高職院校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀及提高路徑探析

胡弄娥

[摘要]高職院校的發(fā)展日新月異，高職院校的檔案管理工作向來(lái)是默默無(wú)聞的，檔案管理工作人員也從沒(méi)有在重要的舞臺(tái)嶄頭露角，但是，他們對(duì)一個(gè)學(xué)校的發(fā)展也非常重要。本文通過(guò)對(duì)高職院?，F(xiàn)有檔案工作人員情況的分析，對(duì)提高這些工作人員的素質(zhì)的途徑辦法做出了初步探析。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；工作人員；素質(zhì)

隨著信息化大數(shù)據(jù)的普及，對(duì)高職院校檔案管理工作人員的素質(zhì)要求也上升到了一個(gè)新高度。全面提高高職院校檔案管理人員的素質(zhì)、加強(qiáng)高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)已迫在眉睫。如何快速讓現(xiàn)有的檔案工作人員適應(yīng)新的工作要求是我們研究的一個(gè)重點(diǎn)。

一、高職院校檔案管理情況存在的問(wèn)題

（一）檔案工作人員數(shù)量分析

據(jù)調(diào)查，一般的高職院校檔案管理工作人員較少，為4-5人左右，具體說(shuō)來(lái)，學(xué)校檔案室1-2人，教務(wù)檔案室1人，組織人事檔案室1人，學(xué)生檔案室1人，大約占總教職工數(shù)的0.8%-1%，占管理人員的4%-5%，在學(xué)校是一支不怎么起眼的隊(duì)伍。

（二）檔案工作人員情況分析

1.年齡分布分析

高職院校的檔案管理隊(duì)伍屬于一支默默無(wú)聞的隊(duì)伍，行事低調(diào)、極少出鏡是他們的給人的整體特點(diǎn)。所以，這支隊(duì)伍的人員安排上，一般學(xué)校都安排那些在某些崗位上有職業(yè)倦怠感或思想上圖輕松的人來(lái)上崗，這也導(dǎo)致這支隊(duì)伍的整體年齡偏大，年輕教師偏少的局面。

2.思想素質(zhì)分析

思想素質(zhì)方面較低是普遍現(xiàn)象。在高職院校檔案管理這支隊(duì)伍中，很多一部分工作人員有“享清?！钡乃枷?，對(duì)自己的工作性質(zhì)沒(méi)有高度認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)為檔案管理工作很重要，也沒(méi)有想要去提高自己的認(rèn)識(shí)，甚至還有些工作人員為了某些人的利益去篡改檔案的。

3.業(yè)務(wù)能力分析

由于大部分高職院校的前身都是職工大學(xué)或中專(zhuān)，隨著學(xué)校的變遷，這些老職工進(jìn)入新崗位，但是他們的工作能力并沒(méi)有因此提升。檔案知識(shí)的缺乏是最為明顯的，這些人員還沿用著老一套的方法做著新時(shí)期的事情，使得效率低下。計(jì)算機(jī)知識(shí)、管理知識(shí)、外語(yǔ)水平等這是嚴(yán)重缺乏。在工作中按部就班，從來(lái)沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)和想法。

（三）檔案工作管理情況分析

1.高職院校的檔案管理制度不健全

據(jù)調(diào)查，多數(shù)高職院校還是沿用老一套管理制度，十幾年來(lái)從未加以修改，并且，在很多情況下并不是有章可循的，有點(diǎn)具體情況具體對(duì)待或隨心所欲的表現(xiàn)。

2.高職院校的檔案管理經(jīng)費(fèi)不足

高職院校的檔案室經(jīng)費(fèi)支出一般就是一點(diǎn)簡(jiǎn)單的辦公用品支出，然后就是多少年了才會(huì)更換的少數(shù)設(shè)施設(shè)備，一般的高職院校都很少有專(zhuān)門(mén)的檔案管理中心，更不會(huì)有集中的大型辦公場(chǎng)所。其次，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算不足，這支隊(duì)伍上崗后少有人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，所以工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力難以跟上時(shí)代的發(fā)展需要。

二、新形勢(shì)下對(duì)高職院校檔案管理人員的新要求

（一）過(guò)硬的政治素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)政治性極強(qiáng)的工作。堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，在政治上同黨中央保持一致，忠實(shí)執(zhí)行黨的路線、方針、政策；珍惜和維護(hù)黨的統(tǒng)一和團(tuán)結(jié)：恪守黨的民主集中制的組織原則：模范遵守黨紀(jì)、政紀(jì)和國(guó)法：時(shí)刻密切聯(lián)系群眾，與群眾同呼吸、共命運(yùn)；表里如一，言行一致，光明磊落，這是檔案管理人員必備的基本素質(zhì)。

（二）高尚的職業(yè)道德

嚴(yán)格遵守《檔案法》和相關(guān)檔案管理規(guī)定的要求，認(rèn)真對(duì)待每一份檔案。絕不私自對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更改、不對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行篡改，絕不允許其他人在沒(méi)有檔案工作人員監(jiān)督的環(huán)境下查看檔案，也不允許在安全得不到保證的情況下讓當(dāng)事人接觸自己的檔案，任何時(shí)候都要避免泄露檔案信息或內(nèi)容。

（三）嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度

在數(shù)據(jù)化沒(méi)有普及之前，我們檔案工作人員所管的都是紙質(zhì)檔案。對(duì)于一張毫不起眼的紙，工作人員一定要認(rèn)真閱讀，不能憑感覺(jué)隨意丟棄，在千萬(wàn)張紙中，這張紙實(shí)在是普通，但是對(duì)于某件事、某個(gè)人，這張紙卻是獨(dú)一無(wú)二的，很多的資料補(bǔ)辦是難以還原的，或是因?yàn)樽舟E、或是因?yàn)闆](méi)有原來(lái)的照片、或是因?yàn)殡y以找到當(dāng)初的證明人、或是隨著學(xué)校的變遷無(wú)法找到當(dāng)初的公章等，所以任何材料未經(jīng)允許和細(xì)致思考，絕不能棄之不要。其次，在整理檔案時(shí)要細(xì)致認(rèn)真，以整理學(xué)生檔案為例，每年兩千多名畢業(yè)生的學(xué)校一般只有1名工作人員，在那么短的時(shí)間內(nèi)要把這么多人的檔案整理好實(shí)屬不易，加班加點(diǎn)導(dǎo)致工作人員頭腦暈沉，一不小心就把A同學(xué)的成績(jī)單裝到了B同學(xué)的檔案袋里面，檔案發(fā)出后也不知何時(shí)才能發(fā)現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題，而且，等到發(fā)現(xiàn)的時(shí)候，同學(xué)們都已畢業(yè)離校、奔赴四方。而且知道一份錯(cuò)了，只能肯定另有一份也錯(cuò)了，卻沒(méi)辦法迅速知道哪一份也錯(cuò)了，這種事后的錯(cuò)誤要挽救雖然有辦法，但是對(duì)人力物力的損失由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)呢，而且，這也會(huì)影響學(xué)校名聲。次外，對(duì)于收錄的檔案材料的審查也需要細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，要能火眼金睛，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題、虛假的信息等。

（四）堅(jiān)實(shí)的業(yè)務(wù)能力

面對(duì)如此之多的檔案，沒(méi)有良好的業(yè)務(wù)能力是沒(méi)辦法整理好的，所以，要想成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，要努力提高自己的業(yè)務(wù)水平，特別是信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案知識(shí)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式和發(fā)展了，如何快速提高自己的信息處理能力成為業(yè)務(wù)水平提升中的重要內(nèi)容。

（五）良好的創(chuàng)新能力

檔案管理不是一成不變的，工作既要合理利用好原有的知識(shí)、制度，更重要的是創(chuàng)新研發(fā)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展如此之快，各種知識(shí)淘汰如此之快，這是一個(gè)全新的時(shí)代，如果總是用老眼光、老觀點(diǎn)去看待我們的檔案管理工作，那是無(wú)法滿足學(xué)校的發(fā)展需要的。所以，檔案管理人員要有創(chuàng)新意識(shí)，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、及時(shí)改進(jìn)工作方法。

（六）與時(shí)俱進(jìn)的計(jì)算機(jī)外語(yǔ)等能力

高職院校的信息化建設(shè)已經(jīng)緊鑼密鼓的進(jìn)行著，檔案管理的信息化是其中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案管理人員必須具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)水平，同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)的全球化，外語(yǔ)水平也顯示了其在檔案管理領(lǐng)域的重要性，這就要求工作人員掌握好相關(guān)的外語(yǔ)。

三、提高高職院校檔案管理人員素質(zhì)的途徑

要想提高高職院校檔案管理人員的素質(zhì)，學(xué)校應(yīng)該從這幾個(gè)方面著手。

（一）完善檔案管理制度

健全的檔案管理制度可以有效指導(dǎo)檔案人員的工作，對(duì)當(dāng)前高職院校而言，現(xiàn)有的檔案管理制度已經(jīng)落伍過(guò)時(shí)了，應(yīng)該集中人員，參考學(xué)習(xí)，做一套符合現(xiàn)代需要的新制度，以指導(dǎo)工作。

（二）增加檔案管理經(jīng)費(fèi)

檔案管理的重要性是不言而喻的，一個(gè)學(xué)校要有自己的歷史資料，也要為每位與學(xué)校有關(guān)的人員保存一份資料，沒(méi)有經(jīng)費(fèi)，這些事情就沒(méi)辦法開(kāi)展，所以，每年的預(yù)算李都應(yīng)該單獨(dú)列出檔案經(jīng)費(fèi)，做到專(zhuān)款專(zhuān)用，保證檔案工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）增加檔案管理工作人員

現(xiàn)有的檔案工作人員多為兼職人員，他們一般還做著其他工作，甚至有些人員的檔案工作只占他的工作的很少一部分，所以，從時(shí)間精力上來(lái)看也無(wú)法好好完成檔案工作。又加上現(xiàn)有的檔案工作人員非檔案專(zhuān)業(yè)的居多，所以在工作中總會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題而不知道如何處理。學(xué)校應(yīng)該訊速增加人手，招募檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才充實(shí)隊(duì)伍。

（四）定期對(duì)全體工作人員進(jìn)行常規(guī)培訓(xùn)

在知識(shí)迅速更迭的時(shí)代，若要提高工作效率，必須對(duì)全體工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。這種培訓(xùn)至少一年一次，培訓(xùn)內(nèi)容涉及思想政治、道德素質(zhì)、檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等?？梢杂蓪W(xué)校相關(guān)人士培訓(xùn)，也可以請(qǐng)外面的專(zhuān)業(yè)人士培訓(xùn)：可以集中場(chǎng)地培訓(xùn)，也可以網(wǎng)絡(luò)開(kāi)課網(wǎng)上培訓(xùn)。

（五）不定期對(duì)部分檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

由于經(jīng)費(fèi)的限制，或是從節(jié)省的角度出發(fā)，學(xué)校也可以不定期派個(gè)別工作人員外出培訓(xùn)。這些人員培訓(xùn)完后，要求回校對(duì)本校的檔案管理工作人員予以培訓(xùn)。這樣也能很好的提高隊(duì)伍建設(shè)。

（六）檔案管理人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)

學(xué)校的培訓(xùn)畢竟是有限的，而且，檔案管理人員真正要想提高自己，還需要自己主動(dòng)學(xué)習(xí)。其實(shí)，現(xiàn)今無(wú)論哪個(gè)行業(yè)都需要工作人員有很好的自主學(xué)習(xí)習(xí)慣和能力，只有這樣的工作人員才不會(huì)被時(shí)代淘汰，只有這樣的人才能真正創(chuàng)新工作思路和方法，為檔案工作的開(kāi)展找到新路徑。endprint