人防部門檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題與解決對(duì)策

王冕晨

摘 要：人防檔案管理工作是確保對(duì)人防工程信息掌握準(zhǔn)確，建立質(zhì)量高的人防檔案信息資源和提高城市防護(hù)能力的基礎(chǔ)工作，因而做好人防檔案管理工作意義重大。

關(guān)鍵詞：人防部門 檔案管理 現(xiàn)狀 問(wèn)題 對(duì)策

前言

檔案是人防部門信息資料的主要載體，其在人防部門中的地位重大。但實(shí)際的檔案管理工作中，各因素的影響使得檔案管理工作出現(xiàn)些許問(wèn)題，這使得無(wú)法對(duì)人防部門檔案的全面性和真實(shí)性進(jìn)行保證，使得領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)受到嚴(yán)重的影響[1]-[2]?；诖耍P者就我市人防部門的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)其存在問(wèn)題進(jìn)行探究，并給予相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行解決。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

就目前我國(guó)人防部門在檔案管理上的基本情況分析，各級(jí)人防部門對(duì)于檔案的管理，基本上能夠按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行立卷歸檔，能夠?qū)Ω鞣N人防工作資料進(jìn)行及時(shí)地收集與整理，基本滿足《檔案法》的管理要求。但通過(guò)深入分析，我國(guó)人防部門在檔案管理仍存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題。

①管理意識(shí)欠缺。當(dāng)前人防辦在檔案管理上主要依靠現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，缺乏專職人員進(jìn)行人為管理，使得計(jì)算機(jī)管理存在的弊端不能得到很好的解決。②認(rèn)知水平不足、重視度不高。這主要表現(xiàn)在相關(guān)管理人員或領(lǐng)導(dǎo)等對(duì)我國(guó)《檔案法》的相關(guān)知識(shí)的認(rèn)知不足，并在實(shí)際管理中過(guò)度強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)而忽視了管理，一方面造成人防部門檔案管理普遍存在設(shè)備陳舊問(wèn)題；另一方面，導(dǎo)致相關(guān)管理人員表現(xiàn)出專業(yè)性不足問(wèn)題，從而影響檔案管理的有效開(kāi)展。③過(guò)度保密。針對(duì)劃分了保密等級(jí)的特殊檔案，在管理過(guò)程中，往往存在過(guò)度保密的情況，使得這些檔案被“束之高閣，無(wú)人問(wèn)津”。④缺乏健全的組織管理機(jī)構(gòu)。目前我國(guó)人防辦在經(jīng)歷機(jī)構(gòu)改革后，其一方面被納入政府辦內(nèi)部結(jié)構(gòu)中，但另一方面又對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行了分流，從而給工作人員造成了一種緊張感，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作有效開(kāi)展造成較大的制約。⑤辦公條件限制。我國(guó)人防辦檔案管理辦公環(huán)境通常較簡(jiǎn)陋、狹窄，基于這一硬件的限制，使得檔案管理工作的開(kāi)展難以實(shí)現(xiàn)專人專室專管。⑥主動(dòng)性與積極性缺乏。當(dāng)前，我國(guó)大部分人防職能部門普遍存在等靠思想，在檔案管理過(guò)程中，針對(duì)檔案信息檢索缺乏著錄準(zhǔn)備工作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案體系有待完善。

二、檔案管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策

隨著改革步伐腳步的不斷加快，人防檔案的管理工作也應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷進(jìn)行深化改造，以便于更好的為現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展提供服務(wù)?，F(xiàn)筆者就人防部門的檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行分析提出如下解決措施：

①重視領(lǐng)導(dǎo)作用在人防檔案管理工作中的作用。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和檔案管理意識(shí)的高低，直接影響著檔案管理工作的好壞，因此要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視力度。1.將人防檔案的管理工作提升為領(lǐng)導(dǎo)議事的日程上來(lái)，列入為發(fā)展規(guī)劃和崗位職責(zé)中的重點(diǎn)內(nèi)容，建立健全人防檔案管理工作制度和責(zé)任機(jī)制。2.加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的普及宣傳和貫徹落實(shí)力度，形成管理主體懂法、知法、守法、執(zhí)法的全面性和有效性。

②提高人防檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。針對(duì)現(xiàn)代人防檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，對(duì)管理人員進(jìn)行崗位技能和思想政治培訓(xùn)，提高管理隊(duì)伍的專業(yè)性，通過(guò)公開(kāi)選拔培養(yǎng)一些年齡結(jié)構(gòu)較低、專業(yè)技能較強(qiáng)、思想素質(zhì)較高的人員充斥到檔案管理工作當(dāng)中，以提高現(xiàn)階段我國(guó)人防檔案管理工作的專業(yè)水平和效率。

③加大對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的利用程度。隨著信息時(shí)代的到來(lái)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，檔案管理工作也要緊隨時(shí)代的發(fā)展，加大財(cái)力物力和人力的投入，逐步普及信息技術(shù)在人防檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化微機(jī)管理機(jī)制，從而提高檔案管理的服務(wù)性和準(zhǔn)確性。

④變革城建部門管理人防檔案的工作歷史。在最新出臺(tái)的人防檔案管理暫行規(guī)定中明確提出：人防的歸檔范圍為人防工程的現(xiàn)狀、規(guī)劃、建設(shè)、管理、利用以及人民防空工程項(xiàng)目審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工等方面的文件材料。因此，人防檔案的管理工作應(yīng)脫離城建部門的管理，通過(guò)運(yùn)用科學(xué)合理的管理手段和思想體制，逐步夯實(shí)人防檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。

⑤逐級(jí)逐層的對(duì)管理工作進(jìn)行強(qiáng)化提高。人防部門和各使用單位是目前人防檔案管理工作的主要對(duì)象，因此應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行工作的開(kāi)展。首先，穩(wěn)步提升人防檔案管理工作的核心地位。人防部門在整個(gè)人防檔案的管理工作中起到?jīng)Q定性的作用，因此應(yīng)首要抓好該項(xiàng)工作。其次，加強(qiáng)各使用單位的工程檔案工作。作為人防檔案的管理部門為更加全面及時(shí)的對(duì)檔案材料進(jìn)行收集整理，應(yīng)主動(dòng)的與相關(guān)部門進(jìn)行密切配合，對(duì)工作的全過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，降低人為的失誤，提高檔案材料收集全面性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)各項(xiàng)材料和數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，做到心中有數(shù)。在對(duì)人防檔案進(jìn)行保管工作時(shí)，應(yīng)建立起各自的分檔案室，對(duì)各種文件材料進(jìn)行分門別類的專項(xiàng)存放。

⑥注重對(duì)保證措施的提高和穩(wěn)固。一是人防檔案所涉及的領(lǐng)域和部門內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作成效列入為年終總結(jié)和考核的重要參照標(biāo)準(zhǔn)。二是加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督。人防部門檔案管理人員，每年至少要深入人防工程使用單位進(jìn)行一次面對(duì)面的指導(dǎo)工作，使出現(xiàn)問(wèn)題能及時(shí)得到解決。三是加強(qiáng)法制管理。建章建制，每個(gè)人防工程使用單位，都應(yīng)按《檔案法》和《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》的要求，結(jié)合自身實(shí)際，制定管理辦法和實(shí)施細(xì)則。四是考慮到人防部門的特殊性，還應(yīng)注意保密，劃分好保密

等級(jí)。

小結(jié)

總而言之，檔案管理是人防部門重要工作之一，檔案管理者應(yīng)對(duì)其相關(guān)管理工作落實(shí)到位，為人防部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面有效且準(zhǔn)確的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 邵明芹.人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，1（16）：131.

[2] 邵明芹.淺議人防部門檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題與解決措施[J].祖國(guó)，2017，10（12）：102.