檔案信息化管理之我見

文/新疆光源電力實業(yè)總公司 白媛 王萍

檔案信息化管理之我見

文/新疆光源電力實業(yè)總公司 白媛 王萍

信息化是當前時代發(fā)展的趨勢，檔案信息化管理是時代的必然要求，各個企業(yè)需要理解檔案信息化管理的內(nèi)涵，在檔案管理工作過程中注重信息化建設，了解檔案信息化管理對于企業(yè)的重要作用，尋找存在于檔案信息化管理中的問題，保證檔案信息化管理的正常進行。

信息化；檔案管理；建議

一、檔案信息化管理的重要作用

對于各個企業(yè)而言，檔案信息化管理是一次重大變革，它意味著檔案管理方式以及相關(guān)工作模式的轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化對各個企業(yè)提出了新的要求，各個企業(yè)需要正確理解檔案信息化管理，認識到檔案信息化管理的重要作用，保證檔案信息化管理的正常進行。

（一）提升企業(yè)檔案管理與應用效率。企業(yè)檔案數(shù)量會隨著時間的推移而逐漸增多，檔案管理工作難度與強度會逐漸提升，以往的收集、整理、保存等工作步驟已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求以及檔案管理工作自身的需求，因此，企業(yè)需要選擇新型工作手段來進行檔案管理工作。計算機與網(wǎng)絡的應用讓檔案管理工作出現(xiàn)了新的工作方式，通過網(wǎng)絡對檔案信息進行收集、加工與傳輸，提升了檔案信息的管理效率，用戶可以直接通過網(wǎng)絡終端對相關(guān)檔案信息進行瀏覽，無需過去復雜的瀏覽工作步驟，檔案的應用效率也能夠得到提升，從整體上提升企業(yè)的檔案服務質(zhì)量。

（二）保證企業(yè)的檔案安全。每個企業(yè)的檔案都屬于國家檔案，因此企業(yè)的檔案管理工作與國家利益息息相關(guān)。企業(yè)需要重視檔案的作用，保證檔案的安全與完整。檔案信息化管理是目前最為穩(wěn)妥的檔案管理方式，它將原有的紙質(zhì)檔案向電子化的方向發(fā)展，可以避免檔案因受潮、蟲蛀等遭到損毀。訪問企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)需要一定權(quán)限，企業(yè)可以通過對用戶授權(quán)的方式降低檔案被訪問次數(shù)，從根本上保證檔案的安全。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。時代在不斷發(fā)展，社會以及企業(yè)對檔案的需求開始逐漸增多，這對于檔案管理人員的能力以及素質(zhì)提出了新的要求。計算機以及網(wǎng)絡技術(shù)的普及讓企業(yè)的工作方式開始轉(zhuǎn)變，各類電子文件開始出現(xiàn)，并且在企業(yè)內(nèi)部得到了較為廣泛的應用，紙質(zhì)化檔案已經(jīng)開始脫離時代，檔案信息化管理開始出現(xiàn)。這促進了企業(yè)檔案管理工作模式的改變。企業(yè)檔案管理人員需要認識到當前時代發(fā)展的趨勢，及時對自身工作方式、知識結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，提高自身專業(yè)素質(zhì)，保證自身工作能夠符合當今時代特征，適應時代潮流。

二、檔案信息化管理的建議

（一）強化基礎設施建設。各個企業(yè)需要對檔案信息化管理工作保持高度重視，將這一工作列為企業(yè)工作計劃的一部分，強化與檔案信息化管理相關(guān)的基礎設施的建設，構(gòu)造與檔案信息化管理相關(guān)的網(wǎng)絡系統(tǒng)與工作平臺。提升企業(yè)檔案管理部門的信息化水平，讓每個檔案管理人員都能夠?qū)W(wǎng)絡和計算機進行應用，保證檔案管理部門能夠以信息化方式進行工作。企業(yè)需要建設內(nèi)部局域網(wǎng)，保證檔案管理網(wǎng)絡與企業(yè)辦公室網(wǎng)絡的對接，讓企業(yè)的各個工作部門都有能力向檔案管理網(wǎng)絡提交檔案信息，保證檔案信息化管理工作的正常進行。

（二）實現(xiàn)檔案資源信息化。檔案資源信息化對于企業(yè)檔案信息化管理而言是十分重要的，它是檔案信息化管理的保證，實現(xiàn)檔案資源信息化，企業(yè)具有以下幾個方法：首先，企業(yè)各個部門需要將文件目錄輸入企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)之中，讓檔案管理部門可以獲得有效的信息來源，對各類檔案信息進行及時的錄入，完善企業(yè)的檔案庫，促進企業(yè)檔案信息化管理的進行。其次，企業(yè)需要依靠人力，將各類檔案信息以人工輸入的方式轉(zhuǎn)化為電子檔案，同時通過網(wǎng)絡技術(shù)對企業(yè)電子檔案的輸入、鑒定、歸檔等工作進行監(jiān)督，保證檔案資源的真實性、安全性與有效性。企業(yè)可以將紙質(zhì)檔案與電子檔案同時使用，逐漸實現(xiàn)檔案資源信息化以及檔案信息化管理。

（三）建設安全保障體系。首先，企業(yè)需要制定與檔案信息化管理相關(guān)的規(guī)章制度，其中需要根據(jù)企業(yè)檔案信息化管理的具體情況，制定一系列措施，對企業(yè)的檔案信息化管理行為進行規(guī)范，讓企業(yè)的檔案信息化管理更加標準與完善，保證企業(yè)檔案信息化管理工作的正常運行。其次，建設安全管理體制，提升與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)的管理力度，為檔案信息的安全提供保障，降低網(wǎng)絡黑客、網(wǎng)絡病毒的惡意入侵給企業(yè)檔案信息化管理帶來的影響。企業(yè)應針對網(wǎng)絡安全進行網(wǎng)絡安全系統(tǒng)的建設，對檔案信息進行數(shù)據(jù)備份，對各個用戶的來訪設置權(quán)限，限制他們對檔案信息的瀏覽，同時，建設防火墻，阻止網(wǎng)絡黑客的入侵，降低各類網(wǎng)絡病毒帶來的危害，讓企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)處于安全狀態(tài)，保證檔案信息化管理的正常進行。

三、結(jié)語

對于企業(yè)而言，檔案是十分重要的，它記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程和各個重大事件，能夠為企業(yè)決策提供幫助，因此，企業(yè)應重視檔案管理工作。信息時代的到來給求檔案管理帶來了諸多變化，企業(yè)需要適應時代發(fā)展潮流，對檔案進行信息化管理，保證檔案的有效性，讓檔案為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

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[2]庫俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技,2013(09):50-51.