試論項(xiàng)目進(jìn)度管理理論視角下的教輔圖書出版

黃文

摘要：教輔圖書的出版具有周期短、生產(chǎn)量大、品種多、流程復(fù)雜等特點(diǎn)，嚴(yán)格控制教輔圖書出版的進(jìn)度，是提高競爭力的一個(gè)必要手段。通過引入項(xiàng)目管理理論，對教輔圖書的出版進(jìn)度進(jìn)行細(xì)粒度控制與管理，提出優(yōu)化教輔圖書的出版流程的實(shí)施方案，能夠有效規(guī)避影響教輔生產(chǎn)流程的各種因素，有效掌控出版進(jìn)度與風(fēng)險(xiǎn)，提高圖書出版效率。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目進(jìn)度管理 教輔出版 出版效率

教輔出版是我國出版企業(yè)的重要經(jīng)營版塊。教輔出版工作由于其行業(yè)特性，存在周期短、生產(chǎn)量大、品種多、流程復(fù)雜等特點(diǎn)，因此，如何有效監(jiān)控、管理教輔圖書生產(chǎn)進(jìn)度，合理規(guī)劃編、校、印、發(fā)等各出版環(huán)節(jié)的生產(chǎn)周期，確保教輔按時(shí)成書，一直以來是困擾教育出版企業(yè)的難題。

在圖書出版進(jìn)度管理方面，大多數(shù)出版企業(yè)還是采用管理者憑借經(jīng)驗(yàn)主觀安排這一傳統(tǒng)的管理方法，并沒有將現(xiàn)代的項(xiàng)目管理理論與進(jìn)度控制方法引入到圖書出版流程的管理過程中。在這種情況下，出版社缺少對圖書出版計(jì)劃的科學(xué)管理，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人采取經(jīng)驗(yàn)主義的方式管理圖書出版進(jìn)度，經(jīng)常出現(xiàn)各環(huán)節(jié)推遲的現(xiàn)象；在發(fā)現(xiàn)進(jìn)度推遲后，由于缺乏科學(xué)的應(yīng)對措施，又經(jīng)常出現(xiàn)盲目趕工的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致企業(yè)管理混亂、人力資源利用率低、出版質(zhì)量下降等系列問題的出現(xiàn)。因此，有必要對教輔出版的進(jìn)度管理進(jìn)行詳細(xì)地分析與研究，以杜絕上述現(xiàn)象的出現(xiàn)，提升出版效率，提高出版質(zhì)量。

一、項(xiàng)目進(jìn)度管理相關(guān)理論

項(xiàng)目進(jìn)度管理是在規(guī)定的項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi)，為確保項(xiàng)目工期和質(zhì)量能夠符合項(xiàng)目要求，所進(jìn)行的貫穿整個(gè)項(xiàng)目的一系列管理過程。具體內(nèi)容包括編排科學(xué)合理的進(jìn)度計(jì)劃；對項(xiàng)目實(shí)施過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)控；在項(xiàng)目實(shí)施過程中，實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃相比出現(xiàn)偏差時(shí)，針對偏差出現(xiàn)的原因，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，并對原計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整?？傊瑢?xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行管理的最終目標(biāo)是確保項(xiàng)目能夠在計(jì)劃或要求的時(shí)間段內(nèi)得到順利實(shí)施。

（一）項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的制定首先需要將項(xiàng)目的任務(wù)分解成相對獨(dú)立的活動，梳理出各個(gè)活動間的重要程度、關(guān)聯(lián)關(guān)系、時(shí)序關(guān)系，評估出完成每個(gè)獨(dú)立活動預(yù)計(jì)的花費(fèi)時(shí)間；其次，通過分析現(xiàn)有的項(xiàng)目資源（如可用人員、投入資金等）和項(xiàng)目目標(biāo)（如完成時(shí)間、質(zhì)量要求等），對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行科學(xué)編制，明確項(xiàng)目各個(gè)活動的開始時(shí)間和完成時(shí)間，最終完成項(xiàng)目的總體目標(biāo)。

（二）項(xiàng)目進(jìn)度控制

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的編排主要是依靠項(xiàng)目管理者的經(jīng)驗(yàn)，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中往往會遇到各種意料之外的問題，這些問題常常會給項(xiàng)目的順利執(zhí)行帶來麻煩，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行情況出現(xiàn)各種偏差。因此，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況，及時(shí)分析偏差產(chǎn)生的原因，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，并對項(xiàng)目計(jì)劃做出調(diào)整，是項(xiàng)目進(jìn)度管理的核心內(nèi)容。這一過程就叫做項(xiàng)目進(jìn)度控制。

項(xiàng)目進(jìn)度控制的三個(gè)主要步驟分別是：第一，在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，對項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控和跟蹤，準(zhǔn)確收集項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度方面的信息；第二，對比分析項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度情況與計(jì)劃情況的偏差程度，找出項(xiàng)目進(jìn)度偏差產(chǎn)生的原因；第三，采取相關(guān)的應(yīng)對措施進(jìn)行補(bǔ)救，或?qū)σ延械捻?xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行修改、調(diào)整。通過上述三個(gè)步驟，實(shí)現(xiàn)對整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度的有效管理與控制。具體流程如圖1所示。

二、項(xiàng)目進(jìn)度管理理論在教輔出版流程中的應(yīng)用

（一）教輔圖書出版進(jìn)度計(jì)劃編制

教育出版企業(yè)每年教輔圖書的出版品種多、生產(chǎn)流程復(fù)雜，為有效掌握圖書出版的進(jìn)度，保證圖書出版工作高質(zhì)高效完成，編制圖書出版進(jìn)度計(jì)劃是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。圖書進(jìn)度計(jì)劃的制定是對參與教輔圖書出版的人員（編輯人員、設(shè)計(jì)人員、制版人員、印制人員、倉儲人員等）與出版流程中的各項(xiàng)工作（編輯加工、封面設(shè)計(jì)、排版制版、倉儲運(yùn)輸?shù)龋?shí)施責(zé)任主體進(jìn)行明確分工，是對出版流程中各項(xiàng)工作開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間的合理約束，是對出版流程中各項(xiàng)工作之間先后順序關(guān)系的科學(xué)規(guī)范。

下面將以筆者所在出版社的《新編基礎(chǔ)訓(xùn)練》圖書出版流程為例，通過應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)度管理理論，分別從出版活動分解、出版活動排序等方面詳細(xì)說明如何開展圖書出版項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃編制，為后續(xù)的動態(tài)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度奠定管理基礎(chǔ)。

1.分解出版活動

圖書出版過程會涉及作者、出版社、印刷廠三個(gè)主體，每個(gè)主體都會有相應(yīng)的出版活動產(chǎn)生。我們通過對《新編基礎(chǔ)訓(xùn)練》涉及的每個(gè)主體進(jìn)行任務(wù)分解，得出了該書的出版活動集合，包括到稿、發(fā)稿、編輯加工（“三審三?！保?、封面設(shè)計(jì)、付型、印制、入庫等，并明確了每個(gè)活動的責(zé)任部門、責(zé)任人。

2.梳理活動關(guān)系

為做好出版活動之間的銜接工作，我們對出版過程中上述各項(xiàng)具體活動之間關(guān)系進(jìn)行了梳理，對活動集合中的先后關(guān)系以及并行關(guān)系進(jìn)行了編排。例如，只有在作者稿件“齊、清、定”后才能開始發(fā)稿工作；而封面設(shè)計(jì)則可以同發(fā)稿、編輯加工同步開展。這些關(guān)系的梳理，將幫助項(xiàng)目編輯在項(xiàng)目管理中合理地安排各活動執(zhí)行時(shí)間，以保證各項(xiàng)具體工作的開展順序。

3.確定出版時(shí)間結(jié)點(diǎn)

前面提到，圖書出版涉及較多的活動，為確保圖書出版能夠按進(jìn)度完成，需要項(xiàng)目編輯能夠較為準(zhǔn)確地預(yù)估每項(xiàng)活動可能配備的資源以及可能花費(fèi)的時(shí)間，并且根據(jù)某些重要環(huán)節(jié)要求的完成時(shí)間適當(dāng)調(diào)整其他流程的完成時(shí)間。我們在實(shí)施《新編基礎(chǔ)訓(xùn)練》的過程中，由于配套的原創(chuàng)出版社教材到手時(shí)間較遲，在編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)只能多次同作者溝通，壓縮稿件編寫時(shí)間，好在多次溝通后得到作者的理解，將到稿時(shí)間壓縮到教材到手后的第5天，保證了后續(xù)工作的按時(shí)開展。

4.進(jìn)度計(jì)劃的編制

在前面三項(xiàng)工作完成后，就可以將圖書出版計(jì)劃編制出來。在編制時(shí)，為了能夠?qū)⑦M(jìn)度計(jì)劃直觀地展示出來，項(xiàng)目編輯繪制了甘特圖。甘特圖是在項(xiàng)目管理領(lǐng)域比較常用的一種條形圖，利用活動列表和時(shí)間刻度，形象地反映出項(xiàng)目任務(wù)包含的所有活動的執(zhí)行順序與執(zhí)行時(shí)間。

《新編基礎(chǔ)訓(xùn)練》是筆者所在出版社的重點(diǎn)教輔品種，覆蓋教材版本較多、印量較大、生產(chǎn)時(shí)間較緊。該項(xiàng)目在實(shí)施之前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對出版流程環(huán)節(jié)的活動進(jìn)行了細(xì)致地分析，確定了各活動的責(zé)任部門與責(zé)任人，考慮到印廠在同一時(shí)間段面對省內(nèi)多家出版社的印制需求這一因素，對可能影響進(jìn)度的印制這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)賦予了充足的時(shí)間，最終制訂了詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。在進(jìn)度計(jì)劃編制后，項(xiàng)目編輯利用甘特圖同項(xiàng)目組成員反復(fù)討論，大大提高了溝通的效率，進(jìn)度計(jì)劃在多次修改后按時(shí)定稿，為該項(xiàng)目的順利實(shí)施奠定了良好的基礎(chǔ)。

（二）教輔圖書出版進(jìn)度管控

項(xiàng)目在實(shí)際實(shí)施期間，不可避免地會出現(xiàn)不確定因素，例如項(xiàng)目組人員變動、項(xiàng)目出現(xiàn)難解決的關(guān)鍵問題等，這些不確定因素會導(dǎo)致項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度出現(xiàn)偏差。因此，項(xiàng)目編輯需要掌握對管控進(jìn)度的一整套方法，將進(jìn)度管控辦法應(yīng)用在項(xiàng)目實(shí)施周期中，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目產(chǎn)生的偏差，并準(zhǔn)確分析出偏差產(chǎn)生的原因，采取有效的應(yīng)對措施，以保證項(xiàng)目能夠按期保質(zhì)完成。

1.教輔圖書出版進(jìn)度動態(tài)監(jiān)控

建立項(xiàng)目管理小組制度。上面提到，《新編基礎(chǔ)訓(xùn)練》的出版涉及編輯、設(shè)計(jì)、校對、出版、儲運(yùn)等多個(gè)部門，因此，我社成立了以該書所在教輔編輯部主任為組長，以項(xiàng)目編輯為副組長，以責(zé)任編輯和其他參與部門的經(jīng)辦人為成員的項(xiàng)目管理小組，對小組成員進(jìn)行了明確的分工，每個(gè)人的目標(biāo)責(zé)任清晰，對項(xiàng)目各環(huán)節(jié)進(jìn)度的把握，采取會議、群組、郵件等方式定期、不定期開展交流、討論，及時(shí)反饋項(xiàng)目的進(jìn)度，認(rèn)真執(zhí)行管理小組的決策。

建立項(xiàng)目例會制度。為全面、系統(tǒng)地監(jiān)控《新編基礎(chǔ)訓(xùn)練》項(xiàng)目的出版進(jìn)展情況，項(xiàng)目管理小組建立了例會制度，通過例會對該書的進(jìn)展情況進(jìn)行全面的梳理，項(xiàng)目編輯收集圖書出版各活動的完成情況，記錄出版過程中存在的問題，并對存在的問題提出具體的解決方案，最終匯總成例會的會議紀(jì)要并分發(fā)給分管社領(lǐng)導(dǎo)、參與相關(guān)人員。

項(xiàng)目實(shí)施的不同階段，例會的召開頻率也在不斷變化。在項(xiàng)目實(shí)施的初期，考慮到需要協(xié)調(diào)、通告的事項(xiàng)較多，例會的頻率以周為單位；隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，日常例會逐步改為每兩周召開一次；但當(dāng)項(xiàng)目編輯發(fā)現(xiàn)出版進(jìn)度出現(xiàn)延遲或者出版時(shí)間臨時(shí)縮短時(shí)，則采取隔天或者每天召開一次例會，以便提高對出版進(jìn)度的把控程度。此外，為提高例會的效率，在會議召開前，項(xiàng)目編輯都會通過聊天軟件或者郵箱的方式提前將會議議題發(fā)給小組成員，要求相關(guān)人員提前準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容；會議中，參會人員針對會議議題開展討論，明確問題解決方案，包括解決問題的責(zé)任人、解決方法、解決時(shí)間，形成會議紀(jì)要；會議后，由項(xiàng)目編輯跟蹤落實(shí)情況。

2.圖書出版進(jìn)度偏差分析及調(diào)整

由于教輔圖書出版的復(fù)雜性，在實(shí)際的圖書出版實(shí)施過程中，經(jīng)常會有項(xiàng)目某環(huán)節(jié)延期的現(xiàn)象發(fā)生，這就會對后續(xù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生一定的影響。這時(shí)就需要項(xiàng)目編輯對該環(huán)節(jié)偏差產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，并對偏差是否會對項(xiàng)目的總體進(jìn)度造成影響進(jìn)行評估，及時(shí)采取應(yīng)對措施。

在項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)偏差時(shí)，我們主要采取如下的步驟進(jìn)行應(yīng)對：

首先，分析偏差原因。在實(shí)施過程中，項(xiàng)目編輯一旦發(fā)現(xiàn)出版進(jìn)度的某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，應(yīng)同該環(huán)節(jié)的參與人員充分溝通，了解該環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行情況，分析偏差產(chǎn)生的原因，預(yù)估偏差可能對項(xiàng)目帶來的影響。

一般來說，項(xiàng)目進(jìn)度偏差分為“弱偏差”和“強(qiáng)偏差”?！叭跗睢币话闶遣粫绊戫?xiàng)目總體進(jìn)度的，例如通過采取增加該環(huán)節(jié)參與人員、適當(dāng)增加工作強(qiáng)度等方法是能夠解決問題的。而“強(qiáng)偏差”一般較難采取有效的應(yīng)對措施，將直接導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整。

其次，采取偏差補(bǔ)救。如果項(xiàng)目偏差類型為“弱偏差”，可以同相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人溝通，采取增加參與人員、適當(dāng)安排加班等方式進(jìn)行進(jìn)度補(bǔ)救。例如，《新編基礎(chǔ)訓(xùn)練》的項(xiàng)目編輯在例行進(jìn)度統(tǒng)計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)封面設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間超過了預(yù)計(jì)計(jì)劃，及時(shí)同美術(shù)編輯溝通，了解到該編輯近期生病請假較多影響了進(jìn)度，在同該編輯部主任溝通后，要求其通過周末加班的方式，追趕上了實(shí)際的進(jìn)度。如果項(xiàng)目偏差類型為“強(qiáng)偏差”，應(yīng)及時(shí)召開項(xiàng)目管理小組專題會議，就偏差的具體影響向小組成員通報(bào)，并將后續(xù)的調(diào)整方案同步向分管社領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，待批準(zhǔn)后修改項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表，并及時(shí)跟蹤項(xiàng)目后續(xù)的進(jìn)度情況。

二、小結(jié)

本文參照項(xiàng)目管理學(xué)中項(xiàng)目進(jìn)度管理的相關(guān)理論，針對教輔圖書出版流程中存在的問題，對教輔圖書出版流程的管理做了細(xì)化的分析和探索，提出了教輔出版進(jìn)度計(jì)劃制定、進(jìn)度動態(tài)監(jiān)控以及進(jìn)度偏差處理的具體辦法，是對新常態(tài)下教輔圖書編輯出版生產(chǎn)流程的新探索，有利于進(jìn)一步優(yōu)化出版企業(yè)圖書出版的管理方法。