文/南京河西新城區(qū)開發(fā)建設(shè)管委會 唐俊

工程項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力

文/南京河西新城區(qū)開發(fā)建設(shè)管委會 唐俊

工程項(xiàng)目檔案能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程建設(shè)全貌，而檔案管理人員素質(zhì)與能力的高低直接影響到工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。本文結(jié)合南京河西新城區(qū)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際，提出工程項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力。

工程項(xiàng)目檔案；管理人員；素質(zhì)；能力

工程項(xiàng)目檔案是指從建設(shè)項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、到竣工驗(yàn)收的全過程中形成，具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等應(yīng)歸檔的各種載體的文件材料。一套完整的工程項(xiàng)目檔案為今后項(xiàng)目的運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建等活動提供重要依據(jù)。而工程項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響到工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。因此，對從事工程項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)與能力提出了更高的要求。

一、工程項(xiàng)目檔案管理人員的從業(yè)現(xiàn)狀

工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)工期緊、任務(wù)重，產(chǎn)生的檔案數(shù)量多，但重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象仍然存在，造成專職檔案員不能及時到位；有些單位甚至把無一技之長的人員，安排在檔案室，扮演“倉庫保管員”的角色；工程項(xiàng)目檔案工作繁雜瑣碎、個別檔案員工作熱情不高，疲于應(yīng)付，缺乏工作的主動性，導(dǎo)致工程項(xiàng)目檔案收集不全、分類混亂、材料缺失，達(dá)不到項(xiàng)目檔案的歸檔要求，無法發(fā)揮檔案應(yīng)有作用。

二、工程項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力——以南京河西新城區(qū)工程檔案管理為例

南京河西新城區(qū)自2002年啟動建設(shè)，現(xiàn)已完成新城區(qū)道路、橋梁、泵站等市政基礎(chǔ)設(shè)施；濱江公園等公益項(xiàng)目以及南京國際博覽中心等重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)，先后保障了第十屆全運(yùn)會、第二屆夏季青年奧林匹克運(yùn)動會等一系列重大國際國內(nèi)活動。工程項(xiàng)目檔案已在城市管理、改擴(kuò)建等建設(shè)活動中發(fā)揮出不可替代的作用。做好工程項(xiàng)目檔案管理需要檔案員不斷總結(jié)、嘗試有效的管理措施，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合管理能力。

（一）檔案員要具備良好的職業(yè)道德。職業(yè)道德指的是檔案員在管理、整理、應(yīng)用檔案時需要堅(jiān)持的最基本的行為規(guī)范。檔案工作繁瑣、枯燥，良好的職業(yè)道德要求檔案員甘于寂寞，樂于奉獻(xiàn)。在檔案管理中培養(yǎng)認(rèn)真仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，提升個人品德修養(yǎng)是檔案管理工作中積極性、主動性和創(chuàng)造性的力量源泉。

（二）檔案員要有過硬的業(yè)務(wù)知識和較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。檔案管理是一門專業(yè)性、實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，檔案員既要熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)政策，又要熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，同時還要學(xué)習(xí)并掌握與自己所從事的專業(yè)有聯(lián)系的其他專業(yè)知識。一個合格的工程項(xiàng)目，檔案管理人員只有熟悉工程建設(shè)等專業(yè)知識、工作流程，才能很好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，確保工程項(xiàng)目檔案如實(shí)地反映工程建設(shè)全過程。

（三）檔案員要有良好的溝通宣傳能力和培訓(xùn)技巧。在工程建設(shè)過程中，檔案工作容易被忽視。作為檔案員要學(xué)會結(jié)合工作實(shí)際，通過檔案利用等手段適時宣傳檔案工作，加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通與聯(lián)系，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持。同時工程項(xiàng)目檔案是一個系統(tǒng)工程，檔案來源于各部門、各單位的工程建設(shè)活動，但歸什么、怎么歸檔時常困擾著工程技術(shù)人員，檔案員要鍛煉自己的口才，通過培訓(xùn)授課、互動提問等方式實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)知識與工程建設(shè)知識相融合，用言簡意賅、通俗易懂的語言實(shí)現(xiàn)檔案知識的普及。

（四）檔案員要具備良好的心理素質(zhì)和承受能力。在工程建設(shè)過程中，檔案崗位相較于項(xiàng)目管理崗位不容易出成績出成果，檔案員通常扮演著幕后角色，為項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)拿獎提供大量的工程檔案，工作耗時費(fèi)力。在檔案收集過程中，有些人員將工程資料占為己有，認(rèn)為檔案員過于教條甚至在為難他們。檔案員在各種困惑面前要學(xué)會在檔案中尋找快樂、享受樂趣，通過檔案學(xué)習(xí)與交流，提升自己的業(yè)務(wù)水平，營造積極進(jìn)取的工作環(huán)境，學(xué)會以寬容坦誠的心微笑面對別人不友好的態(tài)度，始終將服務(wù)意識牢記在心。

（五）檔案員要有創(chuàng)新能力和開拓能力。檔案工作給人留下的印象是單調(diào)、刻板，年復(fù)一年，日復(fù)一日從事著相同、機(jī)械的檔案整理歸檔工作，難顯檔案工作活力。要想改變這一現(xiàn)狀，檔案員必須在建設(shè)項(xiàng)目伊始提前介入，走出辦公室，深入到工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，放棄“你不找我，我就不管”的思想，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。在信息時代，檔案員要熟練使用計(jì)算機(jī)，掌握PPT等各種辦公自動化軟件，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的發(fā)展趨勢推進(jìn)工程項(xiàng)目檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案工作的自我造血功能。

三、結(jié)束語

工程項(xiàng)目檔案是整個工程項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是工程質(zhì)量評定的依據(jù)。檔案管理人員只有具備強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，提高認(rèn)識、更新觀念，主動迎接挑戰(zhàn)，在做好工程項(xiàng)目檔案管理的同時實(shí)現(xiàn)人生職業(yè)生涯的目標(biāo)。

[1]陳書華.試論檔案員心理素質(zhì)的造就與養(yǎng)成[J].寧波工程學(xué)院學(xué)報,2005(1).

[2]胡愛真.論檔案管理人員在重大建設(shè)項(xiàng)目中的重要作用[J].山西檔案,2015(1).