檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施探究

侯采坪

摘 要：近年來，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷進步，檔案管理現(xiàn)代化也得到了快速發(fā)展。雖然檔案管理手段和水平在不斷提高，但是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中仍然存在著很多問題，嚴重阻礙了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。本文結(jié)合筆者多年檔案管理經(jīng)驗，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施進行了簡單探討分析，以進一步促進檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)速度，提高檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；信息技術(shù)

隨著科技、經(jīng)濟和社會建設(shè)的高速發(fā)展，檔案信息作為社會信息的一個重要方面，其內(nèi)容和形式也在不斷豐富和發(fā)展。社會對檔案信息的利用需求發(fā)生了很大變化，由過去的量少、零散、形式單一、內(nèi)容專門化，變?yōu)榱看蟆⑾到y(tǒng)、形式多樣、內(nèi)容豐宦。傳統(tǒng)的檔案管理方式已越來越不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)勢在必行。

1 進行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

隨著檔案事業(yè)的不斷快速發(fā)展，檔案管理的種類和數(shù)量也在迅速增加，這將給檔案管理工作帶來了更多的工作量。同時，檔案使用者也對檔案的需求不斷增多，要求所需要的檔案能夠及時快速準(zhǔn)確地傳遞到其手中。傳統(tǒng)落后的檔案手工管理無法解決現(xiàn)階段檔案工作的各種難題，對檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來了嚴重影響。因此，檔案管理現(xiàn)代建設(shè)成為現(xiàn)階段檔案管理事業(yè)發(fā)展的迫切需求。通過現(xiàn)代化計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及數(shù)字化設(shè)備等來實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，已成為目前檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢。

2 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的特點及內(nèi)容

1.檔案管理現(xiàn)代化的特點

數(shù)字化。利用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)和手段，將檔案信息內(nèi)容進行數(shù)字化存儲、整理分類、傳輸以及利用等。主要包括建設(shè)檔案管理數(shù)字化資源數(shù)據(jù)庫、建立檔案信息化平臺、實現(xiàn)檔案管理實時化共享。

網(wǎng)絡(luò)化。利用現(xiàn)代計算機互聯(lián)網(wǎng)以及移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將不同類型檔案進行網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)用戶之間無距離信息檢索和共享。

2.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)內(nèi)容

（1）現(xiàn)代化管理思想。更新傳統(tǒng)檔案管理理念，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理思想。不斷提高檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的意識，重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的開展。最終目的要以檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)為核心，必須在認識和思想上對檔案管理工作進行全新定位，并積極宣傳檔案現(xiàn)代化管理的重要性和優(yōu)越性。

（2）現(xiàn)代化管理人才。人才是檔案管理的重要基礎(chǔ)保障，要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須要擁有一批具有現(xiàn)代化管理思想及技術(shù)的專業(yè)人才。隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作者不僅要具有檔案管理基礎(chǔ)知識，還需要能夠熟練運用多種現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，不斷提高自身數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理人才現(xiàn)代化。

（3）現(xiàn)代化管理手段?，F(xiàn)代化管理方法和手段是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志和體現(xiàn)。主要包括建立現(xiàn)代化檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有章可循。其次，運用計算機技術(shù)、數(shù)字化存儲設(shè)備等手段進行檔案現(xiàn)代化管理，并充分利用數(shù)字化設(shè)備進行檔案資源保護。各級檔案管理部門需要加大現(xiàn)代化設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化水平。

3 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施分析

1.樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

思想是行動的領(lǐng)導(dǎo)者，沒有先進科學(xué)的檔案管理理理念，將會影響到檔案管理的整體發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)也就無從談起。1946，世界上第一臺電子計算機在美國誕生，檔案管理隨之也從紙質(zhì)管理不斷向電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體在檔案快速傳遞及保存等方面有著很大的局限性，對檔案管理及資源共享帶來了嚴重阻礙。因此，電子檔案以其傳遞迅速、儲存密度高、輕巧方便等優(yōu)勢受到了檔案管理者的厚愛，隨后以計算機技術(shù)為載體的檔案管理方式以其勢不可擋的發(fā)展態(tài)勢不斷進入社會各個方面，也逐漸改變了檔案管理工作者的傳統(tǒng)理念和思想。在這種情況下，檔案工作人員要不斷進行學(xué)習(xí)，用先進的思想武裝自己的頭腦，注重科技的發(fā)展趨勢，以科學(xué)的視角來解決現(xiàn)代化檔案管理新載體的使用問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收益以及載體壽命等。站在時間和空間上的高度，總結(jié)了檔案的載體的難易，檔案信息傳播和由慢到快的轉(zhuǎn)變，檔案信息利用時間的限制逐漸減弱的規(guī)律，思考電子文件代替紙質(zhì)檔案時，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)更好地實現(xiàn)自身的管理價值。

2.要加強檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)人員的培養(yǎng)

為了有效迎合并適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展的新要求，在原有的工作基礎(chǔ)上加強現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)人才的培養(yǎng)，造就一支專業(yè)技術(shù)強、綜合素質(zhì)高、工作積極踏實的專業(yè)高素質(zhì)人才隊伍。高素質(zhì)人才不僅要加強外部引進，更要注重內(nèi)部培養(yǎng)，使得檔案管理工作人員掌握基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理方法，要都能勝任現(xiàn)代化檔案管理工作，使其成為檔案管理人才隊伍的中堅力量。社會主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來了大量的電子檔案資源。這也要求檔案管理者了解的特點，性質(zhì)和電子檔案資源的工作原理，掌握電子檔案資源開發(fā)的客觀規(guī)律，積極發(fā)展電子檔案信息資源，提高檔案管理的效率。因此加快檔案自身的專業(yè)知識的更新，以便盡快掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)和現(xiàn)代化業(yè)務(wù)。

3.學(xué)會運用現(xiàn)代化管理技術(shù)

目前，隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都已經(jīng)滲透進社會生產(chǎn)生活的各個方面，人們只需足不出戶就能夠快速進入網(wǎng)絡(luò)信息高速路，通過網(wǎng)絡(luò)信息傳輸功能，將人們所需的檔案信息快速準(zhǔn)確地傳輸?shù)绞褂谜呤种?，實現(xiàn)了跨地域、無距離、高速度的信息資源共享。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的背景下，檔案管理工作者必須要有扎實的檔案管理理論基礎(chǔ)和現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用能力，以做到檔案管理與現(xiàn)代信息化技術(shù)相輔相成、共同促進，以更好地適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體已呈現(xiàn)多元化趨勢，從單一的紙質(zhì)文件到電子文件的轉(zhuǎn)換，除了一個方便的電子文件，準(zhǔn)確、高效的優(yōu)勢，在收集、歸檔、鑒定、利用、保密、檔案管理等方面帶來了新課題，檔案管理人員要學(xué)會使用計算機和網(wǎng)絡(luò)知識，通過技術(shù)處理，采取必要的手段來控制、管理好文件的使用，實現(xiàn)信息技術(shù)科學(xué)與檔案管理的完美結(jié)合。

4.積極構(gòu)建檔案數(shù)字化平臺

為了積極響應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)整體規(guī)劃，必須加強檔案管理工作的信息管理自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化信息共享數(shù)字化平臺建設(shè)，應(yīng)從三個方面進行整體工作規(guī)劃。第一，加強檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包括基礎(chǔ)服務(wù)器架設(shè)，交換器和體制解調(diào)器的安裝，光纜傳輸線路的架設(shè)以及終端計算機設(shè)備的供應(yīng)等，以提高信息管理工作水平。第二，加強檔案管理資源分類整理，對檔案資源存儲設(shè)備進行更新和轉(zhuǎn)換。充分利用現(xiàn)代化技術(shù)和手段，對檔案信息進行保管和存儲，升級檔案資源存儲服務(wù)器，對電子文件進行詳細整理和歸檔，實現(xiàn)檔案管理信息快速檢索。第三，利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺和現(xiàn)代化存儲技術(shù)，將分散的檔案信息進行歸納整理，并存儲到數(shù)字化載體中，同時開發(fā)現(xiàn)代化高效的文件檔案管理應(yīng)用軟件和操作系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)檔案文件的計算機網(wǎng)絡(luò)管理以及圖書館檔案數(shù)字化平臺的建立。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化設(shè)備及互聯(lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展下，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)也已經(jīng)取得了很大的進步，今后全面實現(xiàn)檔案信息化管理將是未來的重要發(fā)展趨勢。但與此同時，我們也應(yīng)該看到現(xiàn)代化管理中仍然存在著很多不足，比如技術(shù)人才不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后以及管理模式不成熟等，這都將是今后檔案現(xiàn)代化管理過程中需要急需解決的重要問題。

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