文/安徽大學(xué)管理學(xué)院 孟璐

論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國檔案利用工作的特點

文/安徽大學(xué)管理學(xué)院 孟璐

檔案利用工作的開展離不開檔案利用和檔案服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國檔案利用的特點主要體現(xiàn)在檔案利用需求的立體化、檔案利用主體的多元化，檔案服務(wù)的特點主要體現(xiàn)在檔案利用方式的便捷化、檔案利用服務(wù)的社會化。

檔案利用；檔案服務(wù)；特點

自互聯(lián)網(wǎng)興起以來，整個社會發(fā)生了翻天覆地的變化，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的不斷發(fā)展，構(gòu)建了全球性的信息資源共享網(wǎng)絡(luò)，整個社會已經(jīng)步入了信息網(wǎng)絡(luò)時代。在這種環(huán)境下，檔案工作作為社會工作的一部分，其所承載的信息資源和潛在價值也得到了更充分的挖掘和利用。2015年7月4日，國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》，這標(biāo)志著“互聯(lián)網(wǎng)+”成為一項重要的國家戰(zhàn)略，將深刻地促進(jìn)各行各業(yè)的發(fā)展與變革。在這樣的時代背景下，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”應(yīng)成為我國檔案界的戰(zhàn)略目標(biāo)。在新的戰(zhàn)略指導(dǎo)下，如何實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”即實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與檔案工作的深度融合，轉(zhuǎn)型升級成為重中之重。而對于檔案工作而言，其終極目標(biāo)是利用，如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用互聯(lián)網(wǎng)所帶來的機遇和挑戰(zhàn)，充分利用檔案，發(fā)揮檔案對社會主義事業(yè)的貢獻(xiàn)，促進(jìn)檔案利用工作的發(fā)展，成為檔案利用工作的目標(biāo)。因此，研究網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下我國檔案利用工作的特點，對做好檔案工作具有重大意義。檔案利用工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)和最終目標(biāo)，其重點是利用，主題是服務(wù)。檔案利用者想要利用檔案，檔案工作者需要提供檔案服務(wù)。因此，檔案利用工作包含兩個方面的內(nèi)容：一是檔案利用者為了獲得想要的信息，利用各種手段去獲得檔案；二是檔案部門通過各種方式主動或被動地向利用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。前者我們稱之為“檔案利用”，后者我們稱之為“檔案利用服務(wù)”。檔案利用是檔案利用服務(wù)存在的前提，而檔案利用服務(wù)的開展又是檔案利用得以實現(xiàn)的條件，若無檔案利用服務(wù)，檔案利用則不可能實現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國檔案利用和檔案利用服務(wù)的特點呈現(xiàn)出以下特點。

一、檔案利用需求的立體化

檔案利用需求的立體化主要表現(xiàn)為兩點：一是檔案利用者數(shù)量的增加。國家相關(guān)政策的發(fā)布和調(diào)整增加了檔案利用的剛性需求，人們在辦理出國、買房、婚姻登記等生活事務(wù)上無一不需要檔案，越來越多的人開始利用檔案來解決社會生活中所遇到的各種問題，利用檔案來捍衛(wèi)自己的合法權(quán)益不受到傷害。同時，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案宣傳的手段更加多樣，檔案影響的范圍更加廣泛，通過網(wǎng)絡(luò)，越來越多的人認(rèn)識到檔案的重要性，公民的檔案意識得到增強，檔案利用的需求也得到增加。二是檔案利用者需求目的層次化。檔案利用的目的不再局限于政務(wù)查考和編史修志，學(xué)術(shù)利用、實際利用、普遍利用和休閑利用的層次化需求表現(xiàn)得越來越明顯。從整體上看，社會檔案信息需求層次結(jié)構(gòu)是一個金字塔形結(jié)構(gòu)：社會科研與技術(shù)開發(fā)創(chuàng)新層面的檔案信息需求；社會管理與生產(chǎn)層面的檔案信息需求；社會文化普及與日常生活檔案信息需求。人們除了利用檔案來進(jìn)科研教育、日常公務(wù)之外，更多地開始利用與個人工作生活息息相關(guān)的檔案，如學(xué)歷檔案、人事檔案、合同文件、房地產(chǎn)檔案、戶籍檔案、婚姻檔案等等。也有一些人們?nèi)n案館并不是出于特定的目的，與人們節(jié)假日上博物館、圖書館一樣，都是文化休閑活動的一種選擇。2013年，哈爾濱市檔案局、哈爾濱市檔案學(xué)會聯(lián)合舉辦的《哈爾濱市檔案館館藏重要歷史檔案資料展》自開展以來，接待社會各界參觀者12萬余人次，在社會上引起了相當(dāng)大的反響和震動。

二、檔案利用主體的多元化

目前，我國檔案工作正處在一個轉(zhuǎn)型期，從原來封閉性的、基本保存行政性文件、為少數(shù)人服務(wù)的國家檔案模式，向開放的、親民的、為大多數(shù)人服務(wù)的社會檔案模式轉(zhuǎn)換。在這種環(huán)境下，檔案利用的主體呈現(xiàn)出多元化的特點。一方面，檔案利用者已不再局限于黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和一些社會團體，還包括越來越多來自社會各階層的社會公眾。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息技術(shù)的高速發(fā)展，極大地提高了人們獲取檔案信息的效率。而有關(guān)檔案制度的確立，更賦予了人們利用檔案的合法權(quán)利。雖然社會公眾這一大的群體構(gòu)成十分復(fù)雜，不同社會背景、職業(yè)、年齡甚至信仰的人對于不同種類的檔案都有著不同的需求，對同一種檔案的需求也有著數(shù)量上的差異，但是從總體上看，檔案利用的群體數(shù)量在不斷擴大。另一方面，社會公眾逐漸成為主要的檔案需求者。與學(xué)術(shù)研究和政務(wù)查考之類的檔案相比，和社會公眾更密切相關(guān)的民生檔案利用率迅速增加。利用檔案辦理入學(xué)登記、出國申請、戶口變遷、婚姻登記、申請貸款、補辦各類證件等事項的逐年增多。招工、知青、婚姻、宅基地、房產(chǎn)等各種檔案的利用量同樣也有大幅度上升。檔案的個人利用率已經(jīng)超過其他群體的利用率，以北京市檔案館為例，2007年，北京市朝陽區(qū)檔案館全年共接待利用者6751人，其中公民個人利用5996人次，占總利用人數(shù)的88.8%。

三、檔案利用方式的便捷化

過去，人們利用檔案的方式基本上是去檔案館實地查考，時常需要往返奔波于檔案館之間，辦事流程也比較復(fù)雜，這種方式不僅費時費力、成本較高，而且因為館藏檔案數(shù)量種類繁多，檔案館的工作人員查找起來也很困難，許多人的檔案利用訴求并沒有得到及時處理。同時，很多來檔案館的人不能清楚描述出自己所需檔案，目標(biāo)沒有明確性，因此檔案利用的效率不高，人們也很難找到自己所需的檔案。隨著社會的發(fā)展，通信技術(shù)和計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們利用檔案的方式也出現(xiàn)了明顯的變化。檔案信息化建設(shè)的不斷完善，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館的建立、計算機通信設(shè)備的普及，除了向檔案部門打電話、郵寄信函等傳統(tǒng)方式來獲得檔案之外，檔案利用者足不出戶就可以使用聯(lián)網(wǎng)的手機、電腦瀏覽檔案網(wǎng)站和檔案數(shù)據(jù)庫等方式來遠(yuǎn)程查找自己所需的檔案，有些檔案甚至可以直接下載、拷貝。截至2012年11月21日，北京市檔案館網(wǎng)站累計訪問量達(dá)1,553余萬人次，上海市檔案局（館）網(wǎng)站累計訪問量達(dá)1,962余萬人次，檔案網(wǎng)絡(luò)利用率正不斷增加。網(wǎng)絡(luò)也使得人們在利用檔案時的交互性增強，許多人可以通過發(fā)送電子郵件、在網(wǎng)上留言板留言等方式來與檔案館的人員進(jìn)行溝通或提出建議，減少了檔案查詢的盲目性。這些方便快捷的利用方式使得一般的社會公民也更愿意接觸檔案、了解檔案，提高了公民的檔案意識，促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。

四、檔案利用服務(wù)的社會化

檔案作為社會記憶，是社會生活的記錄，只有為社會服務(wù)才能體現(xiàn)出其價值。在信息時代，網(wǎng)絡(luò)媒介突破了傳統(tǒng)媒介的桎梏，各種不同平臺的信息之間通過超鏈接組合在一起，只要借由網(wǎng)絡(luò)就可以將信息傳播到任何地方，在短時間內(nèi)獲得驚人的傳播效果。檔案館依靠信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)媒介架構(gòu)的眾多IT設(shè)施，在這個云計算時代，提供大范圍、高質(zhì)量的檔案服務(wù)，成功將檔案服務(wù)的觸角延伸到工作的各個方面。檔案服務(wù)不斷面向公眾，貼近群眾，檔案利用服務(wù)社會化已經(jīng)成為一種普遍的趨勢。檔案服務(wù)的社會化包括兩個方面的內(nèi)容：一方面，檔案工作者需要讓社會公眾了解檔案、利用檔案，營造一種檔案利用的良好氛圍，通過不斷擴大檔案開放范圍，借助網(wǎng)絡(luò)平臺，深入地宣傳檔案，擴大檔案的影響力，這就是所謂的檔案大眾化。檔案大眾化的目的在于讓更多普通群眾能夠了解到檔案的價值，產(chǎn)生更多的檔案利用需求。大眾化不要求對用戶進(jìn)行分類，全體社會公眾都可以作為服務(wù)的對象。另一方面，檔案工作者需要對不同用戶群體的需求進(jìn)行研究，再針對不同的用戶，主動、及時地為他們提供專門信息，這就是所謂的檔案小眾化。檔案小眾化服務(wù)強調(diào)的是個性化，通過信息化手段對用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取并形成數(shù)據(jù)庫，再依據(jù)用戶的興趣和訪問記錄，主動為用戶推送信息。檔案的大眾化和小眾化是相輔相成的關(guān)系，大眾化為小眾化提供了穩(wěn)定的用戶資源，小眾化提高了用戶滿意度，帶動其他潛在用戶，又間接促進(jìn)了大眾化的發(fā)展，使檔案利用服務(wù)更加的社會化。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助互聯(lián)網(wǎng)所帶來的高速便捷，檔案利用與檔案服務(wù)都呈現(xiàn)出蓬勃的發(fā)展趨勢，未來隨著檔案利用方式的不斷創(chuàng)新和檔案利用服務(wù)的越來越人性化，檔案利用工作也將更快更好地發(fā)揮作用。同時，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境自身的特點，檔案利用工作也面臨許多安全問題的挑戰(zhàn)，檔案部門和檔案工作者需要深刻認(rèn)識檔案利用工作的特點，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)發(fā)展趨勢，尋找檔案利用和服務(wù)的發(fā)展與突破，努力解決檔案利用工作中存在的問題，實現(xiàn)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級，使檔案事業(yè)更上一層樓。

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