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理可以有效的推動(dòng)房地產(chǎn)行業(yè)的未來發(fā)展，因此，一定要重視房地產(chǎn)檔案信息化管理的相關(guān)研究。

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