衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理的優(yōu)化措施探索

劉發(fā)權(quán)

摘 要：計(jì)劃生育一直是我國的一項(xiàng)基本國策，這是加快中國優(yōu)化發(fā)展、全面發(fā)展的一個(gè)重要舉措，而醫(yī)療問題一直是中國主要民生問題之一，所以衛(wèi)生和計(jì)劃生育生育局的工作和老百姓生活息息相關(guān)。而隨著社會(huì)的快速發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代和信息化環(huán)境給衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。本文從衛(wèi)生和計(jì)劃生育局的檔案管理重要意義入手，分析了當(dāng)前檔案管理存在的主要問題，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，以期提升衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生和計(jì)劃生育局；檔案管理；優(yōu)化措施

伴隨著我國二孩政策的全面放開，衛(wèi)生和計(jì)劃生育部門受到了越來越多的群眾關(guān)注，對(duì)于衛(wèi)生和計(jì)劃生育部門來說，做好檔案管理工作是所有工作的前提和基礎(chǔ)，為將來所有的工作開展和研究帶來檢索、查詢、決策提供權(quán)威準(zhǔn)確的檔案信息。因此針對(duì)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理的問題進(jìn)行研究，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理工作的意義

檔案管理對(duì)于任何一項(xiàng)工作來說都有著十分重要的意義，而衛(wèi)生和計(jì)劃生育局，作為貫徹落實(shí)國家基本國策的部門，大管理工作是非常重要的，其意義主要有以下幾點(diǎn)。首先，做好檔案管理工作，可以有效促進(jìn)衛(wèi)生和計(jì)劃生育工作的有效開展。這是由于衛(wèi)生和計(jì)劃生育工作需要連續(xù)性，要對(duì)歷史檔案進(jìn)行調(diào)閱和查詢，而檔案管理可以有效的收集好過往檔案，并確保其真實(shí)和完整，有效促進(jìn)其工作的正規(guī)性。其次，檔案管理工作是百姓切身利益的民生工作。衛(wèi)生和計(jì)劃生育局的檔案，關(guān)系到每一個(gè)百姓家庭的生活，假如檔案管理出現(xiàn)問題，造成個(gè)人的檔案信息丟失，就會(huì)給個(gè)人和家庭帶來非常嚴(yán)重的后果。再次，做好檔案管理工作是一切工作的基礎(chǔ)，特別是對(duì)于衛(wèi)生和計(jì)劃生育局來說，通過對(duì)以往檔案的調(diào)閱和查閱，發(fā)現(xiàn)存在的問題，找到對(duì)應(yīng)的規(guī)律所在，可以有效推動(dòng)工作進(jìn)展，為單位規(guī)范化正規(guī)化發(fā)展提供基礎(chǔ)。

2 衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

檔案管理意識(shí)薄弱，是當(dāng)前衛(wèi)生和計(jì)劃生育管局普遍存在的問題，不僅包括領(lǐng)導(dǎo)而且從事檔案管理的工作人員，思想意識(shí)也不夠強(qiáng)烈，有的認(rèn)為檔案管理就是簡單的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和資料的整理，沒有從思想認(rèn)識(shí)深處認(rèn)識(shí)到的檔案管理對(duì)于推動(dòng)工作的重要性。有的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為，做好檔案管理工作，對(duì)于單位的職能發(fā)展并沒有太大作用，因此疏于日常管理，或者流于形式，未能實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正效能。

（二）檔案管理制度不完善

由于重視程度不夠，使得一些部門在對(duì)檔案管理人員選拔時(shí)，沒有落實(shí)好檔案管理制度，有的檔案管理制度不完善、不健全，甚至出現(xiàn)檔案制度掛在墻上卻形同虛設(shè)，沒有真正發(fā)揮其作用，有的出現(xiàn)檔案管理分口管理現(xiàn)象，各自管著各自的答案，并沒有將檔案集中管理。

（三）信息化手段未得到充分利用

當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，任何工作都走向了數(shù)字化和信息化，但是目前衛(wèi)生和計(jì)劃監(jiān)督局檔案管理權(quán)還沒有完全實(shí)現(xiàn)信息化管理，主要原因是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，信息化程度低，不有的還停留在用手抄的階段，這不可避免的增加了檔案出現(xiàn)錯(cuò)情的幾率，在調(diào)閱檔案時(shí)，大多是通過管理人員的人工記憶去尋找，降低了檔案的使用效率。

（四）檔案管理人員素質(zhì)欠缺

當(dāng)前，衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理人員不少，但是水平一般。絕大多數(shù)的檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，很多都是從別的崗位調(diào)過來，其不具備專業(yè)的檔案管理人員綜合素質(zhì)，還有一部分檔案管理人員，甚至有別的崗位人員進(jìn)行兼職，很難對(duì)檔案管理工作上心，使得單位檔案管理水平整體較為落后。

3 優(yōu)化衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理的措施

（一）建立科學(xué)化管理制度體系

任何工作做到有序有制度落實(shí)開展，必定會(huì)提高事情的效率。所以，首先，衛(wèi)生和計(jì)劃生育局應(yīng)該建立科學(xué)化管理制度體系，結(jié)合國家有關(guān)檔案管理的法律和規(guī)定制度，在本單位進(jìn)行充分調(diào)研論證后，及時(shí)的制定出一套完整的可操作性強(qiáng)的檔案管理制度體系，主要內(nèi)容應(yīng)該包括對(duì)檔案借閱、轉(zhuǎn)出、登記、銷毀等各種程序的具體規(guī)定，并且要做好制度宣貫工作，組織人員專門學(xué)習(xí)檔案管理制度，通過單位的櫥窗板報(bào)，及時(shí)將制度上墻，時(shí)刻引導(dǎo)人員樹立大管理意識(shí)，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

領(lǐng)導(dǎo)作為一個(gè)單位發(fā)展的把脈人，必須要將檔案管理工作提上重要議事日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)，要清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于一個(gè)單位全面發(fā)展起到了重要作用，單位應(yīng)建立起檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，主要領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，對(duì)檔案管理制度的落實(shí)工作，建立起相關(guān)責(zé)任人和時(shí)限，明確工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作流程。并且在實(shí)際工作中，要不斷的進(jìn)行總結(jié)，定期召開檔案管理形勢(shì)分析會(huì)，對(duì)前期檔案管理工作中出現(xiàn)的好的經(jīng)驗(yàn)加以借鑒，對(duì)存在的問題要追究責(zé)任到人，避免今后再犯，以保證確實(shí)通過檔案管理工作，推動(dòng)單位的全面發(fā)展。

（三）加強(qiáng)科學(xué)化管理建設(shè)

科學(xué)化管理是每個(gè)單位應(yīng)該追求的發(fā)展方向，因此，衛(wèi)生和計(jì)劃生育局也要對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)化建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)于信息化網(wǎng)絡(luò)工具的使用，領(lǐng)導(dǎo)要加大信息化建設(shè)、科學(xué)化建設(shè)的人力、物力、財(cái)力支持，組織科技人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研發(fā)和維護(hù)，積極借鑒檔案管理先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)，早日將檔案管理實(shí)現(xiàn)無紙化、電子化、信息化，提升檔案管理的科學(xué)化管理水平。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理人員是做好檔案管理工作的一個(gè)重要因素，其能力素質(zhì)的水平將直接反映檔案管理的水平。因此，衛(wèi)生和計(jì)劃生育局要將檔案管理人員的培訓(xùn)，作為檔案管理的一項(xiàng)重要工作，不僅要學(xué)會(huì)檔案管理相關(guān)的管理知識(shí)，更重要的是要學(xué)習(xí)通過科學(xué)化、信息化手段來管理檔案方法?？梢酝ㄟ^舉辦培訓(xùn)班、送出學(xué)習(xí)等方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件使用，并且要通過實(shí)踐來檢驗(yàn)他們的學(xué)習(xí)效果，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案人員管理，問題的分析和解決水平。與此同時(shí)，還可采取“請(qǐng)進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛鉤結(jié)對(duì)，全方面提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是衛(wèi)計(jì)局的重要工作。檔案管理工作的意義重大，對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展起到非常重要的作用，要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在信息化時(shí)代的新模式，面對(duì)信息化知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，衛(wèi)生和計(jì)劃生育局應(yīng)該牢固樹立檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度體系，不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，以期提升單位的檔案管理水平。

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