縣級醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的問題與對策探析

向玉蓉

【摘要】：隨著計算機(jī)技術(shù)全面普及，縣級醫(yī)院辦公信息化的步伐逐步加快，形成的檔案逐步由紙質(zhì)的向數(shù)字化過度。本文通過對數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀、存在問題及對策進(jìn)行探析，以期推進(jìn)縣級醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】縣級醫(yī)院；檔案；數(shù)字化；問題；對策

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，微型計算機(jī)在各個領(lǐng)域得到大量普及，微型計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在縣級醫(yī)院管理中得到廣泛運用。縣級醫(yī)院管理手段大力改進(jìn)，辦公基本實現(xiàn)了自動化，過去用紙墨、照相形成和傳遞的公文以及影像、圖形、圖書、科技情報、商業(yè)信息、文獻(xiàn)資料，等等，都可用微型計算機(jī)進(jìn)行管理，由此就自然產(chǎn)生了許多數(shù)字化（電子化）文件。及時的收集和歸檔這些文件并長期保存，是縣級醫(yī)院檔案管理信息化的重要內(nèi)容。為此，本文以四川省平昌縣人民醫(yī)院為例，著力就加強縣級醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀、問題與對策作以下闡述。

1 我院數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀

由于數(shù)字化文件形成的檔案有重復(fù)使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份數(shù)字化文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求，因此，近幾年在我院發(fā)展很快。

1.1數(shù)字化信息檔案逐步普及。隨著計算機(jī)和信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的載體日趨多樣化，文件種類不斷增多：數(shù)據(jù)文件、網(wǎng)頁文件、視頻文件、圖像文件、數(shù)字化郵件和文本文件、數(shù)字化報表、圖形等，在信息互動、載體形式、管理方式等方面沖擊著紙質(zhì)檔案?？h級醫(yī)院以前的檔案管理模式已難以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，因此，實現(xiàn)檔案管理的檔案工作的信息化和計算機(jī)化，“實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和信息資源的社會共享，是檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇和重要前提”[1]。

1.2 數(shù)字化檔案收集范圍逐步擴(kuò)展。近幾年來，凡是在我院醫(yī)療工作好的行政管理中形成的、真實反映我院各項工作活動情況并且有考察與利用價值的計算機(jī)上或光盤等載體上的文件都是收集歸檔對象，主要包括：多媒體文件：運用多媒體技術(shù)形成的需要借助多媒體體現(xiàn)反映出來的文件；各種會議或重要活動通過視頻設(shè)備并經(jīng)計算機(jī)處理的動態(tài)圖像文件；通過數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像文件；通過計算機(jī)文字處理形成的文字文件、表格文件等定稿的正式的數(shù)字化等文本文件，等等。

1.3 數(shù)字化檔案開發(fā)利用得到加強。檔案管理的最終目的就是合理運用聲像、文本、圖片等數(shù)字化檔案，讓其服務(wù)于醫(yī)院的中心工作，在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中貢獻(xiàn)力量。比如，在本院建院周年慶典和爭取升級為三乙醫(yī)院的宣傳中，我院就利用保存的聲像、圖片、文本、網(wǎng)頁檔案等數(shù)字化檔案制作了專題片并刻制了光盤，為增強醫(yī)院凝聚力、激發(fā)廣大職工的使命感，宣傳我院近幾年的站成就等方面，發(fā)揮了及較大作用。同時，將影像、圖片等數(shù)字化檔案通過我院的院報上和門戶網(wǎng)站上展示出來，圖文并茂地提高了院報和網(wǎng)站的可讀性。

2 我院數(shù)字化檔案管理的問題與不足

2.1 數(shù)字化文件有取代紙質(zhì)文件的傾向。醫(yī)院的數(shù)字化文件只是紙質(zhì)文件生成、運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質(zhì)文件的存在，然而，據(jù)調(diào)查有些縣級醫(yī)院的部分檔案管理人員對紙質(zhì)檔案有些忽略，認(rèn)為一切可以從電腦上查找、網(wǎng)站上去搜索，實際上這是沒有正確認(rèn)識數(shù)字化檔案的性質(zhì)和地位，有些本末倒置了。

2.2 聲像檔案歸檔沒有統(tǒng)一到檔案室。一般來講，縣級醫(yī)院的聲像檔案多形成于宣傳科，開展各項活動主要由宣傳科負(fù)責(zé)拍攝。因此，多數(shù)聲像檔案都還保存在宣傳科，沒有統(tǒng)一到綜合檔案室里保管。同時，我院其他科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開展的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解其他科室的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔，造成縣級醫(yī)院綜合檔案室里面缺少聲像檔案歸檔，給統(tǒng)一管理和有效利用帶來不便。

2.3數(shù)字化檔案管理技術(shù)缺乏。由于數(shù)字化檔案形成的時間就在近幾年，管理者缺乏貯存的有效技術(shù)，因此，數(shù)字化檔案中原始文件的長期保存的技術(shù)性、有效性問題還缺乏。

2.4 檔案管理人員信息技術(shù)知識好欠缺。檔案管理人員新技術(shù)知識貧乏，加強檔案管理的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。

3 縣級醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的對策

3.1數(shù)字化文件歸檔要確定份數(shù)。對于長久保存的數(shù)字化文件，拷貝到耐久性強的載體上，建議一式三套。封存保存一套，借閱一套，異地保存一套，并要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，這樣可以大大提高安全性和可靠性。

3.2 數(shù)字化檔案保存對策。由于數(shù)字化文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備要求有控溫、調(diào)濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強震、防病毒等措施，還要特別注意對數(shù)字化檔案進(jìn)行定期檢測和拷貝，因此，數(shù)字化文件應(yīng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。

3.3配齊數(shù)字化檔案管理硬件設(shè)備。用計算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

3.4 健全數(shù)字化檔案管理制度。由于數(shù)字化文件具有分散性，醫(yī)院每個科室都有可能成為數(shù)字化文件的形成者[2]。因此，必須建立醫(yī)院檔案管理員網(wǎng)絡(luò)。為防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設(shè)立一名資料管理員，及時上報各科的數(shù)字化文件資料。

3.5加強檔案管理人員數(shù)字化知識培訓(xùn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件辦結(jié)后在次年的上半年收集資料歸檔。數(shù)字化文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計算機(jī)管理系統(tǒng)和國家對數(shù)字化文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不依托，對各種類型的數(shù)字化文件從其產(chǎn)生開始就實行檔案化管理，將數(shù)字化文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。確保數(shù)字化文件的真實性、完整性和有效性，保證數(shù)字化文件長久保存和有效利用[3]。因此，縣級醫(yī)院檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王寧.醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的途徑[J].研究與探討，2007（2）.

[2]楊薇.醫(yī)院數(shù)字化文件的管理與利用[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2006（6）.

[3]嚴(yán)瑾.略論數(shù)字化文件的管理對策[J].蘭臺世界，2006（6）.endprint