文/濱州市房地產(chǎn)管理局 張麗華

論房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作

文/濱州市房地產(chǎn)管理局 張麗華

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)正在逐步深入到房地產(chǎn)檔案管理中，房地產(chǎn)檔案管理正從傳統(tǒng)的手工管理向先進(jìn)技術(shù)管理過渡。計(jì)算機(jī)技術(shù)促使房地產(chǎn)檔案管理模式有了質(zhì)的提升，加快了房地產(chǎn)檔案收集及查詢利用現(xiàn)代化的進(jìn)程，提高了房地產(chǎn)檔案的管理水平和利用質(zhì)量，為房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了便利。

房地產(chǎn)檔案；信息化建設(shè)；改變模式

一、房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的背景

房地產(chǎn)檔案是不斷建檔、不斷變更的過程，房地產(chǎn)會(huì)經(jīng)歷買賣、繼承、拆遷、翻改、擴(kuò)建等，期間權(quán)屬不斷變化，新材料不斷增加，只有保證所有應(yīng)歸檔材料不遺漏，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性。隨著信息化的普及，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)成為不二之選，數(shù)字化建設(shè)作業(yè)流程可分為如下步驟：建立檔案目錄、掃描、整理、檢查、卷宗歸庫(kù)等等。要利用計(jì)算機(jī)編制檢索工具，以形成計(jì)算機(jī)檢索與手工互補(bǔ)的檢索體系，為用戶提供便捷的查詢服務(wù)。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用既保護(hù)了檔案原件的安全，又滿足了用戶的需要。

二、如何做好房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)

（一）認(rèn)真做好提供查詢、復(fù)制和借閱等服務(wù)。在信息化的大背景下，房地產(chǎn)檔案開發(fā)的主要途徑是對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行編研，編研工作是對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的提煉和整合過程，通過編研，能使房地產(chǎn)檔案濃縮為實(shí)用的房地產(chǎn)檔案信息產(chǎn)品。這個(gè)過程中，既可以編制檔案目錄、索引等，為用戶提供服務(wù)。也可以對(duì)房地產(chǎn)檔案中的信息內(nèi)容進(jìn)行研究，并形成數(shù)據(jù)，為用戶決策提供信息幫助。

（二）要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)。房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)需要既懂得計(jì)算機(jī)實(shí)用技術(shù)又要精通房地產(chǎn)知識(shí)的隊(duì)伍，在目前形勢(shì)下，從軟件的選購(gòu)以及研發(fā)，到實(shí)施、維護(hù)，都需要高技術(shù)人才。但目前的現(xiàn)狀是，房地產(chǎn)檔案信息化人才匱乏，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案部門難以真正開展檔案信息化建設(shè)。鑒于以上情況，房地產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)該把培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才作為重中之重的工作。另外，房地產(chǎn)檔案管理部門要想方設(shè)法創(chuàng)造有利條件，吸引專業(yè)人才加入。同時(shí)，因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)工作量大，必須要集中時(shí)間段進(jìn)行專項(xiàng)建設(shè)。房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)在保證現(xiàn)有收集渠道的同時(shí)，以經(jīng)常性收集與集中性收集相結(jié)合。還要充分利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)收集相關(guān)檔案，提高服務(wù)功能，方便檔案利用者。

（三）要增加房地產(chǎn)檔案建設(shè)資金的投入。眾所周知，檔案信息化建設(shè)投資巨大，房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)也不例外。資金的籌措要多措并舉：一是爭(zhēng)取地方政府的撥款，二是單位自行籌集，三是吸引外援。資金使用時(shí)必須進(jìn)行項(xiàng)目論證并且要全程跟蹤考核。目前檔案信息化建設(shè)工作千頭萬緒，需要理順關(guān)系，然后按目標(biāo)開展工作。針對(duì)資金管理不科學(xué)、分散以及浪費(fèi)等現(xiàn)象，要制定嚴(yán)格的制度。

（四）要建立房地產(chǎn)檔案建設(shè)激勵(lì)機(jī)制。要想使房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)順利實(shí)施，必須要制定操作性強(qiáng)的激勵(lì)機(jī)制。獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的績(jī)效考核是其中重要的部分，在實(shí)施績(jī)效考核的過程中，考核者要充分發(fā)揮指導(dǎo)和引領(lǐng)作用，讓被考核者在考核過程中積極自覺地落實(shí)制度。房地產(chǎn)檔案績(jī)效管理能夠最大限度挖掘員工的潛力，提高工作效率。在管理工作中，還需要不斷研究增強(qiáng)員工活力的途徑。

（五）要規(guī)范房地產(chǎn)檔案電子建檔的標(biāo)準(zhǔn)。近年來，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，房地產(chǎn)建設(shè)單位在日常事務(wù)中產(chǎn)生了大量電子文件，各單位應(yīng)加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作，對(duì)于房地產(chǎn)業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的所有電子文件，都應(yīng)及時(shí)登記、整理、編目、歸檔，要建立電子文件接收、保管和利用措施，確保房地產(chǎn)電子檔案能夠順利移交、保管和有效利用。

（六）要對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和管理。房地產(chǎn)檔案管理部門在技術(shù)引進(jìn)和應(yīng)用方面都存在一定風(fēng)險(xiǎn)：一是沒法保證引進(jìn)的技術(shù)都對(duì)房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果。二是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案管理人員在應(yīng)用過程中會(huì)產(chǎn)生一定的風(fēng)險(xiǎn)，直接影響了房地產(chǎn)檔案的安全性。另外，由于網(wǎng)絡(luò)信息方面的法制不健全，也使得房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息在發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在相關(guān)的法律法規(guī)指導(dǎo)下進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理，要達(dá)到這一要求，必須要建立健全檔案法制化體系。要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息安全保障方面的技術(shù)研發(fā)水平，提高自主創(chuàng)新能力，努力做到揚(yáng)長(zhǎng)避短。

三、結(jié)語

綜上所述，房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)是新的歷史條件下的必須趨勢(shì)，而保障體系建設(shè)安全則是檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的一個(gè)棘手的問題，這個(gè)問題涉及檔案信息化建設(shè)過程中的所有環(huán)節(jié)，可以說，是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)安全工程。檔案信息安全問題不僅是技術(shù)層面的問題，更多的是管理層面的問題，需要層層重視，才能全方位地應(yīng)對(duì)以上所說的各種風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)需要不斷增加資金的投入，并抽調(diào)專門的技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)的建設(shè)；要以可行的激勵(lì)機(jī)制對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以此來穩(wěn)定房地產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)規(guī)范房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的全過程，并提高房地產(chǎn)檔案信息化的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)必須要有創(chuàng)新的思維，要不斷分析信息化建設(shè)中存在的問題，制定出解決這些問題的對(duì)策，以充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾的功能。

[1]錢玲玲,何曉敏.房地產(chǎn)檔案信息化管理初探.上海檔案,2011(10):25-26.

[2]高雅杰.房地產(chǎn)檔案信息化的應(yīng)用價(jià)值.城建檔案,2010(06):45-46.