淺析如何做好采供血機(jī)構(gòu)的檔案管理工作

張紅

摘 要：檔案管理是采供血管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案的零散殘缺會導(dǎo)致管理單位無法追溯血液來源，使日常管理陷于被動(dòng)；檔案的混亂更會導(dǎo)致管理單位無法進(jìn)行采供血量、檢驗(yàn)合格率、血液報(bào)廢率等的分析，工作質(zhì)量無法提高。本文主要就采供血檔案管理存在的問題及如何規(guī)范優(yōu)化作一次嘗試性的論述。

關(guān)鍵詞：采供血；檔案管理；對策

1 采供血檔案管理中存在的問題

1、檔案管理重要性未引起足夠重視。采供血管理部門往往重視保障臨床供血以及血液質(zhì)量，而對相應(yīng)檔案管理的作用和地位缺乏了解，認(rèn)識不足。單位缺少檔案管理工作崗位，也嚴(yán)重缺乏專職的檔案管理人員。專業(yè)文件檔案資料往往是單位下屬各部門各自為政，不成體系；存檔也只是流于形式，集中堆放，不能物盡其用。

2、檔案管理體系不明晰、不完整。完整的檔案種類繁多，但往往缺乏科學(xué)的檔案目錄框架體系作支撐，檔案資料處于多而無序的狀態(tài)。同時(shí)，隨著采供血計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的逐步運(yùn)用，專業(yè)文件檔案的類別和軟件中模塊的分類往往不能呼應(yīng)，給檔案的查詢和校核造成了困難。

3、采供血檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。不同地區(qū)的采供血管理部門往往采用各自不同的檔案管理方式，分類方式、操作細(xì)則、考核辦法等也各不相同。不利于采供血檔案的規(guī)范化管理；也不利于資源整合，無法建立采供血數(shù)據(jù)分析體系，對采供血全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控；更難以找出存在的問題及發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取措施，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。

2 做好采供血檔案管理工作的對策

1、強(qiáng)化檔案管理意識

檔案管理是采供血系統(tǒng)管理不可或缺的重要組成部分，發(fā)揮著不可替代的重要作用。因此，采供血管理部門必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強(qiáng)全體采供血工作人員的檔案管理意識，使大家充分認(rèn)識到檔案工作關(guān)聯(lián)著采供血體系的每一個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)聯(lián)著對采供血數(shù)據(jù)的分析和潛在問題的及時(shí)發(fā)掘。采供血管理單位要從實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)造條件，安排專職人員，從事檔案管理工作，負(fù)責(zé)對接采供血各階段、各部門在日常工作中產(chǎn)生的檔案資料，并進(jìn)行及時(shí)的整合和處理，從檔案管理的角度把采供血的全過程有機(jī)地整合起來，充分發(fā)揮檔案資料的積極作用。采供血管理單位要加強(qiáng)對檔案管理人員的定期培訓(xùn)，及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和具體做法，更好地完善檔案管理工作，防患于未然。

2、推廣計(jì)算機(jī)管理軟件輔助檔案管理

采供血管理單位要在紙質(zhì)檔案為主，手工操作的基礎(chǔ)上，推廣運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件檔案管理輔助系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)檢索快捷，只要輸入檔案關(guān)鍵詞，就能及時(shí)得到結(jié)果；管理方便，能夠幫助檔案管理人員整理、組卷、編制目錄，提高工作效率，減少工作差錯(cuò)；借閱靈活，借閱單位、借閱人、及借閱期限的查詢管理靈活便捷；便于保存，不需要接觸檔案原件，有效地避免了原始檔案的損傷，延長了原始檔案的壽命。同時(shí)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)也能簡單便捷地進(jìn)行采供血數(shù)據(jù)整合和分析，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的有效補(bǔ)充。采供血管理單位只有在紙質(zhì)檔案和計(jì)算機(jī)軟件相輔相成的基礎(chǔ)上，才能有針對性的、更智能地做好檔案管理工作。

3、細(xì)化檔案管理的立卷分類工作

采供血管理單位日常工作中形成的檔案資料種類繁多，系統(tǒng)復(fù)雜，為了做好檔案管理工作，應(yīng)該事先就明確好檔案的分類大綱及立卷類目等，做到有的放矢?？偟膩碚f，采供血管理單位涉及的比較完整的檔案分類一般包括文書檔案、專業(yè)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案及電子檔案等。而以其中的專業(yè)檔案為例，也應(yīng)該明確地下分為業(yè)務(wù)綜合類、血源管理類、血液檢測類、成分單采類、成分制備類、質(zhì)量管理類、血液供應(yīng)類、血液采集類等等。只有分類明確清晰，才能做好日常資料文件的對號入座，避免檔案管理雜亂無章的局面。

4、計(jì)算機(jī)管理模塊需服從檔案分類體系

采供血檔案管理計(jì)算機(jī)輔助軟件目前種類不多，但沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，往往是根據(jù)管理部門的不同需求而設(shè)計(jì)出的不同的產(chǎn)品。而管理部門、編程單位主觀上對檔案分類認(rèn)識的差異性，直接導(dǎo)致了輔助軟件中模塊設(shè)置的偏差，也很容易造成模塊中電子文檔資料與專業(yè)文件資料各自為政，成為兩個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)，不能發(fā)揮兩者相輔相成的作用?？梢姡?jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)中的模塊必須在認(rèn)真科學(xué)確定檔案分類體系的基礎(chǔ)上，一一對應(yīng)地來設(shè)立，既可以優(yōu)化采供血的管理體系，又能在應(yīng)對法律糾紛時(shí)，便捷地找到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的電子檔案，從而便捷地找到該電子檔案所對應(yīng)的專業(yè)文件檔案，提供有效的法律證明材料。

5、采供血檔案管理宜統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

目前，各中心血站及基層血站采供血檔案管理模式、水平參差不齊、隱患較多、無章可循的狀態(tài)。而我國關(guān)于采供血的規(guī)范、辦法中對檔案管理的具體要求也較少提及，例如，在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中僅有11.1條款中提及“應(yīng)建立、實(shí)施記錄管理程序和檔案管理程序?！焙?1.3條款中提及“獻(xiàn)血、檢測和供血的原始記錄應(yīng)至少保存十年”。針對此類情況，建議采供血上級主管部門對此類情況進(jìn)行調(diào)研摸底，在現(xiàn)有相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，整理出臺采供血檔案管理的操作細(xì)則，將各地有差別、有爭議的一些做法進(jìn)行磨合統(tǒng)一。例如，明確采供血過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)需要?dú)w檔的內(nèi)容明細(xì)以及保管期限、明確檔案收集制度、明確采供血計(jì)算機(jī)檔案管理軟件模塊的規(guī)范化設(shè)置、明確保密管理要求，明確針對采供血管理部門的考核辦法等等。

3 結(jié)語

采供血檔案檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作，是獻(xiàn)血者及血液信息的重要載體，是采供血管理單位的主要信息來源。我們必須重視采供血檔案管理工作，不斷規(guī)范管理水平，提升管理質(zhì)量，高效、協(xié)調(diào)、有序地管好用好檔案，才能在更大程度上為臨床醫(yī)院決策、應(yīng)用提供重要的基礎(chǔ)依據(jù)，才能有效地提高醫(yī)療管理水平、促進(jìn)整個(gè)采供血機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]金云霞.采供血專業(yè)檔案管理中存在的問題和改進(jìn)建議[J]《浙江檔案》，2017（2）：62-62

[2]孫淑芳，閆慧芝.采供血機(jī)構(gòu)無償獻(xiàn)血者的檔案管理[J]《中國當(dāng)代醫(yī)藥》，2016，23（9）：151-154

[3]沈仕奇.淺談如何做好采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作[J]《辦公室業(yè)務(wù)》，2016（24）：149-149endprint