房地產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化策略研究

劉占清

【摘 要】目前，我國房地產(chǎn)檔案管理主要包括房地產(chǎn)檔案的收集、整理與保管等工作。檔案是企業(yè)發(fā)展的文字記載，也是公司核心企業(yè)文化和核心知識體系的重要記載，在企業(yè)的歷史傳承上起著至關(guān)重要的作用。我國現(xiàn)階段的房地產(chǎn)檔案管理工作中存在著很多問題沒有被解決，比如檔案的損壞、空缺與順序錯亂等現(xiàn)象沒有被管理部門很好地重視。下文在分析了房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上重點研究了檔案管理工作的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；優(yōu)化策略；管理

引言：

檔案的形成與組織或個人的具體實踐分不開，它對于信息的記錄發(fā)揮著重要效益。房地產(chǎn)檔案是根據(jù)不同企業(yè)的標準，在房地產(chǎn)企業(yè)實施關(guān)于城市房屋產(chǎn)權(quán)、交易、以及城市拆遷規(guī)劃等過程中形成的檔案總和?，F(xiàn)階段，如何使房地產(chǎn)檔案管理更加精簡化、細分化與成效化是房地產(chǎn)檔案管理當今面臨的一個重大課題。

一、房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理員綜合素質(zhì)有待提升

房地產(chǎn)檔案是工作者查考的依據(jù)，是房地產(chǎn)生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學研究的基礎(chǔ)和條件，是宣傳教育的生動素材，對社會的發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。在房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動中，經(jīng)過收集、整理與鑒定等工作，工作人員需要通過圖表、音頻、文字（計算）材料、錄像帶與視頻資料等保存載體來完善檔案材料?，F(xiàn)階段，很多從事檔案房地產(chǎn)管理工作的人員對于檔案管理的細節(jié)工作缺乏一定的理論和實踐知識，整體來說綜合素質(zhì)不高。同時，檔案工作與房地產(chǎn)企業(yè)各項工作的配合度不高，檔案人員對于資料收集的重視程度不高，造成檔案的缺失。與此同時，房地產(chǎn)企業(yè)對于檔案管理人員的培訓工作不夠重視，這直接造成了大部分檔案管理人員的管理水平與國際水平相比處于落后階段。

（二）房地產(chǎn)檔案管理水平有待提高

由于房地產(chǎn)權(quán)檔案的跨時間度非常大，這就使得在不同的時期，房地產(chǎn)檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經(jīng)濟與社會快速發(fā)展的背景下，新時期的房地產(chǎn)檔案管理方法等出現(xiàn)了明顯的變化，房地產(chǎn)權(quán)檔案的數(shù)字化、信息化等時代烙印突出。但是，在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，管理人員的專業(yè)能力參差不齊等因素，使得管理的過程中，工作人員不能夠及時地發(fā)現(xiàn)問題、解決工作中存在的問題，這會影響房地產(chǎn)檔案管理的效果。

（三）房地產(chǎn)檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)階段，我國已經(jīng)有部分房地產(chǎn)企業(yè)逐步將先進的信息技術(shù)運用到檔案管理上，然而他們大部分是將信息技術(shù)用于搜集檔案信息，統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)的技術(shù)方面，應(yīng)用水平與國際的現(xiàn)代化企業(yè)存在明顯差距，在信息化應(yīng)用中也沒有實現(xiàn)高度的信息共享。房地產(chǎn)檔案沒有與企業(yè)的經(jīng)濟效益直接掛鉤，很多企業(yè)意識不到檔案管理的重要性，企業(yè)對檔案管理的投資微乎其微。同時，大多數(shù)企業(yè)采用廉價勞動力進行檔案管理，在操作過程中缺乏相應(yīng)的監(jiān)測制度，這不可避免地會造成對檔案管理中很大的人為誤差，給以后的檔案利用也構(gòu)成了極大的困難。

二、房地產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提升工作人員綜合素質(zhì)

房地產(chǎn)檔案形成后，房屋的修建、拆遷和擴建等方面會發(fā)生一些變動，加之房地產(chǎn)的買賣繼承，交換贈與等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，所以工作人員必須根據(jù)實際情況補充更新檔案材料，才能保證房地產(chǎn)檔案的真實性和連續(xù)性，這就對房地產(chǎn)檔案管理人員提出了更高的要求?；诖耍瑱n案管理部門有必要通過內(nèi)部與外部培訓的結(jié)合，優(yōu)化現(xiàn)代化管理的技術(shù)手段應(yīng)用水平，打造出職業(yè)技能水平相對較高的新型檔案管理專業(yè)人才。此外，管理部門應(yīng)該制定崗位責任制，提高管理人員的責任意識，幫助他們明確自身的責任義務(wù)。最后，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該著重訓練檔案工作人員的計算機應(yīng)用能力，這不僅利于提高房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化水平，也利于充分發(fā)揮檔案資源信息的優(yōu)勢。

（二）提升檔案管理理念

房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的前提是工作人員理念的現(xiàn)代化，管理者建立本崗位的責任心，從根本上認識到檔案管理工作的重要性，建立檔案管理工作的大局意識。同時，理念的改變需要上級帶動下級，首先領(lǐng)導需要認識到檔案管理工作與單位工作效益的聯(lián)系，在實踐中加強管理層對基層員工的培訓、鼓勵他們創(chuàng)造新型管理模式，并提高他們對于檔案的運用能力，進而功能導向性地帶動檔案管理水平的進步。管理部門還應(yīng)該建立規(guī)范化的檔案管理制度和監(jiān)管政策，定期對檔案管理負責人員進行職業(yè)技能培訓，將單一線性的檔案管理制度向多元化發(fā)展。

（三）完善檔案管理信息化建設(shè)

房地產(chǎn)檔案管理信息化工作的展開應(yīng)該由上級帶動下級，逐步開展信息化管理細化工作。需要注意的是，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)運作的實際情況，以更好地為房地產(chǎn)企業(yè)服務(wù)，提高房地產(chǎn)企業(yè)的管理水平與綜合競爭力。同時，房地產(chǎn)企業(yè)有必要加大對檔案管理信息化設(shè)備的資金投入，引進現(xiàn)代化的管理軟件，提供給管理人員現(xiàn)代化的工作環(huán)境，進而促進精細化現(xiàn)代化管理目標的實現(xiàn)，也推動房地產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)代化的改革進程。

（四）在管理過程中建立糾錯機制

要想提高精細化，工作人員必須重視檔案完整性與正確性，這是保證檔案存檔的必要前提，具體而言，應(yīng)該從以下幾個方面做起，首先，做好登記與審核，登記階段要按標準嚴格考慮檔案的完整性，內(nèi)容必須符合標準，否則不予處理，審核是進一步對工作的肯定與檢查，相關(guān)的工作要嚴格審查，按規(guī)定保存申請人的信息和身份等材料。其次，重視對檔案信息合法性進行矯正，一些檔案未按規(guī)定進行核對，會造成檔案信息不真實情況，這要求相關(guān)工作人員必須積極進行矯正。此外，建立糾錯機制過程中，工作人員應(yīng)該從自身做起用于發(fā)現(xiàn)不真實和存在問題的房地產(chǎn)檔案，并注明自己的解釋，以為后續(xù)工作人員提供補充方向。

三、結(jié)束語

在現(xiàn)階段的經(jīng)濟大環(huán)境下，優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)事業(yè)單位的現(xiàn)實需求，也是促進其向著現(xiàn)代化方向發(fā)展的有效措施。基于此，本文對房地產(chǎn)檔案管理工作的優(yōu)化措施作了分析，希望進一步為人們提供科學參考，也為房地產(chǎn)檔案事業(yè)的發(fā)展助力，從而通過最優(yōu)化的方法來實施檔案管理工作，促進我國社會經(jīng)濟的和諧發(fā)展。

【參考文獻】

[1]路標.房地產(chǎn)檔案的精確化管理策略[J].才智，2017，（22）：247.

[2]何曉玲.優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理的策略分析[J].福建建設(shè)科技，2017，（03）：94-95.

[3]孫麗君.房地產(chǎn)檔案管理存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2016，（03）：92.endprint