加強檔案信息化建設與管理

于 丹

加強檔案信息化建設與管理

于 丹

本文首先介紹了制約檔案管理信息化建設的因素，提出了加強檔案信息化建設與管理的有效手段，旨在提高檔案信息化管理水平。

檔案 信息化管理 重要意義 手段

一、制約檔案管理信息化建設因素

檔案信息化建設與管理就是數(shù)字化的檔案信息，是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、調(diào)整掃描技術等手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件（紙質(zhì)）和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)有序組織成具有結構的檔案信息庫。

檔案管理信息化力量薄弱。這是檔案管理信息化受到的較大阻礙。一是檔案管理隊伍不穩(wěn)定。很多單位的檔案管理人員由辦公室工作人員兼任，變動頻繁，專業(yè)面比較窄，存在不懂不問、不會不學的現(xiàn)象，導致檔案管理不是很規(guī)范。因為其這方面的專業(yè)要求較高，且需要掌握其他部分技能。二是管理質(zhì)量不高。大多數(shù)單位重視文書檔案、會計和人事檔案的整理，忽視整理與收集科技、專業(yè)、人物、聲像、實物、圖書檔案，尤其是檔案信息化建設質(zhì)量參差不齊。

檔案管理信息化觀念落后。一是管理方式陳舊。當前，有些單位的檔案收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是信息化水平較低。目前，大多數(shù)單位實體檔案存量較為全面完整，而電子方面檔案存量不高，檔案信息化管理軟件不夠完善，信息化硬件配備不到位，檔案信息化建設水平落實后于其他工作的信息化建設水平，“實體檔案管理為主，電子檔案管理為輔”的情況普遍存在。

檔案管理信息化利用率低。重保管輕利用。其價值不能夠?qū)崿F(xiàn)最優(yōu)的利用，經(jīng)濟發(fā)展和現(xiàn)代科技的爆炸式增長，因為每天每時都有大量的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，信息的產(chǎn)生也是非常巨大的，我們只是停步于淺層的檢索和查詢，這些信息的利用和篩選卻還不能夠很好地得到，并沒有許多關于利用的內(nèi)容。

二、檔案信息化建設與管理的有效手段

加強領導，樹立檔案信息化建設理念。要摒棄傳統(tǒng)思維，充分認識檔案信息化建設的重要性，建立由“一把手”擔任檔案管理工作領導小組組長，形成主要領導負總責、分管領導親自抓、檔案管理人員具體管、各個科室同努力的管理網(wǎng)絡，從領導層面提高推進檔案信息化建設的積極性和主動性。要充分了解檔案信息化工作的流程、標準和要求，不定期到基層單位實地督導，每月調(diào)度匯總整體推進情況并向市局（公司）主要負責人匯報，樹立正確的信息化建設與管理理念，牢固樹立責任感和使命感，充分發(fā)揮主觀能動性，主動提升專業(yè)素質(zhì)，積極推動檔案信息化建設與管理進程。

轉變模式，推行檔案信息化建設總進程。一要建立檔案信息建設總規(guī)劃。要將單位檔案信息化工程建設納入單位信息化建設總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、設計和配備檔案信息化基礎設施。二要建立檔案信息化管理平臺。要將庫存檔案目錄和檔案實體納入計算機管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化。三要積極推行網(wǎng)上查詢、借閱。要充分利用電子檔案管理系統(tǒng)快捷、高效的特點，切實減少檔案實體的利用頻率，保障檔案實體的安全完整。

加強管控，提高檔案信息化技術水平。配置齊全檔案信息化管理的基本硬件設施，全面配置電子監(jiān)控、防盜報警器、滅火器、去濕機、空調(diào)機、消磁柜等安全保管和保護設備，逐步提升檔案信息化建設與管理水平。信息化管理工作制度的健全，檔案員具體的職責的完善，信息化建設要求的突出，嚴格按照國家和行業(yè)規(guī)定的標準，強化審核，保證信息的真實性和準確性。建立信息化安全預警制度，做好檔案保密工作，通過建立防火墻、設置密碼、嚴格審批借閱流程等措施，保證檔案信息的安全性和可靠性。樹立服務意識，強化服務利用，充分發(fā)揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用，為企業(yè)發(fā)展和干部職工查閱資料提供便利。

強化培訓，建設檔案信息化專業(yè)隊伍。建設一支穩(wěn)定、高水平的檔案管理人員隊伍,合理配置檔案管理人員，積極搭建平臺，讓熱愛于檔案信息化管理的專業(yè)人才能夠發(fā)揮專長，充分激發(fā)工作潛能和熱情，真正實現(xiàn)人盡其才、才盡其用。檔案工作連續(xù)性強，每個檔案管理人員從接手到適應工作需用較長時間。因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須保持檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。如從事檔案管理的人員在離開檔案員崗位時，需移交全部所管檔案，并辦理好移交清點手續(xù)，逾期不交或移交不全的后果要寫清楚，以免造成相互推諉，責任不清。要嚴把用人關，注意引進有業(yè)務專業(yè)技能、檔案專業(yè)知識的人才充實到檔案人員隊伍中。良好的環(huán)境能夠調(diào)動檔案工作者的積極性、主動性、創(chuàng)造性，因此在實際工作中，既要抓好教育、培訓檔案工作者的各項工作，又要切實抓好關心、激勵他們的各項工作，努力為系統(tǒng)檔案工作者的發(fā)展創(chuàng)造機會、提供空間，使檔案工作者真正感受到在檔案崗位上有用武之地，對有突出貢獻的人員要適當給予獎勵，可以實現(xiàn)自身價值，能夠得到應有的尊重。

強化過程控制,加強電子文件制度建設。我們要根據(jù)《檔案數(shù)字化信息安全管理制度》的要求，檔案數(shù)字化工作應實施全程攝像、錄像監(jiān)控，監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)應由組織實施檔案數(shù)字化單位（部門）保存。應建立檔案數(shù)字化場所管理制度，核查出入人員身份，嚴禁無關人員進入場所。進入場所的工作人員嚴禁攜帶手機、照相機、攝像機等具備照相攝像功能的設備和各類移動存儲介質(zhì)等信息設備及與工作無關的物品，未經(jīng)安全保密管理人員許可，嚴禁將場所內(nèi)的任何物品帶離場所。檔案數(shù)字化工作人員不得在數(shù)字化場所內(nèi)從事與數(shù)字化工作無關的活動，嚴禁在場所內(nèi)進食、吸煙、飲水。檔案數(shù)字化工作人員應遵守檔案數(shù)字化操作規(guī)范，防止損毀檔案。

（作者單位：1.湖南農(nóng)業(yè)大學；2.淄博市煙草專賣局（公司））