淺談新時期檔案的開發(fā)管理與價值利用

顧曉華

摘 要：隨著時代的不斷進步，檔案管理事業(yè)已成為社會關(guān)注的重點。檔案的開發(fā)與利用是檔案管理的基本職能?，F(xiàn)如今城市化建設進程加快，全面小康社會也加快推進，為適應新時期環(huán)境，檔案管理工作必須要創(chuàng)新思路、尋求突破。新時期的檔案管理需要新的管理與服務形式。本文主要提出新時期檔案的開發(fā)管理與價值利用，以期能對我國的檔案管理事業(yè)提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案管理；開發(fā)利用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）19-0220-02

檔案的開發(fā)利用作為我國檔案管理事業(yè)的重要組成部分，其開發(fā)與利用的方向成為決定檔案管理事業(yè)的重要抉擇。隨著1949年10月1日中華人民共和國的成立，標志著中國檔案工作進入一個新階段。中國共產(chǎn)黨和人民政府重視檔案和檔案管理，在中國共產(chǎn)黨領導的解放區(qū)檔案工作的基礎上，一面改造舊中國遺留下來的檔案工作，一面汲取國外管理檔案的先進經(jīng)驗，逐步建設起國家規(guī)模的社會主義檔案事業(yè)。新時期的檔案管理事業(yè)需要準確把握各項任務指標，將檔案服務理念貫徹到每個檔案管理人員身上，要穩(wěn)步跟上社會的發(fā)展。

1 檔案開發(fā)利用的新形式

檔案事業(yè)經(jīng)過半個多世紀的發(fā)展，已成為人們的一種精神文化財富，檔案管理單位的工作就是有效的管理與豐富群眾的精神文化生活。檔案的開發(fā)和利用成為新時期下檔案管理事業(yè)的主要發(fā)展方向。但是，檔案事業(yè)的管理模式一直都是采用傳統(tǒng)的管理，比如檔案館的職能只是對檔案的收藏與保管，社會利用工作只是等人民來查閱，對文化職能的真正價值沒有體現(xiàn)出來。隨著我國的經(jīng)濟快速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，逐步開始追求精神層面的需求，這自然就包括文化方面。我國有些地區(qū)將檔案館作為地方文化標志，并投入大量資源建設，使地區(qū)精神文明建設進一步提高。就目前已經(jīng)成熟的檔案的開發(fā)利用形式有四種：檔案陳列館、現(xiàn)行文件利用中心、檔案網(wǎng)站、檔案資料匯編。

1.1 檔案陳列館

我國的檔案館內(nèi)大部分的的檔案基本都是關(guān)于我國的歷史，主要以新中國成立以來的歷史為主，主要包括革命歷史資料、黨和政府領導人民在社會主義建設過程中形成的珍貴史料。可以利用這些珍貴的歷史檔案，建設檔案陳列館，以舊時期的珍貴圖片、實物舉辦展覽，將歷史直觀性的呈現(xiàn)在人民面前，不但可以是人民了解到當代社會主義建設的主要成就，還可以使檔案館成為教育后人、歷史文化傳播的主要途徑。這種檔案館的建立，可以激發(fā)人民的愛國之情，而且還可作為地區(qū)的文化休閑設施，可以有效發(fā)揮愛國主義的教育意義。比如我國天津地區(qū)的周鄧紀念館、平津戰(zhàn)役紀念館，都是社會主義建設形成過程的主要展現(xiàn)形式。

1.2 現(xiàn)行文件利用中心

自2001年12月11日開始，中國正式加入WTO，標志著中國的產(chǎn)業(yè)對外開放進入了一個全新的階段。檔案館為適應當前形式，并遵循我國政務公開的要求，建立了現(xiàn)行文件利用中心，是現(xiàn)行文件管理的輔助機構(gòu)，主要職能是匯集黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位形成的已公開的現(xiàn)行政策性、法規(guī)性、公益性、服務性文件，并提供各方面查詢，直接為廣大人民群眾服務。利用中心對已公開的現(xiàn)行文件進行科學規(guī)范地整理，編目與保管，建立與配套的管理制度和檢索體系，為社會各級提供方便、快捷的現(xiàn)行文件服務。我國目前開辦現(xiàn)行文件利用中心的地區(qū)有哈爾濱、牡丹江等市。將大量現(xiàn)行文件向群眾公開，積極傳播黨和政府的政策方針，保護人民群眾的合法權(quán)益，維護社會穩(wěn)定。

1.3 檔案網(wǎng)站

為適應新時期的發(fā)展要求，信息化管理已成為社會各行各業(yè)的主要管理形式。檔案網(wǎng)站的建立與其他網(wǎng)站不同，是檔案擺脫書面形式，順應大眾網(wǎng)絡化的發(fā)展形式所建立的。其主要目的就是為了使檔案利用者能夠及時、快捷的查閱相關(guān)檔案。檔案網(wǎng)站的內(nèi)容主要包括檔案目錄、原文調(diào)閱、現(xiàn)行文件，其運行方式類似于當前的一些知識網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站的建立不單是為了讓群眾能夠快速查閱相關(guān)檔案，還是地區(qū)文化、傳統(tǒng)習俗、建設發(fā)展等方面的主要傳播方式。有些檔案網(wǎng)站從建立之初，便一直受到人民的追捧，能使群眾對歷史文化的興趣也來越大。目前我國各個地區(qū)基本上都有專門的檔案網(wǎng)站。我國所發(fā)行的《中國檔案報》是中國檔案界的行業(yè)報，是中國和世界唯一的檔案專業(yè)報。《中國檔案報》堅持政治性與專業(yè)性、行業(yè)性與社會性、知識性與趣味性、嚴肅性與靈活性的有機結(jié)合，指導檔案業(yè)務，溝通社會信息，揭示歷史真相，記載當代要事，為檔案事業(yè)服務，為社會進步服務，為讀者服務。中國檔案報上發(fā)表的文章，都被中國知網(wǎng)全文收錄，適合于大專院校、學者、檔案學研究者訂閱研讀。

1.4 檔案資料匯編

我國檔案館的編研工作，依照傳統(tǒng)的形式比較側(cè)重與黨史研究部門的合作，這就導致檔案選題具有較大的局限性，并沒有主要突出政府方針的主要思想，同時對內(nèi)容的特征沒有主要突出，只是一味的研究，并沒有思考怎樣才能使檔案利用者方便查閱。所以，為了改善這一傳統(tǒng)的檔案管理模式，相關(guān)檔案部門開始著重出版一批實用性強的資料匯編，使政府決策服務能夠發(fā)揮更大的作用。其中最具代表性的就是《中華民國史檔案資料匯編》，這是中國第二歷史檔案館就館藏歷史檔案中具有重要史料價值的資料編輯而成的一套綜合性資料匯編，5000余萬字，匯集了南京臨時政府、北京民國政府、廣州國民政府、武漢國民政府、南京國民政府的重要檔案，從而為民國史研究提供了極具參考價值的第一手材料。部分地區(qū)的檔案管理部門為了使青少年能夠更加深入的了解歷史，推出了一種卡通形式的資料查閱模式，不但能夠激發(fā)孩子學習歷史的興趣，還能使孩子了解家鄉(xiāng)的各種傳統(tǒng)習俗，這也成為地區(qū)教育孩子的鄉(xiāng)土教材。

2 檔案管理信息化

隨著信息化時代的快速發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡化成為社會各行各業(yè)的主要發(fā)展形式，其為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟效益不言而喻。那么，要創(chuàng)新檔案利用，就需要加強檔案管理的信息化建設，使檔案利用能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡化，從而成為人們生活的一部分。我國當前對檔案館信息化建設的主要方向就是建設數(shù)字化檔案館。數(shù)字化檔案館主要是以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務管理系統(tǒng)為基地，以網(wǎng)站為重要出口，實現(xiàn)檔案資源的深度開發(fā)利用。endprint

2.1 檔案目錄中心

檔案目錄中心是集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務的專門機構(gòu)。加強檔案目錄中心建設，才能促進檔案信息化建設。我國傳統(tǒng)的檔案利用主要是以書面的形式供利用者查閱，其中需要檔案管理人員的輔助查詢，造成人力與時間的浪費，而且利用者過于被動，只有等管理人員尋找到相關(guān)檔案才能進行查閱。在利用計算機技術(shù)之后，可將檔案信息錄入到計算機系統(tǒng)中，讓利用者查閱檔案時能夠具有主動性，并且還可查找類似檔案供利用者參考。建立館藏案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫，對近現(xiàn)代的發(fā)展歷程進行詳細劃分，主要包括民國歷史、革命歷史、建國后歷史等方面，使檔案目錄能夠?qū)崿F(xiàn)不受地區(qū)限制的查詢方式，從而方便檔案利用者。

2.2 原文數(shù)據(jù)庫

自建國以來，我國的檔案事業(yè)經(jīng)歷的半個多世紀的沉淀，從以往的“書面塵封”形式，轉(zhuǎn)變到電子掃描形式，利用縮微掃描和電子掃描的形式，將檔案轉(zhuǎn)化為直觀的影像形式，極大的方便了群眾的查閱，改變了以往的書面形式?！稒n案法》的部分檔案原件是可以被開放的，比如政府公報、家族族譜等原件，都被利用進原文數(shù)據(jù)庫中，這些原件數(shù)據(jù)是允許在網(wǎng)站公布的，并且檔案館也有專門的查詢系統(tǒng)，利用者可到檔案館直接查詢翻閱。

2.3 局域網(wǎng)

檔案信息化建設需要建設局域網(wǎng)，這也是利用者可以直接接觸數(shù)字化檔案資料最快捷的方式。檔案目錄中心的全文數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化信息運作，是檔案局域網(wǎng)管理的主要職能。同時檔案管理系統(tǒng)是以平臺的方式存在，可以使利用者查詢檔案時可以使用該平臺做到快速查閱。檔案管理系統(tǒng)形成的檔案數(shù)字化網(wǎng)絡，是各機關(guān)檔案室對局域網(wǎng)電子文件采集的主要方式。也是檔案數(shù)字化建設的重要組成部分。

3 加強人員素質(zhì)建設

檔案的開發(fā)利用是適應新時期黨和政府的思想，順應社會經(jīng)濟發(fā)展的必然方向。除了具體到檔案管理事業(yè)的實際利用，更需要對檔案管理模式進行創(chuàng)新，加強人員素質(zhì)建設，才能保證檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

信息化建設以及實際平臺的建設已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然，不過還需要提高檔案管理事業(yè)的服務理念。檔案的開發(fā)利用是需要管理人員來操作的，只有人員的高素質(zhì)、高水平才能保證檔案開發(fā)利用的價值能夠最大化的體現(xiàn)。

首先，加強檔案管理人員的政治素質(zhì)。要貫徹落實科學發(fā)展觀，使工作人員能夠樹立正確的管理思想以及管理信念；在檔案管理中，要時刻以黨和政府的思想約束自己；要具備為人民服務的精神信念；要樹立甘于奉獻、不計得失的服務理念。

其次，要提高檔案工作者的業(yè)務素質(zhì)。檔案管理的內(nèi)容所涉及的方面非常廣，所以會經(jīng)常出現(xiàn)一些整理混亂、知識交叉的狀況。這就需要工作人員具備一定的業(yè)務能力，能夠及時有效的對這些錯誤進行辨識和整改，保證利用者能夠順利的查閱和利用相關(guān)檔案資料。同時，還需要工作人員具備相當?shù)闹R水平和業(yè)務能力，檔案管理經(jīng)常會有新的資料融入其中，需要管理人員不斷了解和掌握當今科學發(fā)展的趨勢，學習現(xiàn)代化技術(shù)，不斷提高自身的知識積累和專業(yè)水平，以保證能夠?qū)n案進行科學合理的整理，各級檔案得到廣泛而針對性的利用，而且還能為人民群眾拓展檔案信息，提高檔案管理的整體服務質(zhì)量。

4 結(jié)語

檔案的開發(fā)利用是新時期檔案管理事業(yè)的主要發(fā)展方向。我國目前成熟的利用方式主要由四種：檔案陳列館、現(xiàn)行文件利用中心、檔案網(wǎng)站、檔案資料匯編。檔案信息化的建設主要分為三種：檔案目錄中心、原文數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)建設。在實行這些具體的實際方案時，需要注意加強檔案工作人員的素質(zhì)建設。只有人員的素質(zhì)建設提高，配合實際方案的實施，才能保證檔案的開發(fā)利用價值效益最大化，從而為我國的檔案管理事業(yè)提供強有力的支撐。

參考文獻

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