文/山東省東營市特殊教育學(xué)校 李積敏

淺談如何做好電子文件的整理與歸檔

文/山東省東營市特殊教育學(xué)校 李積敏

最近幾年，我國電子信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，要求檔案工作盡快實(shí)現(xiàn)信息化管理。其中電子文件的收集、整理、規(guī)范歸檔，保證了電子文件的安全與保密，在檔案管理中具有非常重要的地位，本文主要論述了電子文件的整理與歸檔。

電子檔案；電子文件；檔案保存；檔案管理

一、確定電子文件的收集范圍

電子文件主要指的是基于特殊環(huán)境生成的數(shù)字信息，主要依靠光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)保存，是在電子計(jì)算機(jī)上閱讀、處理、加工的數(shù)字信息。其收集范圍等同于紙質(zhì)文件，但收集方法有所不同，其收集范圍主要有：第一，使用電子計(jì)算機(jī)處理的公文與各種報(bào)表等。第二，重要文件的修改。第三，有著較高技術(shù)含量的電子文件。

文書檔案當(dāng)中，電子文件包括利用計(jì)算機(jī)處理生成的文件；會計(jì)檔案當(dāng)中，包括全部電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件；科技檔案當(dāng)中，包括全部數(shù)字化處理得到的文件；科學(xué)生活生成的電子文件；開發(fā)或購買的各種軟件盤、數(shù)據(jù)備份、辦公中生成的公務(wù)電子文件等。在收集過程中要求必須備份上述各種電子文件。

二、電子文件的整理措施

只有做好電子文件的整理工作才有利于在使用過程中及時檢索，以檔案管理要求為標(biāo)準(zhǔn)，對收集的全部電子文件進(jìn)行分類、標(biāo)引，做好電子文件歸檔的準(zhǔn)備工作。通常情況下，電子文件的整理要經(jīng)過復(fù)雜的環(huán)節(jié)。

在整理電子文件過程中，要對其進(jìn)行分類、重新排序等，將分散的電子文件依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)重新整理。如電子檔案要依據(jù)單位的各種不同類別進(jìn)行分類，可以分為黨政工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、地質(zhì)勘測、基本建設(shè)等各個類別。不同系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件種類也不同，因此在整理過程中，還需將電子文件的格式轉(zhuǎn)變成相同類型。為了保證整理的安全性與完整性，就需依據(jù)需要轉(zhuǎn)換文件的格式。這是檔案管理工作中關(guān)鍵性部分。

還需根據(jù)電子文件類別建立不同數(shù)據(jù)庫，對其進(jìn)行分類與編號；依據(jù)不同門類、本單位的實(shí)際情況編制分類編號方案，不同電子文件分配不同的號碼。如在類別當(dāng)中，文本文件開頭字母用T表示，圖像文件開頭字母用I表示，圖形文件開頭字母用G表示，影像文件開頭字母用V表示，聲音文件開頭字母用A表示，多媒體文件開頭字母用M表示，計(jì)算機(jī)程序類開頭字母用P表示，數(shù)據(jù)文件開頭字母用D表示，這樣有利于后期的維護(hù)與使用。

三、電子文件的歸檔策略

電子文件的歸檔指的是有使用價值的電子文件上交檔案管理部門的過程，表明電子文件管理進(jìn)入關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此必須交由檔案專職管理人員確定歸檔范圍，本單位在電子文件歸檔工作中以《文件材料歸檔范圍和保管期限表》為標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格落實(shí)國家檔案局與省檔案局關(guān)于電子文件規(guī)定的歸檔范圍，根據(jù)本單位實(shí)際情況制訂與本企業(yè)相適應(yīng)的一套科學(xué)的、實(shí)用性強(qiáng)歸檔范圍。由于電子文件分為軟件與硬件保存二種，所以在歸檔過程中要注意電子文件的基本格式與數(shù)據(jù)信息。

（一）歸檔方法。當(dāng)前，電子文件在歸檔過程中將經(jīng)過初步整理的電子文件制作為歸檔數(shù)據(jù)，依據(jù)不同年度與保管期限利用計(jì)算機(jī)上交檔案管理部門，歸檔文件的綜合信息自動錄入數(shù)據(jù)庫，有利于檔案管理部門及時獲得歸檔文件信息，可以利用網(wǎng)絡(luò)完成電子文件的檢查、查詢等工作，方便人們使用。

（二）歸檔標(biāo)準(zhǔn)。不同單位業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件的歸檔工作，承辦部門在整理文件結(jié)束后要依據(jù)文件的不同重要程度對其明確保密等級與保管期限，再進(jìn)入檔案管理部門。檔案專職管理人員審核完成后附加檔案管理信息，為了保證電子文件以相同規(guī)范組盤，檔案管理部門應(yīng)該在接收過程中統(tǒng)一設(shè)置，建立不同門類檔案盤內(nèi)文件目錄，有利于計(jì)算機(jī)的統(tǒng)一管理。例如檔案載體-類目號-年度-盤號，Dg為光盤，Dc為磁盤，Dd為磁帶。光盤的檔號為Dg1.2015-1，磁盤的檔號為Dc102016-1。如基建類的電子檔案主要來自計(jì)算機(jī)打印的文件，因此在整理過程中務(wù)必要依據(jù)文件的時間、工序進(jìn)行排列，以科技檔案組成標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)完成整理、歸檔，才能有利于今后的檢索與應(yīng)用。

四、總結(jié)

總之，最近幾年，我國信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，電子檔案管理工作在檔案管理中的地位越來越重要，筆者認(rèn)為電子檔案管理人員平時要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的專業(yè)技能與專業(yè)知識，才能勝任當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理工作，才能保證不斷提高電子文件檔案的管理水平，才能使檔案管理工作更好地為企業(yè)服務(wù)。

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