文/山西省陽泉市城區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心 王瑜萱

縣級基層人事檔案管理中存在的問題及對策思考

文/山西省陽泉市城區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心 王瑜萱

人事檔案是人事管理工作中的重要內(nèi)容，是記錄人才信息的主要信息源，與個(gè)人工資待遇及組織關(guān)系緊密掛鉤。當(dāng)前縣級基層單位的檔案管理仍存在一些共性問題，本文試分析其中問題并提出相應(yīng)對策。

人事檔案；縣級基層單位；分析和對策

人事檔案的全面性、真實(shí)性、動態(tài)性、機(jī)密性是它區(qū)別于其他材料的重要特征，人事檔案管理就是做好人事檔案的收集、整理、保管、鑒定和提供利用的工作。目前基層人事檔案管理中存在著許多問題亟待解決，這些問題對機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革工作的推進(jìn)極為不利，因此，解決檔案管理中所存在的問題是人事部門的頭等大事。

一、當(dāng)前基層人事檔案管理所存在的問題

20世紀(jì)90年代制定的《干部檔案工作條例》仍是人事檔案工作的主要政策依據(jù)。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，原來的方式方法已不能適應(yīng)時(shí)代的要求，存在的問題日益凸顯。

（一）人事檔案千篇一律，缺乏個(gè)性。目前人事檔案注重收存員工的工作歷史資料、獎(jiǎng)懲任免、工資等方面的有關(guān)材料，提供“硬性”資料比較多。但是檔案中收集的自傳、政治鑒定、入黨團(tuán)申請、思想?yún)R報(bào)等材料，則基本上是政治化的官方評語，千篇一律，模板化嚴(yán)重，針對個(gè)人的性格特點(diǎn)、工作生活等動態(tài)人事材料十分匱乏，不能客觀全面地反映一個(gè)人真實(shí)的總體情況。因此，在組織考察干部和用人單位引進(jìn)人才時(shí)，人事檔案難以提供個(gè)性化的參考，更難以從檔案中看出一個(gè)人的特點(diǎn)、個(gè)性、能力，不利于用人單位對人才的科學(xué)引進(jìn)和全面培養(yǎng)。

（二）年齡和重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)的認(rèn)定缺乏更科學(xué)的查證手段。對基層人事檔案管理人員來說，認(rèn)定檔案的年齡、參加工作時(shí)間等時(shí)間節(jié)點(diǎn)，是一件頭疼事。特別是一些年齡較大的干部，檔案中出生年月前后不一致，陽歷、陰歷出生年月皆有；有的當(dāng)事人不知道人事材料歸檔的重要性，本人深造后取得的學(xué)歷學(xué)位證書、黨團(tuán)狀況、專業(yè)獲獎(jiǎng)證書等動態(tài)材料沒有及時(shí)交給檔案管理部門；個(gè)別單位檔案管理工作不規(guī)范，一些管理人員專業(yè)知識匱乏，導(dǎo)致歸檔材料分類不準(zhǔn)確，甚至檔案交轉(zhuǎn)銜接時(shí)缺失一些關(guān)鍵材料等等。而在對干部的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行認(rèn)定時(shí)，缺乏科學(xué)的查證手段，僅僅能憑檔案中最早的材料來進(jìn)行模糊判斷，往往使當(dāng)事人“不服氣”“不認(rèn)可”，經(jīng)常引發(fā)矛盾。甚至有時(shí)候大家都知道這個(gè)人年齡有多大、工齡有多長，可因?yàn)闄n案中缺乏有力的證據(jù)，只好繼續(xù)將錯(cuò)就錯(cuò)，使個(gè)人的提拔、晉級、退休、調(diào)整工資受到影響，也使組織公信力受到影響。

（三）一些基層單位對檔案管理重要性認(rèn)識不足，意識淡薄。長期以來，一些基層單位對檔案管理認(rèn)知存在誤區(qū)，認(rèn)為“人事檔案就是儲物柜”，甚至個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作“薄愛三分，低看一眼”，在他們眼中，檔案管理無非就是一些抄寫、保管工作，不會創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)利益，也不會產(chǎn)生什么社會效益，沒有認(rèn)識到人事檔案是單位非常重要的人力信息資源庫。因此，在人們潛意識的指導(dǎo)下，一些與檔案管理的相關(guān)工作都被忽視了，硬件投入、人員配備不足，關(guān)注度、聲譽(yù)度不高。

（四）檔案管理工作的行業(yè)吸引力低，新鮮血液注入難。目前社會上對檔案管理工作特別是基層檔案管理工作也有偏見，認(rèn)為干了這一行，進(jìn)步空間小，將來“沒前途”，客觀上造成這項(xiàng)工作難以吸引更優(yōu)秀的人才加入。而且很多基層單位的人事檔案管理人員多為兼任，專業(yè)不對口、人員頻繁更換，檔案錯(cuò)放、歸類不清、查詢不便、調(diào)檔難辦等情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，由于新鮮血液注入較少，人力資源不足，難以應(yīng)對越來越繁瑣的人事檔案管理工作，從而影響了工作的質(zhì)量。

二、應(yīng)對基層單位檔案管理問題的一些解決措施

從上面的敘述中可以看出，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理還存在諸多問題。針對上面的問題，筆者提出一些思考和建議。

（一）探索更先進(jìn)的檔案數(shù)據(jù)管理辦法。如引入國外人事招聘領(lǐng)域中常見的性格測試手段，運(yùn)用現(xiàn)代化的科技和科學(xué)的調(diào)查方式，對個(gè)人的性格進(jìn)行測試和分析，全面地評定個(gè)人的性格特點(diǎn)，并體現(xiàn)在檔案中，為組織使用人才提供更有價(jià)值的參考資料。再比如運(yùn)用大數(shù)據(jù)的分析手段，將個(gè)人的出生年月、參加工作時(shí)間等納入大數(shù)據(jù)管理中，使查詢更加方便和更具權(quán)威性。

（二）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。實(shí)行信息化管理模式，將信息技術(shù)引入到檔案管理當(dāng)中，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，完善管理制度，運(yùn)用現(xiàn)代手段進(jìn)行檔案的管理、調(diào)閱、更改、變動。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)水平。在招聘檔案管理人員時(shí)，要嚴(yán)格考察人才的政治、專業(yè)以及責(zé)任心等方面，把責(zé)任心強(qiáng)、政治敏感度高以及思想覺悟高的人才引進(jìn)到檔案管理崗位上來。應(yīng)多組織專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開拓工作人員的視野，提高其分析問題和解決問題的能力。

（四）進(jìn)一步規(guī)范檔案資料收集工作。要確保人事檔案的權(quán)威性、完整性、準(zhǔn)確性，及時(shí)處理不符合歸檔的材料，對于手續(xù)不足的材料要重新退回到材料收集部門。

三、結(jié)語

人事制度改革給檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，也帶來新的機(jī)遇。我們應(yīng)該吐故納新，吸納國內(nèi)外先進(jìn)方法，有效整合，推陳出新，將基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理引領(lǐng)到一個(gè)嶄新的臺階。

[1]李鳳娟,牛穎.關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新新思路的探討[J].黑龍江史志,2015(01):272.

[2]伍再君.淺析人事檔案管理存在的問題與對策[J].瓊州大學(xué)學(xué)報(bào),2005(03).

[3]孫偉.淺析機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志,2014(5):107-108.