文/ 濟(jì)南市技師學(xué)院 丁枚

論高職院校安全工作的檔案管理

文/ 濟(jì)南市技師學(xué)院 丁枚

隨著我國(guó)高職教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高職院校的規(guī)模和開(kāi)放程度也在不斷擴(kuò)大，各種矛盾和熱點(diǎn)問(wèn)題交織疊加，校園安全管理的難度加大。加強(qiáng)作為記錄和承載高職院校安全保衛(wèi)工作的檔案管理，勢(shì)必在學(xué)校安全管理工作中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。認(rèn)真做好高職院校安全工作檔案的管理，不僅能充分展示高職院校在服務(wù)人才培養(yǎng)、科學(xué)技能研究、文化傳承及維護(hù)校園安全穩(wěn)定等方面的保障作用，而且也是法治思維和法治方式在高職院校安全管理工作中的重要體現(xiàn)和具體應(yīng)用，應(yīng)得到充分認(rèn)識(shí)。

檔案管理；安全保障；管理機(jī)制

一、加強(qiáng)高職院校安全工作的檔案管理勢(shì)在必行

近年來(lái)，隨著我國(guó)高職教育的快速發(fā)展，高職院校安全管理方面的工作越來(lái)越多，情況也越來(lái)越復(fù)雜，學(xué)校安全工作中的安全檔案管理也占據(jù)了非常重要的位置。它不僅是提高整體工作效率和質(zhì)量的一個(gè)必然條件，也是維護(hù)學(xué)校管理真實(shí)情況的一項(xiàng)重要工作。因此建立健全學(xué)校的安全工作檔案勢(shì)在必行。

（一）安全工作檔案是高職院校安全工作真實(shí)可靠的原始記錄。隨著高職院校的快速發(fā)展，高職院校安全保衛(wèi)工作遇到了新的挑戰(zhàn)，要讓安全工作檔案為學(xué)校的安全穩(wěn)定發(fā)展服務(wù)，就必須把安全工作檔案作為高職院校安全管理的基礎(chǔ)。完整齊全的安全工作檔案資料真實(shí)地記錄了學(xué)校安全工作開(kāi)展的歷史軌跡，它不僅是學(xué)校安全工作的第一手資料，而且具有重要的原始價(jià)值。它將繁雜瑣碎的安保工作理順，使其具有豐富的內(nèi)涵，它既是學(xué)校安全工作的歷史記載，又是一部光榮的工作歷史，顯示了安保工作的成績(jī)和責(zé)任，提高了廣大安保人員的積極性。

（二）安全工作檔案是高職院校檔案的重要組成部分。安全工作檔案是學(xué)校檔案中不可或缺的重要組成部分，圍繞上級(jí)有關(guān)做好學(xué)校安全工作方面的文件精神開(kāi)展學(xué)校安全工作，其形成的檔案資料非常豐富，它不是可有可無(wú)的內(nèi)容。沒(méi)有安全工作檔案，學(xué)校檔案管理工作就稱(chēng)不上完整。因此，做好新時(shí)期高職院校學(xué)生安全管理檔案工作，對(duì)于促進(jìn)高職院校教育健康發(fā)展、維護(hù)學(xué)校的安全穩(wěn)定具有重要意義。學(xué)校安全管理檔案工作者應(yīng)從增強(qiáng)安全檔案意識(shí)、加強(qiáng)建章立制、豐富安全檔案信息、實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化安全管理、加大開(kāi)發(fā)利用等方面做好高職院校安全工作檔案規(guī)范化管理，促進(jìn)和諧校園的建設(shè)。

（三）學(xué)校安全工作檔案是推進(jìn)高職院校安全工作科學(xué)規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。學(xué)校管理有其自身的特點(diǎn)，即具有較強(qiáng)的連續(xù)性，又保持相對(duì)的穩(wěn)定性，這是由學(xué)校工作性質(zhì)所決定的。高職院校安全工作檔案不僅真實(shí)記錄了學(xué)校安全工作的工作經(jīng)過(guò)和實(shí)踐活動(dòng)的事實(shí)，而且也蘊(yùn)含了學(xué)校安全工作實(shí)踐的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)。它可以提供給我們系統(tǒng)、廣泛、可靠且相互聯(lián)系可供參考的資料信息，為學(xué)校的安全穩(wěn)定發(fā)展服務(wù)?？偨Y(jié)以往高職院校安全工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探尋安全工作客觀規(guī)律，有利于提高校園安全服務(wù)質(zhì)量。因此，安全工作管理檔案是院校安全工作的得力助手；做好安全工作檔案的管理，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是安全保衛(wèi)管理工作和業(yè)務(wù)職能得以延續(xù)的重要手段，對(duì)于推進(jìn)高職院校安全工作科學(xué)化、規(guī)范化將起到重要作用。

（四）安全工作檔案為學(xué)校依法治校明確責(zé)任提供安全保障。黨的十八大以來(lái)，黨中央進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)要依法治國(guó)，把“全面依法治國(guó)”列為“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局之一，體現(xiàn)了中央領(lǐng)導(dǎo)集體治國(guó)理政的總體框架。隨著教育改革的不斷深化，各級(jí)各類(lèi)學(xué)校的發(fā)展環(huán)境、發(fā)展理念、發(fā)展方式正在發(fā)生深刻變化，迫切需要全面推進(jìn)依法治校、加快建設(shè)現(xiàn)代學(xué)校制度。推進(jìn)依法治校，是學(xué)校適應(yīng)加快建設(shè)社會(huì)主義法治國(guó)家的要求，發(fā)揮法治在學(xué)校管理中的重要作用，提高學(xué)校治理法治化、科學(xué)化水平，是維護(hù)學(xué)校、教師、學(xué)生各方合法權(quán)益，全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化的重要保障。安全工作管理檔案，正是真實(shí)記錄了各項(xiàng)安全工作活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程、所涉及的相關(guān)具體要求和制度規(guī)定。這些具體的制度和要求正是依法治校的具體內(nèi)容和法規(guī)性依據(jù)，是維護(hù)校園安全穩(wěn)定，推進(jìn)教育發(fā)展的重要保障。

二、高職院校安全工作檔案管理的主要內(nèi)容

（一）安全工作檔案管理主要包括兩部分工作。安全工作檔案管理的范圍非常廣泛，它主要包括安全基本情況和安全管理情況兩部分。安全基本情況應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.法規(guī)文件等與單位內(nèi)部治安保衛(wèi)工作相關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)執(zhí)行的各級(jí)法規(guī)及公安機(jī)關(guān)制定的規(guī)范性文件。2.年度安全工作計(jì)劃、總結(jié)及考核的相關(guān)資料，各種安全文件資料。3.單位基本概況，保衛(wèi)機(jī)構(gòu)情況，重點(diǎn)部位情況。4.安全責(zé)任人、管理人、安全員崗位職責(zé)。5.各種安全制度、應(yīng)急預(yù)案及預(yù)案演練資料等。6.技防物防等各種安全設(shè)施、器材的登記、建設(shè)、維護(hù)的相關(guān)資料。7.其他與安全有關(guān)的情況。安全管理情況應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）安全設(shè)施、器材定期檢查記錄，維護(hù)保養(yǎng)的記錄。（2）安全隱患及其整改情況的記錄。（3）安全檢查、巡查記錄。（4）安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。（5）安全情況、事件、事故及處理記錄。（6）獎(jiǎng)懲情況記錄。（7）其他有關(guān)安全管理的情況。

（二）安全工作檔案的表現(xiàn)形式。學(xué)校安全保衛(wèi)工作檔案，有紙質(zhì)檔案和電子文件兩種表現(xiàn)形式。平時(shí)工作中可根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子文件各自不同的個(gè)性，采用兩者并存的做法，是務(wù)實(shí)可靠的，這已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要原則。紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔，其兩種表現(xiàn)形式兼具在日常的安全管理工作中的查考功能。

（三）安全工作檔案資料的收集工作。安全工作檔案資料的收集整理，要確保檔案資料的真實(shí)性、連貫性和完整性。相關(guān)安全方面文件資料的收集工作是安全工作檔案管理的第一環(huán)節(jié)。收集工作的質(zhì)量直接決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量。在日常安全工作中收集文件資料應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1.收集的檔案齊全完整，符合質(zhì)量要求。能夠全面真實(shí)地反映安全保衛(wèi)部門(mén)的工作面貌，歸檔的安全工作資料在種類(lèi)、內(nèi)容上保持完整真實(shí)。2.收集的檔案資料要鑒選準(zhǔn)確，具有查考價(jià)值，保證將反映安全工作主要職能、重要事件、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案材料全部立卷歸檔。另外，文件材料的收集要及時(shí)，在日常工作中要做到隨時(shí)收集、查遺補(bǔ)漏，加強(qiáng)日常管理。

（四）安全工作檔案資料的整理工作。保存檔案的目的是為了利用。而檔案整理則是發(fā)揮檔案作用的前提條件，是整個(gè)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。在日常工作中，安全工作檔案材料的整理要遵循以下幾項(xiàng)基本原則：1.檔案的整理必須保持文件的歷史聯(lián)系。比如，學(xué)校每年都要組織校園消防演練活動(dòng)，從它的前期計(jì)劃、部署，到活動(dòng)舉辦過(guò)程中的組織與檢查，再到活動(dòng)最后階段的總結(jié)、匯報(bào)，真實(shí)地反映出了安全工作活動(dòng)的全過(guò)程。學(xué)校安全工作活動(dòng)的這種規(guī)律，直接決定了文件材料的形成規(guī)律和文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)了檔案文件在形成過(guò)程中的固有聯(lián)系，這樣的整理組合才能合成一個(gè)有機(jī)整體。2.檔案整理要充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保證整理質(zhì)量，便于保管和利用?！白裱募男纬梢?guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”是安全工作檔案整理原則的基本指導(dǎo)思想。而整理檔案的主要目的，則是便于檔案的保管利用。它是檔案整理原則的基本要求。一般說(shuō)來(lái)，按照文件之間的歷史聯(lián)系整理出來(lái)的檔案，也就能便于保管和利用，二者基本上是一致的。

三、建立完善的安全工作檔案管理機(jī)制是做好安全檔案管理的根本保證

高職院校安全保衛(wèi)部門(mén)是保證學(xué)校師生安全的重要部門(mén)，加強(qiáng)和完善學(xué)校安全工作責(zé)任體系，建立健全安全工作管理檔案，是保證學(xué)校安全的基礎(chǔ)。認(rèn)真細(xì)致地做好學(xué)校安全工作檔案材料的收集、整理以及后期的深加工，加強(qiáng)安全工作檔案管理，提高管理水平，不僅是新形勢(shì)下高職院校安全保衛(wèi)工作的重要組成部分，更是維護(hù)校園安全穩(wěn)定，推進(jìn)學(xué)校素質(zhì)教育順利實(shí)施的重要因素。因此，高職院校安全保衛(wèi)部門(mén)必須站在整個(gè)學(xué)校的高度，認(rèn)真研究、明確責(zé)任，進(jìn)一步拓寬檔案管理思路，不斷總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，實(shí)施規(guī)范化管理，從人防建設(shè)、物防建設(shè)、技防建設(shè)、安全管理制度執(zhí)行、防范效果、日常管理6個(gè)方面細(xì)化安全檔案臺(tái)賬，使之更好地為學(xué)校的發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)安全和諧穩(wěn)定的工作局面，為不斷推動(dòng)學(xué)校事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步、推進(jìn)安全工作科學(xué)化、規(guī)范化提供更有利的支持。