檔案管理工作問題分析

文/云南森林自然中心 李曉婷

檔案管理工作問題分析

文/云南森林自然中心 李曉婷

從當(dāng)前檔案管理狀況來看，各個行業(yè)及組織機(jī)構(gòu)的管理較為混亂，還存在很多問題需要完善，還需要加強(qiáng)對檔案管理形勢的認(rèn)識，意識問題所在并明確其原因，根據(jù)各自的實際情況進(jìn)行必要的措施補(bǔ)償，找到適合本單位發(fā)展的檔案管理辦法。

檔案管理；問題；對策

隨著我國經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，檔案在各項管理中的作用逐漸顯現(xiàn)，但從當(dāng)前發(fā)展形勢來看，檔案管理水平還不是很高，存在管理混亂和信息查詢困難等問題，和目前高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)需求不相適應(yīng)。檔案是組織、機(jī)構(gòu)或企事業(yè)單位發(fā)展歷史重要的信息載體，對于協(xié)調(diào)和促進(jìn)單位的有序和良性發(fā)展有著非常重要的保障作用。在新的歷史時期，推動我國檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展是當(dāng)前時代發(fā)展的迫切需要，對檔案實施現(xiàn)代化創(chuàng)新改革已經(jīng)成為歷史發(fā)展的必然要求。要不斷引入先進(jìn)的信息科技技術(shù)，以及科學(xué)的管理手段，推動檔案管理工作的信息化水平。當(dāng)然這是一項需要大力經(jīng)費的復(fù)雜工程，并需要擁有較高素質(zhì)的管理人員隊伍，而且需要保障檔案資源具有良好的安全性能，確保檔案資源實現(xiàn)安全和良好的保密功能。所以在目前我國檔案管理中還需要解決很多問題。

一、當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理制度的缺陷。當(dāng)前檔案管理中普遍存在各種不規(guī)范問題，一是表現(xiàn)為檔號的不規(guī)范問題，二是案卷標(biāo)題的不規(guī)范問題，再次是檔案卷內(nèi)目錄缺少的問題，另外還有案卷在組合時隨意組合。在檔案資源的收集和保管、保護(hù)方面存在一定的漏洞，在檔案資源的借閱和保密等方面還需要不斷完善和提高，相關(guān)的管理制度還需要進(jìn)一步完善和落實，提高規(guī)章制度的執(zhí)行力，使得檔案資源具備應(yīng)有的真實性及相應(yīng)的使用價值。

當(dāng)前檔案管理中偏重了文書檔案管理，而忽視了電子、音像等這類現(xiàn)代化音響制品的收集和整理，使得一些重大活動、重點工程、重點科技和設(shè)備的更新改造項目缺乏相應(yīng)的檔案記錄，部分檔案資料和圖紙無法得到及時有效的回收和管理，造成大量珍貴資源的丟失。而對已經(jīng)收集的文書檔案，也沒有安全相應(yīng)的管理規(guī)定進(jìn)行分類管理，使得拒標(biāo)和內(nèi)容出現(xiàn)嚴(yán)重的不符，文件缺乏目錄，沒有加蓋歸檔章等。

（二）檔案管理人員的專業(yè)水平較低。因為我國檔案管理工作發(fā)展的時間還不是很長，工作人員隊伍內(nèi)部的文化程度和專業(yè)素養(yǎng)存在較大的差異，而且不能及時有效地適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的需求。在當(dāng)前社會信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的主旋律，因此對檔案管理工作人員的文化水平和專業(yè)素質(zhì)有了更高的要求，需要這些人員具備相應(yīng)的檔案信息深層開挖和研究技能，但是實際上這方面的人才較為缺乏。從目前來看，當(dāng)前的人才隊伍素質(zhì)和理論水平等都無法適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，人員隊伍素質(zhì)和時代發(fā)展有著很大的差距。檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，所起到的作用非常重要，對于一個單位來說，是否能夠有效利用檔案信息資源對于自身發(fā)展有著非常重要的影響，對于單位經(jīng)濟(jì)和社會效益有著巨大影響，很多機(jī)構(gòu)或單位在檔案管理方面基本是一“藏”了事，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，對檔案管理的價值認(rèn)識不足，檔案利用效益低，在檔案信息資源的開發(fā)和利用方面還需要進(jìn)一步完善。

（三）檔案檢索效率較低。在檔案檢索方面一般存在手工檢索和計算機(jī)檢索兩種方法，從當(dāng)前狀況來看，還是以手工檢索為主，檔案部門把很大的工作精力用在了手工檢索方面，研究出了各種不同的檢索工具和方法。在制作檢索工具過程中不是追求數(shù)量就是忽視質(zhì)量，很多單位錯誤地認(rèn)為檔案檢索工具種類越多則服務(wù)質(zhì)量越高。另外在檔案管理方面缺乏相應(yīng)的硬件設(shè)施，設(shè)備陳舊落后，盡管目前各行各業(yè)信息技術(shù)獲得巨大發(fā)展，相應(yīng)的計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用較為普遍，但從目前檔案管理狀況來看，這方面的應(yīng)用還不多，手工收集和檢索較為普遍，所收集到的信息量較小，不利于檔案管理工作的快速發(fā)展，檔案資源很難得到更大范圍內(nèi)的開發(fā)和利用。

（四）信息開發(fā)和編制上存在問題。在檔案信息的開發(fā)和編制方面，很多檔案部門都是為了應(yīng)付檢查，隨意選擇幾個主題進(jìn)行低層次的開發(fā)和編研，所研制出的產(chǎn)品缺乏實用性，使用價值不高，盡管有些主題和時代發(fā)展有著很強(qiáng)的關(guān)系，但是因為所需的時間較長而缺乏實效性。

二、完善檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案工作隊伍在建設(shè)方面，需要選擇有著較高政治素質(zhì)的、作風(fēng)正派的、有著很強(qiáng)責(zé)任心的黨員干部，開展相應(yīng)的教育和培養(yǎng)工作，采取多種措施充分發(fā)揮其積極性和主動性。檔案工作人員的素質(zhì)高低決定著檔案管理工作水平的高低，所以檔案管理工作人員需要重視自身專業(yè)知識水平的提高，要積極參加各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，積極實踐，熟悉檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，通過合理的工作方式不斷提高工作效率和效益，要積極探索和應(yīng)用新的管理模式，不斷提高檔案管理工作的實用性能，為社會提供更加豐富多彩的實用信息資源。

（二）健全檔案管理制度。在制定檔案管理制度時需要堅持以下幾個要求：一是要堅持合理性和科學(xué)性，所制定的規(guī)章制度需要和不同單位的實際狀況相適應(yīng)，建立靈活的檔案管理機(jī)制。需要注意檔案管理制度的具體可操作性，使得這些規(guī)章和制度在實際執(zhí)行中可以得到有效貫徹和落實，更好地發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)和規(guī)范作用。二是要具備雙向性，制度是一種約束力，對于約束對象和執(zhí)行者之間要建立起有效的交流溝通機(jī)制，從而確保檔案管理工作能夠得到有效開展。

（三）改善檔案功能。檔案管理還需要注意全面性、客觀性及動態(tài)性，要充分重視檔案的功能，在保留原有重要功能的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大其內(nèi)涵，為單位發(fā)展提供必要而豐富的信息需求及檔案內(nèi)容，更好地為單位的發(fā)展提供必要的支持。

（四）利用信息化管理手段。當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢離不開信息化技術(shù)的支撐，在推動檔案管理工作發(fā)展時需要重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，積極引入當(dāng)代最新的信息科技成果不斷促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。目前國外很多國家在檔案管理方面都積極采用計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，我國檔案管理方面也需要積極引入計算機(jī)輔助技術(shù)，在人事檔案計算機(jī)輔助管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢。如可以借助E X C E L表格來進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建和管理等。

三、結(jié)語

對于國家、政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、社會團(tuán)體以及個人來說，檔案都是一種非常重要的信息記載原始憑證，由于其原始性和可追溯性從而成為各種組織機(jī)構(gòu)生存與發(fā)展的必要資源。文章對于檔案管理中存在的若干問題進(jìn)行分析，并且提出相應(yīng)的完善措施，分別從檔案管理人員的素質(zhì)提高、檔案管理制度的健全、檔案功能的改善以及信息化管理手段的普及等內(nèi)容進(jìn)行闡釋，希望對解決我國檔案管理工作中存在的問題有所幫助。

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