淺議如何做好實(shí)物檔案的收集與管理

李響

摘 要：為了保證實(shí)體類檔案信息的管理以及收集質(zhì)量，應(yīng)能認(rèn)識(shí)到實(shí)體類性檔案信息的重要性，并能根據(jù)目前實(shí)體類型檔案信息存在的不足之處進(jìn)行科學(xué)管理，制定相應(yīng)的方案。本文就實(shí)體類性檔案信息的收集工作以及管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；收集；實(shí)物

檔案種類較多，除了現(xiàn)代常見電子類型檔案、紙質(zhì)類型檔案外，還存在實(shí)物類型的檔案，并且實(shí)物類型的檔案中往往也記錄了大量珍貴的信息，但由于實(shí)物類型檔案發(fā)展較慢，也就導(dǎo)致了實(shí)物類型檔案的管理存在一些不足，需要管理部門能強(qiáng)化實(shí)物類型檔案的收集工作以及管理工作，從而促進(jìn)各類檔案管理工作能獲得全面發(fā)展。

1 實(shí)物類型檔案分析

在現(xiàn)代檔案管理中，實(shí)物類型的檔案主要是相應(yīng)的企業(yè)單位在發(fā)展、經(jīng)營、科研管理中，形成或者是獲得各種獎(jiǎng)杯、證書、榮譽(yù)旌旗，還有一些單位之中的檔案文件會(huì)一些以物體為載體的證明材料，通過相應(yīng)的實(shí)物材料就能展現(xiàn)出單位企業(yè)的發(fā)展歷程。和其他類型的檔案文件相比，實(shí)物類型的檔案往往在外形方面更具特點(diǎn)，不僅大小不一，同時(shí)質(zhì)地也存在較大的差別，這也給實(shí)物類型檔案的管理帶來了一定的難度。其次，事物類型檔案由于其自身的特點(diǎn)，所以一些實(shí)物類型檔案有更強(qiáng)的展現(xiàn)力，這就讓檔案信息在具有記錄重要文件內(nèi)容功能的同時(shí)，也可以直接用作展覽，因此實(shí)物類型的檔案也就具有了資料參考價(jià)值以及宣傳教育價(jià)值的雙重價(jià)值。

但在目前實(shí)際的實(shí)物類型檔案管理之中，雖然在實(shí)物類型檔案管理中投入了較多力量，但由于實(shí)物類型檔案信息種類以及數(shù)量較多，因此實(shí)物類型檔案信息的收集工作以及管理工作方面存在著一些難點(diǎn)。

2 實(shí)物類型檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)在許多企業(yè)對實(shí)物檔案的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，并對實(shí)物檔案管理作出了具體規(guī)定。但在實(shí)施過程中反映企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的實(shí)物檔案并沒有得到全面收集，流失缺口大，所收集到的實(shí)物檔案在管理上沒有真正意義上的到位，實(shí)物檔案服務(wù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的作用有限。

2.1 歸檔管理意識(shí)薄弱

目前人們通常會(huì)將檔案管理工作的重點(diǎn)放到對電子類型或者是紙質(zhì)類型檔案的管理中，進(jìn)而忽略了對實(shí)物類型檔案的管理，甚至還有一些部門對實(shí)物類型檔案管理內(nèi)容了解程度較低，在對實(shí)物類型檔案進(jìn)行管理的時(shí)候出現(xiàn)損毀或者遺失的情況，影響了檔案管理質(zhì)量，也流失了一些珍貴的文件信息。這些情況的出現(xiàn)都到導(dǎo)致實(shí)物類型檔案信息的管理成為了當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的薄弱點(diǎn)，由于在檔案管理中制度不健全、管理手段較為滯后、管理意識(shí)薄弱，而影響檔案管理工作的正常開展。

2.2 實(shí)物檔案的保管條件不符合要求

由于實(shí)物檔案不同于其它類別的檔案，它主要由獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書、錦旗等形態(tài)各異、大小不同的實(shí)物組成，是不能出現(xiàn)疊加堆放或擠壓碰撞等情況的。由于一些單位對實(shí)物檔案管理不夠重視，沒有專門的庫房去存放，因此造成收集來的實(shí)物檔案難以按管理標(biāo)準(zhǔn)擺放，嚴(yán)重影響了實(shí)物檔案管理與利用。

2.3 實(shí)物檔案的價(jià)值體現(xiàn)不足

由于實(shí)物檔案的利用部門相對集中，多數(shù)人不了解甚至還不知道有這樣一類檔案，所以實(shí)物檔案的利用率較其他檔案來說相對就偏低一些，其有效價(jià)值也未能充分體現(xiàn)出來，實(shí)物檔案的歷史記錄性、憑證作用也沒有真正發(fā)揮出來。

3 強(qiáng)化實(shí)物類檔案管理工作質(zhì)量的措施

現(xiàn)代管理部門只有下大氣力不斷加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集與管理，使實(shí)物檔案工作逐步步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道，才能更好地體現(xiàn)實(shí)物檔案的查考價(jià)值。

3.1 強(qiáng)化管理人歸檔意識(shí)

科學(xué)的實(shí)物類型檔案管理制度是保證實(shí)物類檔案管理能順利開展的基礎(chǔ)，因此應(yīng)能強(qiáng)化管理人員對事物類型檔案的重視程度，并能根據(jù)管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的策略，完善實(shí)物類檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。首先，可以開展相應(yīng)的實(shí)物類型檔案信息管理培訓(xùn)，讓工作人員能掌握更多的管理方法，避免在管理中出現(xiàn)問題。其次，針對過去實(shí)體類檔案在收集、管理方面的缺失，可以制定相應(yīng)的方案，優(yōu)化檔案管理步驟，保證實(shí)體類檔案能在第一時(shí)間被收集，并能妥善的保存管理。

3.2 加強(qiáng)庫房管理

實(shí)物檔案由于種類的不同，其體積、形態(tài)各異，其庫房管理也應(yīng)具有一定的針對性。對已歸檔的實(shí)物檔案要按照其內(nèi)容、性質(zhì)及實(shí)物的形態(tài)等進(jìn)行分類整理，并做好實(shí)物檔案的著錄及檔號(hào)的編制工作。實(shí)物檔案的庫房要嚴(yán)格按檔案保管的“八防”要求去做，并根據(jù)保管載體的不同，設(shè)置與其對應(yīng)的保管條件，以適應(yīng)庫內(nèi)實(shí)物檔案的保存需求。在定制庫房柜架時(shí)應(yīng)根據(jù)庫房的實(shí)際空間并結(jié)合實(shí)物檔案的特點(diǎn)，采用不同的存放柜架來存放實(shí)物檔案，確保實(shí)物檔案安全保管，合理存放，便捷利用。對企業(yè)獲得的榮譽(yù)類實(shí)物檔案可視利用率的高低分別擺放于不同的架位，有條件的企業(yè)還可以將實(shí)物檔案通過拍攝的手段將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，以便于快捷方便的提供借閱和利用。

3.3 拓展利用途徑

做好實(shí)物檔案的利用工作不僅可以發(fā)揮檔案的原始記錄性作用，還可以通過實(shí)物檔案的展示，充分體現(xiàn)處實(shí)物檔案與企業(yè)文化之間的密切關(guān)系。在滿足實(shí)物檔案正常的利用需求外，還可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況舉辦專題性展覽，有條件的單位還可以建立企業(yè)榮譽(yù)展廳。檔案部門也可以充分利用多媒體技術(shù)與實(shí)物相結(jié)合的途徑，以播放、展覽等多種方式來宣傳、展示反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所取得的重大成果，為企業(yè)員工提供一個(gè)全面了解企業(yè)的動(dòng)態(tài)平臺(tái)，從不同的方面、角度彰顯企業(yè)的實(shí)力。

4 結(jié)束語

實(shí)物檔案的特點(diǎn)是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個(gè)特定階段的工作過程中取得的成果，與其它類別的檔案共同記錄了一個(gè)企事業(yè)單位或個(gè)人的發(fā)展軌跡。實(shí)物檔案收集的難點(diǎn)是散與亂，加強(qiáng)全員歸檔意識(shí)是做好收集工作的關(guān)鍵，與相關(guān)單位的溝通交流是做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。只有認(rèn)真做好實(shí)物檔案的管理工作，才能確保檔案資源齊全、完整，充分發(fā)揮實(shí)物檔案直觀、易懂、有較強(qiáng)說服力的宣傳作用，為促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展提供更加全面、完善的史料，以充足的館藏，記載企業(yè)的成長歷程。

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