文/濰坊市人民醫(yī)院中心檔案室 鄭開(kāi)

淺談新時(shí)期前端控制思想在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

文/濰坊市人民醫(yī)院中心檔案室 鄭開(kāi)

目的：探討新時(shí)期前端控制思想在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用；方法：通過(guò)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高全院?jiǎn)T工的檔案意識(shí)；建立、完善檔案各項(xiàng)規(guī)章制度作保障；通過(guò)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)全院檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；通過(guò)對(duì)專(zhuān)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)等將前端控制思想融入醫(yī)院檔案管理工作中。結(jié)果：在檔案的管理中運(yùn)用前端控制思想，是檔案工作適應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的一種必然。結(jié)論：醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，利用前端控制思想，有利于檔案的科學(xué)化管理，可有效促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

前端控制思想；醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案是醫(yī)務(wù)工作者在從事衛(wèi)生事業(yè)管理和醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。新時(shí)期隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，醫(yī)院電子檔案、數(shù)碼照片等大量涌現(xiàn)，醫(yī)院檔案的類(lèi)型、載體形式發(fā)生了巨大變化。為維護(hù)醫(yī)院檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，使檔案工作跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，必須在醫(yī)院檔案的日常管理中融入前端控制思想。

一、檔案學(xué)前端控制思想的涵義

前端控制思想是檔案學(xué)界檔案管理思維和理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到定期、永久保存（或銷(xiāo)毀）的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，定期、永久保存或銷(xiāo)毀是末端。前端控制的核心就是一種“整體規(guī)劃、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、全過(guò)程監(jiān)控”的理念，前端控制思想是檔案工作適應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的一種必然。

二、醫(yī)院檔案管理采用前端控制的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高全院?jiǎn)T工的檔案意識(shí)。醫(yī)院建立包括文書(shū)檔案、病歷檔案、人事檔案、科技檔案等在內(nèi)的全院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的崗位職責(zé)，納入各項(xiàng)工作流程，納入目標(biāo)考核，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同獎(jiǎng)懲。在文件形成階段實(shí)施前端控制，通過(guò)宣傳教育和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)，牢記檔案工作是為醫(yī)院管理工作服務(wù)的準(zhǔn)則，從而主動(dòng)將檔案移交到檔案室歸檔，保證檔案的齊全。

（二）建立、完善檔案各項(xiàng)規(guī)章制度。醫(yī)院以國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，制定包括醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷(xiāo)毀等各方面的規(guī)章制度。對(duì)醫(yī)院規(guī)定應(yīng)歸檔的文件材料，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管。各門(mén)類(lèi)和載體的文件材料歸檔范圍做到全覆蓋，囊括和延伸到醫(yī)院全部職能活動(dòng)。各類(lèi)文件材料歸檔有具體的辦法和措施，并落實(shí)到具體責(zé)任部門(mén)和相關(guān)人員。

（三）建立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全院檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。醫(yī)院遵照國(guó)家檔案法規(guī)要求設(shè)立檔案工作管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)全院檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，建立科學(xué)有效的監(jiān)管運(yùn)行機(jī)制。醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，通過(guò)在線檢查或抽查，從源頭上對(duì)全院應(yīng)歸檔文件的形成過(guò)程、形成質(zhì)量等進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管和監(jiān)督指導(dǎo)。

（四）培訓(xùn)專(zhuān)兼職檔案員，提高其管理水平。醫(yī)院配備與檔案工作科學(xué)化管理相適應(yīng)的專(zhuān)（兼）職檔案人員，持證上崗并保持相對(duì)穩(wěn)定。通過(guò)外請(qǐng)專(zhuān)家等方式定期對(duì)醫(yī)院檔案員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使其在工作中自覺(jué)按照檔案法規(guī)的要求進(jìn)行操作。著重通過(guò)工作重心前移，加強(qiáng)超前指導(dǎo)，深入到文件形成部門(mén)。通過(guò)培訓(xùn)，使檔案工作人員具備相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和較高的思想政治理論水平以及高尚的職業(yè)道德，提高其檔案管理水平。

三、檔案工作實(shí)行前端控制帶來(lái)的效果

（一）從源頭保證了檔案的真實(shí)完整。醫(yī)院檔案管理工作采用前端控制思想后，有效解決了文件整理歸檔質(zhì)量不高、文件質(zhì)量良莠不齊、文件漏歸、文件歸檔不規(guī)范等問(wèn)題，解決了檔案收集難、征集難的問(wèn)題，提高了醫(yī)院工作人員依法收集、依法移交的自覺(jué)性，確保了檔案收集工作的有序開(kāi)展。從源頭上保證了文件內(nèi)容的真實(shí)性、安全性、完整性。

（二）檔案工作人員的綜合素質(zhì)得到提高。采用前端控制思想通過(guò)對(duì)檔案工作人員針對(duì)性的培訓(xùn)、崗位責(zé)任制考核及獎(jiǎng)懲條例等制度約束，調(diào)動(dòng)了管理人員的積極性，同時(shí)增加了他們的危機(jī)感，提高了其檔案知識(shí)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。

（三）前端控制有利于檔案的科學(xué)化管理。檔案工作是一項(xiàng)扎扎實(shí)實(shí)的工作，功在當(dāng)代，利在千秋。醫(yī)院檔案管理前端控制思想的運(yùn)用，加強(qiáng)了檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，健全了機(jī)構(gòu)，建立健全了各項(xiàng)檔案工作制度，使檔案工作從源頭上有章可循、有法可依，走上了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，醫(yī)院檔案工作最終達(dá)到收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用的科學(xué)化管理，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

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