機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的及時(shí)性研究

趙喆

摘 要：當(dāng)代檔案管理工作是專業(yè)性較強(qiáng)的系統(tǒng)工程，我們必須要求檔案管理人員能夠按照需要掌握系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)。除此之外，必須具有較強(qiáng)的工作素質(zhì)、工作技能和職業(yè)操守，從而使檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果，本文主要針對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的及時(shí)性進(jìn)行研究，旨在提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；人事檔案；及時(shí)性管理

1 引言

隨著計(jì)算機(jī)的不斷成熟化和普及化，目前各種計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用十分重要，對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求，然而現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理人員常常以兼職居多，而這種現(xiàn)狀并不能使得工作人員對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)，對(duì)計(jì)算機(jī)技能的掌握也不能達(dá)到預(yù)期的要求。傳統(tǒng)的檔案文本操作的做法并不能滿足目前檔案管理的實(shí)際工作需要，如果我們不能夠進(jìn)一步對(duì)檔案管理工作人員繼續(xù)培訓(xùn)，那么在未來(lái)的檔案管理工作中必然受到一定程度的阻礙，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位等工作必須要朝著自動(dòng)化和信息化發(fā)展。建立科學(xué)合理的檔案管理體制，是提高檔案管理工作效率的重要措施，在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該要不斷健全、完善檔案管理制度，使得檔案管理人員具有現(xiàn)代化管理意識(shí)，對(duì)檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題進(jìn)行解決。

2 檔案利用的主要原則

1.檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案的信息不能夠外流，不隨意提供檔案或擴(kuò)大檔案的使用范圍，這是檔案利用的第一個(gè)原則，

2.本機(jī)關(guān)工作人員在借用檔案的過(guò)程中，必須要按照相關(guān)的流程來(lái)進(jìn)行辦理相關(guān)借閱手續(xù)，并不應(yīng)該只是認(rèn)為機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員利用檔案就應(yīng)該省去原本的流程，必須要經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，才可以查閱相關(guān)的檔案信息，檔案并不能外借，或者特殊情況下必須經(jīng)辦公室的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。

3.在借閱的檔案資料必須在一定的程度上做到妥善保管，注重保密，而不應(yīng)該進(jìn)行轉(zhuǎn)介。各種各類人員在查閱和利用檔案的過(guò)程中，我們必須要嚴(yán)禁在案卷上進(jìn)行涂抹，更不得隨意將檔案私自復(fù)印、拍照等。如有違規(guī)按檔案法或保密法等規(guī)定來(lái)進(jìn)行處理。

4.檔案進(jìn)行借閱后，一定要按照相關(guān)的時(shí)間進(jìn)行歸還，借閱時(shí)間不得超過(guò)15天，如果進(jìn)一步借閱時(shí)，必須要辦理相關(guān)的繼續(xù)借閱的手續(xù)。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，處理好機(jī)構(gòu)編制檔案資料的途徑

第一，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員思想認(rèn)識(shí)要改變。目前在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中，常常反映社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際需要，因此，各類機(jī)關(guān)人員必須要按照實(shí)際的工作，對(duì)工作人員的切身利益來(lái)進(jìn)行考核，從而為制定機(jī)關(guān)和事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的方案提供自身的參考，因此機(jī)構(gòu)編制部門必須要加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作列入重要的議程，不斷的加大管理力度，找出檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以負(fù)責(zé)的態(tài)度來(lái)加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，不能絲毫懈怠。

第二，檔案分類必須要規(guī)范。機(jī)構(gòu)編制檔案具有延續(xù)作用，工作人員必須對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案來(lái)進(jìn)行分檔，從而按照相關(guān)的規(guī)范程度，對(duì)法律法規(guī)類以及改革文件類或者是省市機(jī)構(gòu)編制下發(fā)的通知，批復(fù)意見(jiàn)等詳細(xì)的進(jìn)行分類，從而完成建黨分立規(guī)范的目標(biāo)。

第三，檔案日常管理工作必須要精細(xì)。目前在檔案機(jī)構(gòu)管理工作過(guò)程中，我們必須要落實(shí)日常工作機(jī)構(gòu)檔案管理工作，必須要突出日常工作中的使用管理，在制度上經(jīng)常有成效，只有在這樣的前提條件下，日常管理工作才能使得檔案管理較為及時(shí)，不能夠出現(xiàn)檔案信息延誤等狀況。除此之外，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，對(duì)計(jì)算機(jī)等購(gòu)置檔案設(shè)備的設(shè)備進(jìn)行完善，安裝防盜網(wǎng)或攝像頭，從而為檔案管理創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境，把握其中關(guān)鍵的原則，注重實(shí)效，充分利用檔案的有效性，保證檔案完整。

第四，檔案管理必須要嚴(yán)肅。首先，在檔案管理工作過(guò)程中，我們必須嚴(yán)肅工作紀(jì)律，努力做到有法可依，執(zhí)法必嚴(yán)和違法必究等原則，加大對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，但是一定要充分落實(shí)經(jīng)費(fèi)的有效性，讓員工通過(guò)各自需求，在平臺(tái)上來(lái)尋找相關(guān)的檔案信息，而檔案工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)在不斷的梳理之后，也要提出檔案管理工作的建議。檔案管理部門必須對(duì)各事業(yè)單位事項(xiàng)的變化情況及時(shí)的了解，掌握其變化動(dòng)態(tài)，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，規(guī)范檔案管理。 第五，加快庫(kù)存檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，從而努力實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息共享。在檔案管理過(guò)程中，我們必須使信息能夠有效的利用，而檔案管理的信息處理快速對(duì)于節(jié)約空間和時(shí)間來(lái)講是十分有效的，有利于保護(hù)檔案原件等優(yōu)勢(shì)的不斷落實(shí)。事業(yè)單位檔案管理不斷的朝自動(dòng)化或科學(xué)化的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

第六，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化。檔案信息資源數(shù)字化是目前檔案信息化建設(shè)的主要前提和基礎(chǔ)，也是我們進(jìn)行檔案嚴(yán)謹(jǐn)保護(hù)的主要方式，我們必須構(gòu)建數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，考慮其中的重要功能，檔案數(shù)字化常常通過(guò)利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理過(guò)程中的各種傳統(tǒng)物質(zhì)載體形式，充分形成數(shù)字化信息，從而建立檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)，提供服務(wù)，但是在完善電子文件管理的過(guò)程中，我們必須要確保檔案信息的安全性以及完整性這是檔案信息化建設(shè)的核心要素。

4 結(jié)論

綜上所述，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是當(dāng)前的重要任務(wù)，我們必須滿足檔案信息共享和快速查閱檢索等各個(gè)需要，而檔案信息管理處理快速或者節(jié)約相關(guān)的儲(chǔ)存空間，對(duì)于調(diào)閱檔案便捷等各方面來(lái)講具有重要的意義，只有我們不斷提升機(jī)關(guān)單位整體的檔案管理水平，才能有效促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的辯證科學(xué)發(fā)展。

我們應(yīng)該建立良好的溝通機(jī)制。應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門的協(xié)調(diào)與溝通，事業(yè)單位檔案管理部門要獲取各種檔案信息，則必須要與各個(gè)部門進(jìn)行溝通，各個(gè)部門要對(duì)部門內(nèi)的信息、檔案等進(jìn)行匯總，并且將其傳遞給檔案管理部門，從而對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行完善。其次，要加強(qiáng)檔案管理過(guò)程的控制。檔案的收集和整理就是為了更好地使用各種檔案，在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案的搜集整理，還應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)各種信息的利用，對(duì)于信息化管理系統(tǒng)，要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，便于員工對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢。在事業(yè)單位不斷改制的過(guò)程中應(yīng)該要對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)管理任務(wù)進(jìn)行重新布局，確定各項(xiàng)管理工作的具體目標(biāo)，從而使得事業(yè)單位的管理更加規(guī)范，有條不紊。在新時(shí)期，事業(yè)單位管理者應(yīng)該要根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況制定一套完整的管理目標(biāo)，對(duì)檔案管理工作加以重視，對(duì)于檔案管理工作而言，要進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)劃，單位的檔案管理部門要結(jié)合單位的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)檔案管理目標(biāo)進(jìn)行制定，首先要制定階段性目標(biāo)，如在一定時(shí)期內(nèi)要對(duì)事業(yè)單位的所有檔案進(jìn)行歸類整理、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理等，從而使得檔案管理部門可以根據(jù)這些目標(biāo)進(jìn)行工作調(diào)整，對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題和障礙進(jìn)行解決。

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