ERP系統(tǒng)下企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制優(yōu)化

李文婧

中圖分類(lèi)號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2017）14-0113-03

摘要：會(huì)計(jì)內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要組成部分，是保障企業(yè)資金與資產(chǎn)安全性、實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)目標(biāo)的重要管理手段之一。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，ERP系統(tǒng)逐漸被引入到企業(yè)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制中來(lái)，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用雖然在一定程度上提升了企業(yè)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制效率，但也引發(fā)了很多新問(wèn)題?；诖?，文章以某石油銷(xiāo)售公司為例，深入分析了該公司當(dāng)前ERP系統(tǒng)中存在的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上提出了完善ERP系統(tǒng)下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的建議，以期為相關(guān)企業(yè)提供參考。

關(guān)鍵詞：石油銷(xiāo)售企業(yè) ERP系統(tǒng) 會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，管理信息系統(tǒng)逐漸被引入到企業(yè)管理的方方面面，當(dāng)前企業(yè)使用最廣泛的就是ERP系統(tǒng)，這類(lèi)系統(tǒng)由于其操作的便捷性與強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能受到了企業(yè)的青睞。本文以某石油銷(xiāo)售公司基于ERP系統(tǒng)進(jìn)行的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制作為研究對(duì)象，探討這種新型的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制模式存在的問(wèn)題，并提出相關(guān)建議。

一、某石油銷(xiāo)售公司基于ERP系統(tǒng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）數(shù)據(jù)安全與ERP軟件風(fēng)險(xiǎn)方面。（1）數(shù)據(jù)的安全性存在一定隱患。該公司應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理的核心就是財(cái)務(wù)管理，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)各客戶(hù)端的數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸與整合，這就產(chǎn)生了數(shù)據(jù)安全性的問(wèn)題。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)具有一定的開(kāi)放性，如果有人惡意攻擊ERP系統(tǒng)，很有可能會(huì)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)造成嚴(yán)重的破壞。本文將該公司當(dāng)前各個(gè)管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸關(guān)系予以整合，如上頁(yè)圖1所示。（2）ERP軟件風(fēng)險(xiǎn)。在應(yīng)用ERP軟件時(shí)，需要根據(jù)應(yīng)用環(huán)境與用戶(hù)需求進(jìn)行一定的調(diào)整與改進(jìn)，以降低企業(yè)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。雖然當(dāng)前的ERP軟件已經(jīng)發(fā)展得比較成熟，但仍存在一定不足，例如，系統(tǒng)用戶(hù)并不清楚后臺(tái)程序的設(shè)計(jì)原理與運(yùn)算規(guī)則，一旦出現(xiàn)問(wèn)題只能向系統(tǒng)供應(yīng)商求助，而系統(tǒng)維護(hù)人員能夠輕松接觸到軟件的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，如果對(duì)其進(jìn)行不當(dāng)操作，對(duì)企業(yè)造成的影響是難以估量的。

（二）業(yè)務(wù)流程方面。

1.進(jìn)銷(xiāo)存管理。該公司當(dāng)前進(jìn)銷(xiāo)存管理存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在：進(jìn)貨計(jì)劃是根據(jù)當(dāng)前的庫(kù)存數(shù)量與對(duì)下期的銷(xiāo)售預(yù)期制定的，如果參考信息傳遞速度緩慢或者在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)了扭曲，那么該公司制定的進(jìn)貨計(jì)劃就會(huì)與銷(xiāo)售實(shí)際嚴(yán)重不符。在這種情況下，該公司或者是沒(méi)有足夠的石油產(chǎn)品可以銷(xiāo)售，或者是庫(kù)存量過(guò)大導(dǎo)致資金嚴(yán)重積壓，無(wú)論哪一種情況都會(huì)對(duì)該公司造成極大的消極影響。

2.應(yīng)收應(yīng)付款管理。第一，ERP系統(tǒng)會(huì)對(duì)該公司的應(yīng)收應(yīng)付款進(jìn)行預(yù)先控制，對(duì)相關(guān)操作人員設(shè)置一定的權(quán)限，如果超出權(quán)限范圍，就無(wú)法在系統(tǒng)中進(jìn)行審批等操作?；诖耍绻摴緵](méi)有做好相關(guān)人員的授權(quán)工作，就會(huì)造成審批混亂以及越級(jí)審批等情況，這無(wú)疑會(huì)令會(huì)計(jì)內(nèi)部控制失去應(yīng)有的效用。第二，ERP系統(tǒng)對(duì)客戶(hù)進(jìn)行了編碼管理，系統(tǒng)操作人員將客戶(hù)按照該公司的要求編碼，之后提交至省級(jí)公司，省級(jí)公司審批之后，會(huì)在系統(tǒng)中添加該客戶(hù)的編碼。但是當(dāng)前的ERP系統(tǒng)還沒(méi)能對(duì)客戶(hù)編碼進(jìn)行唯一性限定，導(dǎo)致系統(tǒng)中存在編碼相同的客戶(hù)，無(wú)疑對(duì)該公司進(jìn)行客戶(hù)授信管理造成了障礙。

3.合同管理。雖然ERP系統(tǒng)具有較強(qiáng)的資金控制能力，但卻沒(méi)有相應(yīng)的合同管理功能。在業(yè)務(wù)進(jìn)行之前，交易雙方首先要做的就是簽訂合同，之后按照合同的約定交貨付款。但該公司在貨品與資金的往來(lái)過(guò)程中，不重視對(duì)合同文本的管理，導(dǎo)致資金和貨品已經(jīng)實(shí)付，但合同還處于審核狀態(tài)，這無(wú)疑加大了該公司的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)管理方面。（1）盡管該公司ERP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制具有部分風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與控制功能，但對(duì)有些風(fēng)險(xiǎn)卻束手無(wú)策，導(dǎo)致該公司的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理效率低下。該公司ERP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理流程見(jiàn)圖2。（2）ERP系統(tǒng)采集的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)過(guò)多，導(dǎo)致計(jì)算過(guò)程的工作量巨大，加重了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。

二、完善某石油銷(xiāo)售公司基于ERP系統(tǒng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的建議

（一）提升ERP系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。一方面，該公司應(yīng)提升ERP系統(tǒng)的安全性，做好硬件設(shè)備與軟件安全的保護(hù)工作，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止遭到惡意破壞。另一方面，該公司應(yīng)提升EPR系統(tǒng)的穩(wěn)定性，除了定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)之外，還要在條件允許的情況下升級(jí)系統(tǒng)硬件，以保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。此外，該公司還應(yīng)積極關(guān)注ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)可能存在的漏洞進(jìn)行修補(bǔ)。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善審批機(jī)制。

1.進(jìn)銷(xiāo)存管理。需要完善的主要是ERP系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置。該公司在為用戶(hù)設(shè)置權(quán)限時(shí)，應(yīng)對(duì)“進(jìn)-銷(xiāo)-存”每個(gè)環(huán)節(jié)的操作都設(shè)置明確的權(quán)限，并設(shè)置為在上一環(huán)節(jié)沒(méi)有完成并得到審批的情況下，下一環(huán)節(jié)無(wú)法操作；同時(shí)，對(duì)庫(kù)存的進(jìn)出設(shè)置預(yù)警，這樣不僅可以提升對(duì)進(jìn)銷(xiāo)存的管理效率，還能避免出現(xiàn)越權(quán)審批、不合規(guī)銷(xiāo)售的情況。

2.應(yīng)收應(yīng)付款管理。

（1）付款方面。首先，財(cái)務(wù)部在收到業(yè)務(wù)部的付款申請(qǐng)之后，應(yīng)審核其采購(gòu)合同、訂單、收貨憑證、驗(yàn)收憑證等，審核確認(rèn)無(wú)誤后方可付款；如果在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有些資料尚不齊全，則拒絕支付，直到業(yè)務(wù)部補(bǔ)足資料之后，才可以付款。其次，財(cái)務(wù)人員在付款之后應(yīng)核銷(xiāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)，并嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)管理規(guī)范記錄賬目。最后，財(cái)務(wù)人員在ERP系統(tǒng)中應(yīng)建立交易付款檔案，并上傳采購(gòu)合同、訂單等原始憑證。

（2）收款方面。該公司要按照崗位不相容原則調(diào)配相關(guān)崗位工作人員，避免因?yàn)槁殭?quán)的銜接而發(fā)生瀆職或者舞弊的情況。

該公司應(yīng)設(shè)計(jì)賬齡分析表，并對(duì)公司當(dāng)前的應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡排序，同時(shí)在系統(tǒng)中設(shè)置賬款到期預(yù)先提示。如果賬款逾期未還，則安排專(zhuān)人上門(mén)催收，以降低發(fā)生壞賬損失的可能性。該公司應(yīng)收賬款內(nèi)控詳情如表1所示。

該公司應(yīng)實(shí)施清欠考核，以便了解ERP系統(tǒng)記錄的交易信息的處理情況。該公司業(yè)務(wù)穿行測(cè)試情況如表2所示。endprint

（3）借助ERP系統(tǒng)規(guī)范合同審批管理。ERP系統(tǒng)能夠?qū)⒑贤瑢徟鞒碳?xì)化為不同環(huán)節(jié)，并在系統(tǒng)中為不同用戶(hù)設(shè)置審批權(quán)限，這樣就能實(shí)現(xiàn)對(duì)合同審批的規(guī)范管理。結(jié)合該公司的運(yùn)營(yíng)實(shí)際，本文認(rèn)為該公司需要做好以下幾方面工作：

①控制權(quán)限。該公司應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程與管理規(guī)范對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行合同審批管理的權(quán)限控制。系統(tǒng)用戶(hù)通過(guò)自己的用戶(hù)名與密碼登錄系統(tǒng)之后，能看到當(dāng)前需要審批或者操作的業(yè)務(wù)，如果審批或者業(yè)務(wù)操作權(quán)限超出了用戶(hù)的授權(quán)范圍，那么用戶(hù)是無(wú)法看到這些信息的。這樣能大大提升業(yè)務(wù)信息的保密程度，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)外泄的情況。另外，要限定系統(tǒng)管理員的權(quán)限，雖然其可以對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行任意修改，但這種修改必須是在得到相關(guān)主管部門(mén)的書(shū)面授權(quán)之后方可進(jìn)行，沒(méi)得到授權(quán)而進(jìn)行的所有操作都是違反公司管理要求的。

②構(gòu)建內(nèi)控管理平臺(tái)。構(gòu)建內(nèi)控管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理。在實(shí)際工作中，該公司應(yīng)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定符合公司運(yùn)營(yíng)實(shí)際的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管理流程，并針對(duì)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)在ERP系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的功能模塊。本文以該公司的采購(gòu)資金付款業(yè)務(wù)為例，通過(guò)圖3簡(jiǎn)單描述了該業(yè)務(wù)的管理流程。

③使用報(bào)錯(cuò)指標(biāo)法。該公司在進(jìn)行基于ERP系統(tǒng)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制時(shí)，可以對(duì)其中的部分功能模塊設(shè)置報(bào)錯(cuò)指標(biāo)，一旦系統(tǒng)識(shí)別到了報(bào)錯(cuò)指標(biāo)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)，就會(huì)自動(dòng)給出錯(cuò)誤提示，系統(tǒng)用戶(hù)可以根據(jù)錯(cuò)誤提示修正輸入的數(shù)據(jù)信息，這樣能顯著提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制

1.健全風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)。在實(shí)際工作中，該公司可以按照業(yè)務(wù)類(lèi)型將風(fēng)險(xiǎn)分為不同大類(lèi)，并針對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤式管理，應(yīng)保證公司的所有業(yè)務(wù)流程與環(huán)節(jié)都在風(fēng)險(xiǎn)管理的范圍之內(nèi)，避免出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理盲區(qū)。該公司還需要針對(duì)ERP系統(tǒng)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)，風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)的建立不但能夠幫助該公司總結(jié)過(guò)去風(fēng)險(xiǎn)管理工作的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，還能為新業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管理提供一定參考。本文認(rèn)為該公司應(yīng)做好以下兩方面工作：首先，全面搜集對(duì)公司風(fēng)險(xiǎn)管理有意義的信息。其次，積極分析與研究其他企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理案例，并結(jié)合公司自身的情況對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理方案進(jìn)行調(diào)整，以提升風(fēng)險(xiǎn)管理效率。最后，定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)中的信息進(jìn)行歸納與整合，將其匯總為公司的風(fēng)險(xiǎn)管理白皮書(shū)，為后續(xù)的風(fēng)險(xiǎn)管理工作提供指引。

2.提升ERP系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的連通性。這樣做可以保證ERP系統(tǒng)中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。這樣的系統(tǒng)集成不但能夠提升該公司的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制質(zhì)量，還能提升整個(gè)內(nèi)控體系的運(yùn)行效率。另外，該公司還應(yīng)拓展ERP系統(tǒng)的預(yù)警功能，及時(shí)發(fā)出各業(yè)務(wù)流程與環(huán)節(jié)可能引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警，從而使公司管理層能夠提前做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，以減輕風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司運(yùn)營(yíng)可能造成的損害，保障公司資產(chǎn)的安全性。該公司的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息運(yùn)動(dòng)過(guò)程見(jiàn)圖4。

由圖4可知，該公司采取的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息運(yùn)動(dòng)模式，不但能夠減少預(yù)警信息傳遞的環(huán)節(jié)，顯著提升預(yù)警信息的傳遞效率，還能讓公司各相關(guān)人員及時(shí)了解預(yù)警信息，從而為開(kāi)展后續(xù)的風(fēng)險(xiǎn)控制與應(yīng)對(duì)工作作出明確指引。

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