檔案管理人員素質(zhì)提升探究

段茜

摘 要：檔案是直接形成的原始記錄，是如實(shí)記錄人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)情況，是一段時(shí)期重要的歷史依據(jù)，是記載不同時(shí)期最真實(shí)的歷史見證，是一個(gè)組織管理的重要組成部分，具有較強(qiáng)的原始性和權(quán)威性，直接關(guān)系到該組織管理的規(guī)范化程度。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德素養(yǎng)以及專業(yè)素質(zhì)，方能搞好本職工作。特別是在當(dāng)下，信息化時(shí)代以及檔案管理人員本身存在的問題都迫切要求檔案管理人員素質(zhì)的提升。為此，要充分地認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，豐富檔案管理人員學(xué)習(xí)途徑和形式，配備檔案管理的軟硬件以優(yōu)化工作環(huán)境，為檔案管理人員素質(zhì)提升做好準(zhǔn)備。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員；素質(zhì)提升；信息化

每個(gè)單位的管理都離不開檔案，都需要檔案管理。所謂檔案管理，就是對(duì)相關(guān)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并進(jìn)行科學(xué)的劃分，并以此來提供特定的服務(wù)性質(zhì)的工作。[1]隨著組織管理規(guī)范化程度的提高，檔案管理水平也需要與時(shí)俱進(jìn)地提升，相應(yīng)地，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理人員只有適應(yīng)新時(shí)期的要求才能在搞好檔案管理工作的同時(shí)，充分地發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用。目前，檔案管理人員整體素質(zhì)距離要求還有一定的差距，只有認(rèn)清楚這些差距，然后對(duì)癥下藥才能更好地解決問題，全面地提升檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)。

1 檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）思想政治素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，那么，檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)具備較高的思想政治素質(zhì)。[2]檔案管理工作不僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)性，還要保持正確的政治立場(chǎng)。因此，檔案管理人員首先要具備的素質(zhì)就是思想政治素質(zhì)，即要遵守國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)、要遵循黨的路線和方針、要遵守單位的各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)，檔案管理人員還要具有保密意識(shí)和服務(wù)精神，對(duì)工作中接觸到的信息要嚴(yán)格保密，不能利用這些信息從事非法活動(dòng)、獲利活動(dòng)，同時(shí)，又要通過檔案工作服務(wù)于本單位的發(fā)展，具備服務(wù)意識(shí)。

（二）職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案管理人員還要具備一定的職業(yè)道德素養(yǎng)，職業(yè)道德素養(yǎng)包含的內(nèi)容很多，最基本的就是要熱愛本職工作。檔案管理看似簡(jiǎn)單，實(shí)則非常繁瑣，具有重復(fù)、繁瑣的特征[3]。檔案管理人員要非常細(xì)致、耐心才能做好本職工作。因此，管理人員首先就要非常喜歡這份工作，要具備高度的職業(yè)認(rèn)同度。這一點(diǎn)是很難的，目前檔案管理工作的職業(yè)認(rèn)同度是比較低的，這與檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境有關(guān)。不僅如此，檔案管理人員還有具有服務(wù)意識(shí)，管理檔案本身不是目的，目的在于通過檔案管理服務(wù)于整個(gè)組織的發(fā)展。那么，檔案管理人員就要做好工作定位，通過周到的服務(wù)來發(fā)揮檔案的作用。

（三）專業(yè)素質(zhì)

檔案管理也是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員具備扎實(shí)的理論功底以及嫻熟的職業(yè)技能。檔案如何分類、如何整理、如何便于查閱等都是管理人員應(yīng)該掌握的，特別是在信息化背景下，檔案管理人員還要掌握數(shù)字化的基本技術(shù)，并將其運(yùn)用到檔案管理中。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)是學(xué)習(xí)型的，能夠主動(dòng)適應(yīng)管理形勢(shì)的變化，主動(dòng)地提升自我。

2 檔案管理人員素質(zhì)提升的必要性

（一）信息化時(shí)代的要求

為了更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，檔案管理人員要提升素質(zhì)。信息化時(shí)代的到來導(dǎo)致信息儲(chǔ)存和應(yīng)用方式的變化，傳統(tǒng)時(shí)期，檔案管理人員面對(duì)的是一摞摞的紙質(zhì)資料，分門別類的儲(chǔ)存，查閱時(shí)候也要到具體的場(chǎng)館才能進(jìn)行。但是，信息化時(shí)代到來之后情況發(fā)生了變化，很多檔案資料都以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，開展服務(wù)時(shí)也是以電子化的形式來進(jìn)行的。如果檔案管理人員還停留在原來的工作狀態(tài)，不能與時(shí)俱進(jìn)地掌握新技術(shù)、學(xué)習(xí)新方法，那么，檔案管理就不是服務(wù)于組織發(fā)展了，反而拖了組織發(fā)展的后腿。

（二）檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀堪憂的要求

檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀堪憂也使素質(zhì)提升提上了議事日程。從檔案管理整體發(fā)展形勢(shì)看，人才斷檔問題嚴(yán)重。[4]社會(huì)培養(yǎng)的檔案管理人才跟不上檔案管理實(shí)踐的需求，有一些沒有進(jìn)過專業(yè)訓(xùn)練的人員就加入到了檔案管理隊(duì)伍中來。由于傳統(tǒng)上對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，單位組織的相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)并不到位，這些工作人員的工作效能就可想而知了。不僅如此，即使是受過專業(yè)訓(xùn)練的人員在工作崗位上也可能出現(xiàn)不適應(yīng)的情況。比如，檔案數(shù)字化是一個(gè)基本的趨勢(shì)，那么，工作人員就要掌握數(shù)字化的技術(shù)和操作，但部分工作人員跟不上形勢(shì)的發(fā)展，仍然采用傳統(tǒng)的方式工作，工作效率低下，難以發(fā)揮服務(wù)作用。不主動(dòng)學(xué)習(xí)是這部分檔案管理人員存在的問題。另外，還有一部分管理人員是責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，他們?cè)诓僮骷夹g(shù)上是沒有問題的，即具備工作技能，但是卻不能很好地服務(wù)于單位的發(fā)展，不能為同事等提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3 提升檔案管理人員素質(zhì)的路徑

（一）充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性 加大對(duì)檔案管理的投入

提升檔案管理人員素質(zhì)，首先就要充分地認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，加大對(duì)檔案管理的投入力度。鑒于在部分單位出現(xiàn)的對(duì)檔案管理工作不重視的問題，首先就端正態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)一個(gè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)性支撐作用以及服務(wù)保障作用。檔案管理不是可有可無(wú)的，檔案管理職位也不是什么樣的人都能夠勝任的，有了這樣的一個(gè)基本認(rèn)識(shí)，才有可能從進(jìn)人環(huán)節(jié)把好關(guān)，將那些受過專門訓(xùn)練的人安排到檔案管理崗位上，同時(shí)，加大投入力度，為檔案管理人員提供必要的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)等，提升其專業(yè)技能。

（二）豐富檔案管理人員學(xué)習(xí)途徑和形式 打造學(xué)習(xí)型檔案管理人員

提升檔案管理人員素質(zhì)，還要豐富檔案管理人員學(xué)習(xí)途徑和形式，打造學(xué)習(xí)型檔案管理人員。檔案管理的形勢(shì)是不斷變化的，當(dāng)前的信息化時(shí)代只是其中的一個(gè)階段而已，變化無(wú)處不在，那么，管理人員也要保持持續(xù)的學(xué)習(xí)狀態(tài)。單位要有檔案管理人員學(xué)習(xí)的預(yù)算，安排管理人員參加行業(yè)組織的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，安排他們參加相關(guān)的學(xué)習(xí)班，也可以考慮聘請(qǐng)專家到單位為管理人員進(jìn)行講解。舉辦檔案管理知識(shí)競(jìng)賽，激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情也很重要。[5]當(dāng)然，檔案管理人員的學(xué)習(xí)不僅僅限于單位組織的培訓(xùn)活動(dòng)，良好的自學(xué)習(xí)慣也很重要。在工作中，要細(xì)心、謹(jǐn)慎，積極主動(dòng)地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，這也是一種學(xué)習(xí)形式。

（三）配備檔案管理的軟硬件 優(yōu)化工作環(huán)境

配備檔案管理的軟硬件來優(yōu)化工作環(huán)境對(duì)于檔案管理人員素質(zhì)提升也很重要。要改善檔案管理人員的基本工作環(huán)境，如提供能夠滿足工作需要的場(chǎng)地、配備高性能的電腦、安裝合適的軟件系統(tǒng)等都是基本的。當(dāng)然，工作環(huán)境本身是廣義的，除了以上內(nèi)容之外，還包括對(duì)單位對(duì)檔案管理工作的重視，加大對(duì)檔案管理的投入，加大對(duì)檔案管理與其他部門人員之間的溝通和交流，以及完善單位檔案管理的制度等。工作環(huán)境優(yōu)化了，檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感也能夠響應(yīng)地提升，職業(yè)認(rèn)同感提升了，其責(zé)任心、服務(wù)意識(shí)等才能提高，也才能更加高質(zhì)量地完成本職工作。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作具有的重復(fù)性、繁瑣性等特征對(duì)從業(yè)人員提出了很高的素質(zhì)要求，掌握基本的技能、具備較高的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)方能勝任這份工作，同時(shí)，檔案管理人員還要不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代發(fā)展的要求。同時(shí)，我們也要認(rèn)識(shí)到檔案管理人員素質(zhì)提升是單位和管理人員共同負(fù)責(zé)的事情，從單位角度來看要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)好的檔案管理環(huán)境，從檔案管理人員個(gè)人來說要有良好的職業(yè)道德和扎實(shí)的職業(yè)技能。雙方要共同努力，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的持續(xù)穩(wěn)步提升。

參考文獻(xiàn)

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[5]陳薇.“冰山模型”理論對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提升的啟示[J].今日中國(guó)論壇，2013（6）：168.endprint